Twinfield betalingen ophalen in Intramed

Wie met Twinfield werkt, wil ook betalingen uit Twinfield in Intramed beschikbaar hebben. Zo krijg je inzicht in de debiteuren en kun je zo nodig met Intramed aanmaningen versturen. Dit is vanaf deze Intramed versie mogelijk.

Warning

Alleen betalingen op declaraties die uit Intramed versie 9.6 of hoger zijn geëxporteerd, kunnen geïmporteerd worden.

Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Importeren], [Twinfield betalingen...] kunnen deze betalingen worden opgehaald. Deze optie is ook in de sidebar toegevoegd.

Warning

De nieuwe menu-optie is alleen actief als er een Twinfield online dienst aanwezig is én hij bovendien bij de gebruikersrechten per groep is ingeschakeld.
Tijdens de conversie wordt bij de groepen 2 en hoger de actie voor de nieuwe menu-optie uitgeschakeld, als bij de groep de actie "Boekhouding exporteren" ook is uitgeschakeld. Via menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen], dubbelklik op een groep, tabblad "2. Acties" kun je dit aanpassen.

Tip

Zoals je kunt zien, is de bestaande menuoptie "Inlezen bankbestanden" verplaatst naar het nieuwe menu [Financieel], [Boekhouding], [Importeren].

Importeren Twinfield betalingen

  1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Importeren] en klik op "Twinfield betalingen...".
  2. Kies of je ook conceptbetalingen wil importeren.

     Conceptbetalingen kunnen nog wijzigen / verwijderd worden in Twinfield.
  3. Klik op "OK"; de import wordt uitgevoerd en de betalingen geboekt. Dit verloopt in 6 stappen:
                            
    1. De Twinfield online dienst en de verbinding wordt getest.
      Hierbij kunnen de volgende foutmeldingen optreden:

      Melding

      Beschrijving

      De URL van de Twinfield webservice is niet ingevuld bij de betreffende online dienst

      Vul deze alsnog in en probeer opnieuw.

      De Twinfield webservice is niet beschikbaar.

      Mogelijk kan er geen internetverbinding tot stand gebracht worden.

    2. Het Twinfieldaccount wordt gecontroleerd.
      Hierbij kunnen de volgende foutmeldingen optreden:

      Melding

      Beschrijving

      De Twinfield administratie is niet ingevuld bij de betreffende online dienst.

      Het veld "Administratie:" in de online dienst is leeg. Vul hier in wat Twinfield "Omgeving" noemt.

      De Twinfield subadministratie is niet ingevuld bij de betreffende online dienst.

      Het veld "Subadministratie:" in de online dienst is leeg. Vul hier in wat Twinfield "Administratie" noemt.

      Er is geen account beschikbaar om aan te melden via de Twinfield webservice.

      Voeg een account bij de online dienst toe voor de aangemelde gebruiker.

      De Gebruikersnaam voor de Twinfield aanmelding is niet ingevuld.

      Vul in de account bij de online dienst voor de aangemelde gebruiker een gebruikersnaam in. Dit is wat Twinfield "Gebruiker" noemt.

      Het wachtwoord voor de Twinfield aanmelding is niet ingevuld.

      Vul in de account bij de online dienst voor de aangemelde gebruiker een wachtwoord in. Dit is wat Twinfield "Wachtwoord" noemt.

    3. Er wordt een sessie gestart met de Twinfieldwebservices en er wordt aangemeld met het account. De autorisatie wordt hierbij gecontroleerd.
      Hierbij kunnen de volgende foutmeldingen optreden:

      Melding

      Beschrijving

      Aanmelden bij Twinfield is momenteel geblokkeerd vanwege onderhoud.

      Neem bij al deze meldingen contact op met Twinfield.

      Aanmelden met Twinfield is niet vertrouwd.

      Aanmelden bij Twinfield is mislukt omdat de gebruikersnaam, wachtwoord of administratie
      niet correct is.

      Aanmelden bij Twinfield is mislukt omdat de gebruiker verwijderd is uit de Twinfield administratie.

      Aanmelden bij Twinfield is mislukt omdat de gebruiker niet actief is in de Twinfield administratie.

      Aanmelden bij Twinfield is mislukt.

      Het Twinfield cluster is onbekend.

    4. Betaaldagboeken in Twinfield worden opgevraagd.
      Zijn de geretourneerde dagboeken nog niet bekend in Intramed, dan worden deze toegevoegd.
      Per dagboek wordt het laagste, nog niet geïmporteerde Twinfield betalingsnummer opgeslagen. Is het dagboek nog niet eerder is bevraagd, dan is het laagste Twinfield betalingsnummer 1. Dit is om te voorkomen, dat een volgende keer al geïmporteerde betalingen weer worden meegenomen.
    5. Verwerking per betaaldagboek.
      Per betaaldagboek wordt in Twinfield een overzicht opgevraagd van welke concept en/of definitieve betalingen hierin aanwezig zijn vanaf het opgeslagen betalingsnummer. Je ziet een progressiebalk.
      Er wordt gefilterd op een periode waarbinnen de betalingen moeten vallen. Dit is de lopende maand. De eerste periode start in de maand, waarin de "Boeken toegelaten vanaf:" datum (Systeemgegevens, tabblad "4. Financieel") valt.
      Nadat alle dagboeken zijn bevraagd, staat de progressiebalk halverwege.
       In Twinfield bestaan zogenaamde klad- en In gebruikboekingen. Deze betalingen worden genegeerd.   
       Als er tijdens de eerste 5 stappen fouten optreden, wordt de import gestopt en zie je direct de foutmeldingen.
    6. Details per betaling opvragen en de betalingen boeken.
      De details van alle concept en/of definitieve betalingen die nog niet eerder geboekt zijn in Intramed, worden opgevraagd. Daarna wordt per betaling in Intramed een dagboekregel "Declaratienr", "Rekening", "Tegenrekening", "Datum", "Omschrijving", "Bij/Af" en "Bedrag" ingevuld. Deze dagboekregel wordt geboekt.
      Hierdoor worden er een debiteurenpost en twee grootboekposten voor de betaling worden aangemaakt. Deze grootboekposten worden niet weer geëxporteerd naar Twinfield.
      Het volgnummer van de uitgevoerde boekhoudimport wordt bewaard in de aangemaakte Twinfieldbetalingen, debiteurenposten en grootboekposten.    
      Telkens na het ophalen van een betaling en het verwerken van het resultaat wordt de progressiebalk bijgewerkt en ververst.
          
       Als er tijdens stap 6 fouten optreden, worden deze verzameld en na afloop aan de gebruiker getoond. Betalingen met deze fouten zijn overgeslagen bij de import.

Resultaat tonen

Na afloop van de import zie je een resultaatscherm. Hierin staat het aantal geïmporteerde betalingen en het totaal geboekte bedrag. Zo nodig zie je ook de voorgekomen fouten.

Klik op "Bewaren" om de tekst uit het venster te bewaren als een tekstbestand.

Importnummer

In de boekhouding in Intramed kun je bij de grootboekposten een kolom "Importnr." toevoegen. Hier zie je per grootboekpost of deze en via welke import toegevoegd is. Klik daarvoor met je rechtermuisknop in een kolomtitel van het scherm "Grootboekposten" en klik op "Indeling...".

Sleep de kolom vervolgens naar de rechterkant "Getoonde velden:" en klik op "OK".

Ook bij de patiënt op tabblad "X. Debiteurenposten is deze kolom toe te voegen.