Veilig e-mailen via ZorgMail

Mede om te voldoen aan de AVG-wetgeving wil je datalekken in je communicatie voorkomen. Via ZorgMail kon je al veilig met andere zorgverleners e-mailen, maar nog niet naar patiënten. Vanaf deze versie van Intramed kan dat wel.

Instellingen

In de systeemgegevens moet je aangeven dat je gebruik wil maken van ZorgMail voor het veilig verzenden van e-mails. 

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "b. E-mail".  
  2. Klik op  bij het nieuwe veld "Veilig verzenden via:" en kies voor "ZorgMail Secure e-mail".
      
  3. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Als je al gebruik maakte van ZorgMail, is er al een postbus in Intramed aanwezig. Als andere medewerkers ook veilig willen e-mailen via ZorgMail, moet er een nieuwe postbus aangemaakt worden in de medewerkergegevens, of moeten ze gemachtigde zijn in een bestaande postbus:

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Ga naar tabblad "2. Overig/Postbussen".
  3. Dubbelklik op de postbus van ZorgMail om bijvoorbeeld gemachtigde toe te voegen of de rechten van gemachtigden te wijzigen.
  4. Klik in de linker lijst "Medewerkers:" op een medewerker die je gebruik wil laten maken van deze postbus.
  5. Klik op om die medewerker naar de rechter lijst "Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:" te verschuiven. Aan de rechterkant zie je welke rechten deze medewerker in de postbus heeft.
  6. Bewaar de gegevens ("F5" of ).
  7. Sluit het scherm ("ESC" of  ).
  8. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen en wijzigen van postbussen.

E-mailen via ZorgMail

Warning

De ZorgMail e-mail kan door de ontvanger worden geopend door een ontvangen code per sms in te voeren. Het is daarvoor noodzakelijk, dat het mobiele telefoonnummer ingevuld is op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens. In Intramed wordt geen bevestigingsvraag gesteld of de patiënt toestemming geeft om zijn mobiele nummer hiervoor te gebruiken. Leg dit zo nodig vast in de algemene voorwaarden van jouw praktijk.

  1. Open het scherm "E-mailbericht opstellen en verzenden..." via het scherm "Afsprakenoverzicht", "Brief verzenden", "Helpdesk" of  achter het veld "E-mailadres:" in diverse schermen. Bijvoorbeeld via de patiëntgegevens.
  2. Onderin het scherm is de optie "Veilig verzenden via ZorgMail Secure e-mail" beschikbaar.
  3. Via ZorgMail kan geen gebruik gemaakt worden van de functionaliteit BCC in een e-mailbericht. Deze optie is daarom ook niet beschikbaar als de optie "Veilig verzenden via ZorgMail Secure e-mail" aangevinkt is.
  4. Het mobiele telefoonnummer van de patiënt wordt gebruikt om een toegangscode te sturen waarmee het e-bericht kan worden geopend.
     Als er geen mobiel telefoonnummer is ingevuld op tabblad "1. Algemeen", wordt een tweede e-mail gestuurd met een toegangscode tot het e-mailbericht. Deze oplossing is wel minder veilig.
  5. Als afzender wordt het ZorgMailadres gebruikt dat in de postbus is ingesteld. 

 Je kunt bijlagen tot 15 Mb meesturen.

Warning

ZorgMail ondersteunt geen diakritische tekens in de tekst. Een "ë" wordt bijvoorbeeld weergegeven als "?".
Daarnaast kan een patiënt een e-mail beantwoorden door op de knop "Beantwoorden" in de e-mail te klikken. Dit antwoord is wel zichtbaar in je ZorgMail inbox, maar (nog) niet in je Intramed postbus via menu [Extra], [Mail].

Niet verzenden via ZorgMail

Je kunt er ook voor kiezen om het bericht níet via ZorgMail te versturen. Je vinkt dan de optie "Veilig verzenden via ZorgMail Secure e-mail" uit. Je krijgt dan een bevestigingsvraag of je zeker weet dat je het bericht via de reguliere e-mailaccount wil laten versturen.

Berichten inzien

  • Zoals gebruikelijk vind je alle e-mail terug via menu [Extra], [Mail]. Hierin is een nieuwe "Postbus Zorgmail secure e-mail" toegevoegd.
  • Op verschillende plekken in Intramed is het tabblad "Berichten" beschikbaar (arts-, contactpersoon-, medewerker-, patiënt- en patiëntrelatiegegevens). Het tabblad werd alleen getoond als de aangemelde medewerker in een postbus ingesteld was.
    Voortaan is het tabblad "Berichten" altijd zichtbaar. Berichten mogen alleen ingezien worden, als de aangemelde medewerker leesrechten heeft in de postbus waaraan het bericht gekoppeld is. Als de medewerker geen rechten heeft en het bericht toch opent, volgt de volgende foutmelding: