Veilig e-mailen via ZIVVER

Om te voldoen aan de AVG wetgeving wil je datalekken in je communicatie voorkomen. Via ZorgMail kun je al veilig met andere zorgverleners e-mailen, maar ZorgMail kun je niet gebruiken als communicatiemiddel met patiënten. ZIVVER is een gebruiksvriendelijke oplossing voor veilig e-mailen en bestanden delen. De informatie die je stuurt wordt automatisch versleuteld. Vanaf deze versie is er een koppeling gerealiseerd tussen ZIVVER en Intramed. Dat betekent dat je berichten vanuit de interne e-mailclient van Intramed veilig kunt versturen via ZIVVER. Hiervoor heb je wel een zakelijk account bij ZIVVER nodig.

Tip

Er is ook een ZIVVER plugin voor Outlook beschikbaar. Deze plugin werkt onafhankelijk van Intramed.

Instellingen

Allereerst moet je een online dienst van het nieuwe type "ZIVVER" toevoegen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten].
  2. Klik op .
  3. Kies bij "Type:" voor "ZIVVER" via .
  4. Typ de gebruikersnaam en toegangscode  van ZIVVER in.
  5. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Na het toevoegen van de online dienst, is er automatisch een postbus aangemaakt voor de aangemelde medewerker. Deze vind je in de medewerkergegevens:

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Ga naar tabblad "2. Overig/Postbussen".
  3. In de rubriek "Postbussen" zie je de nieuwe ZIVVER postbus.
  4. Dubbelklik op de postbus om bijvoorbeeld gemachtigde toe te voegen of de rechten van gemachtigden te wijzigen.
  5. Klik in de linker lijst "Medewerkers:" op een medewerker die je gebruik wil laten maken van deze postbus.
  6. Klik op om die medewerker naar de rechter lijst "Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:" te verschuiven. Aan de rechterkant zie je welke rechten deze medewerker in de postbus heeft.
  7. Bewaar de gegevens ("F5" of ).
  8. Sluit het scherm ("ESC" of  ).

Via menu [Extra], [Mail] is de nieuwe postbus ook te zien:

E-mailen via ZIVVER

De ZIVVER e-mail kan door de ontvanger worden geopend door een ontvangen code per sms in te voeren. Het is daarom noodzakelijk dat het mobiele telefoonnummer ingevuld is op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens.

  1. Open het scherm "E-mailbericht opstellen en verzenden..." via het scherm "Afsprakenoverzicht", "Brief verzenden", "Helpdesk" of  achter het veld "E-mailadres:" in diverse schermen. Bijvoorbeeld via de patiëntgegevens.
  2. Onderin het scherm is de optie "Veilig verzenden via ZIVVER" beschikbaar.
  3. Via ZIVVER kan geen gebruik gemaakt worden van de functionaliteit CC en BCC in een e-mailbericht. Deze opties zijn daarom ook niet beschikbaar als de optie "Veilig verzenden via ZIVVER" aangevinkt is.
  4. De patiënt ontvangt de e-mail met als afzender jouw ZIVVER e-mailadres. Als een patiënt de e-mail beantwoord, ontvang je het antwoord dus ook in je ZIVVER inbox (en niet in Intramed).

Warning

Voor het verzenden via ZIVVER wordt het 06-nummer van de patiënt meegestuurd. In Intramed wordt er geen bevestigingsvraag gesteld of de patiënt toestemming geeft om zijn mobiele nummer hiervoor te gebruiken. Leg dit zo nodig vast in de algemene voorwaarden van jouw praktijk.

Niet verzenden via ZIVVER

Je kunt er ook voor kiezen om het bericht níet via ZIVVER te versturen. Je vinkt dan de optie "Veilig verzenden via ZIVVER" uit. Je krijgt dan een bevestigingsvraag of je zeker weet dat je het bericht via de reguliere e-mailaccount wil laten versturen.

Tabblad "Berichten"

Op verschillende plekken in Intramed is het tabblad "Berichten" beschikbaar (arts-, contactpersoon-, medewerker-, patiënt- en patiëntrelatiegegevens). Het tabblad werd alleen getoond als de aangemelde medewerker in een postbus ingesteld was.

Voortaan is het tabblad "Berichten" altijd zichtbaar. Berichten mogen alleen ingezien worden, als de aangemelde medewerker leesrechten heeft in de postbus waaraan het bericht gekoppeld is. Als de medewerker geen rechten heeft en het bericht toch opent, volgt de volgende foutmelding: