Rechten instellen

In verband met de AVG wetgeving is het van belang dat medewerkers alleen patiëntgegevens kunnen raadplegen van patiënten, waarmee zij een behandelrelatie hebben. Daarvoor is een bestaande optie aangepast en twee nieuwe toegevoegd in de gebruikersrechten voor medewerkers. Met de nieuwe opties kun je instellen of de medewerkers uit de gebruikersgroep wel toegevoegd moeten worden als betrokkenen en of de medewerkers ook patiëntgegevens van collega's kunnen openen, of alleen die van eigen patiënten.

Tip

De behandeling inzien en aanpassen kan wel als de medewerker daar de rechten toe heeft. Denk bijvoorbeeld aan adminstratief medewerkers, die een behandeling moeten omzetten naar een andere therapeut. Zij kunnen dan niet de verslaglegging bij een behandeling openen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen] en dubbelklik op de gebruikersgroep die je wil wijzigen.
  2. Er waren al 2 opties aanwezig om de toegang tot gegevens te beperken. Deze zijn omgevormd tot een aanvinkoptie. De opties "Betrokkenen met behandelepisodetoegang toevoegen" en "Patiënten van collega's kunnen zien" zijn er aan toegevoegd:
  3. Als je geen rechten hebt om bepaalde gegevens in te zien, zijn in verschillende schermen onder "Schermen" ook minder opties beschikbaar. Als je bijvoorbeeld geen recht hebt om de behandelepisode van een patiënt in te zien, dan is die optie ook niet beschikbaar onder "Schermen".

Hierna zijn de opties "Behandelepisodes van collega's kunnen inzien", "Betrokkenen met behandelepisodetoegang toevoegen" en "Patiënten van collega's kunnen inzien" verduidelijkt.

Optie "Behandelepisodes van collega's kunnen inzien"

De optie om geen toegang te geven tot de behandelepisodes van collega's bestond al in Intramed. Tijdens de conversie naar Intramed 9.5 wordt bij alle gebruikersgroepen de optie uitgevinkt. Dat betekent dat elke medewerker alléén toegang heeft tot behandelepisodes van patiënten waarmee hij een behandelrelatie heeft. Oftewel: alleen toegang als de medewerker geregistreerd is op tabblad "10. Betrokkenen" van de behandelepisode.

Gelukkig hoef je niet zelf alle betrokken medewerkers handmatig toe te voegen op dat tabblad. Tijdens de conversie worden namelijk bij alle behandelepisodes de behandelaars toegevoegd als betrokkenen in de behandelepisode. Bij niet afgeschermde behandelepisodes worden ook de "Behandelaar" uit de behandelserie(s) en "Behandeld door" uit de behandeling(en) toegevoegd als betrokkenen.  

Ook na de conversie wordt je geholpen door Intramed. Als je een collega toegang wil geven tot een behandelepisode, kun je hem toevoegen op tabblad "10. Betrokkenen" van de behandelepisode. Maar medewerkers worden al automatisch als betrokkene toegevoegd, wanneer ze een behandelrelatie krijgen met een patiënt. Dat houdt in dat de medewerker:

  • als "Behandeld door" geregistreerd staat in een behandeling van de patiënt
  • als "Behandelaar" geregistreerd staat in een behandelserie van de patiënt
  • als "Behandelaar" geregistreerd staat in een behandelepisode van de patiënt.

Toegang tot behandelepisode ontzeggen

Alle medewerkers die op tabblad "10. Betrokkenen" staan, kunnen de verslaglegging van de patiënt dus inzien. Maar de hoofdbehandelaar (de "Behandelaar" uit de behandelepisode) heeft de mogelijkheid om betrokkenen op tabblad "10. Betrokkenen" toegang tot de behandelepisode te ontzeggen: dubbelklik daarvoor op de betrokkene op tabblad "10. Betrokkenen" van de behandelepisode en vink de optie "Behandelepisodetoegang" uit.

Samenvattend, een behandelepisode is voortaan te zien als:

  • je behandelepisodes van collega's mag inzien (vinkje aan in de gebruikersgroep) OF als
  • je betrokkene bent bij een behandelepisode waarbij is aangegeven dat je "behandelepisode toegang" hebt OF als
  • de behandelepisode ter audit klaar staat voor jou.

Tip

Als je de behandelepisodes afschermt voor je collega's, kunnen hun behandelepisodes nog wel geëxporteerd worden. Als je dat wil voorkomen, zet je de rechten voor het exporteren van behandelepisodes ook uit.

Documenten

Als je geen toegang hebt tot de behandelepisode, is het voortaan ook niet meer mogelijk om de documenten bij die behandelepisode toe te voegen of in te zien. Als je toch zo'n document opent, wordt een foutmelding getoond.

Optie afschermen individuele behandelepisode vervallen

Voor het controleren of een medewerker toegang heeft tot een behandelepisode, wordt niet meer gekeken naar de behandelaar van de behandelepisode, maar naar tabblad "10. Betrokkenen" van de behandelepisode. Het afschermen van een individuele behandelepisode is daarom niet meer nodig. Het aanvinkveld "Afschermen" is dan ook verwijderd uit het formulier "Behandelepisode" in de verslaglegging.

Foutmeldingen

Als je toch een behandelepisode opende waarvoor je geen rechten had, kreeg je voorheen een foutmelding. Ook als je in een behandeling tabblad "2. Verslaglegging" opende, kreeg je een melding. Beide functionaliteiten zijn niet gewijzigd. Wel is de melding in de behandeling verduidelijkt: 

Direct openen behandelepisode na toevoegen

Als je voorheen via tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens een behandelepsiode voor een andere medewerker toevoegde, werd deze behandelepisode gelijk geopend. Ook dit is nu veranderd. Voortaan wordt de behandelepisode alleen geopend, als de aangemelde medewerker ook toegang heeft tot de nieuwe behandelepisode. En hij heeft toegang als:

  • de aangemelde medewerker ook de behandelaar is van de nieuw toegevoegde behandelepisode of
  • de aangemelde medewerker in een groep zit waarbij "Behandelepisodes van collega's kunnen inzien" aangevinkt is.    

Nieuwe optie "Betrokkenen met behandelepisodetoegang toevoegen"

Het automatisch toevoegen van betrokkenen met behandelepisode toegang bij het bewaren van behandelingen, behandelseries en behandelepisodes is niet altijd wenselijk. Je kunt daarom meer controle uitoefenen op het toekennen van behandelepisode toegang met deze nieuwe optie.

Nieuwe optie "Patiënten van collega's kunnen inzien"

  1. Vink de optie aan als medewerkers uit deze groep ook patiëntgegevens van collega's mogen openen.
  2. Vink de optie uit als medewerkers uit deze groep alleen patiënten mogen openen, waarmee ze een behandelrelatie hebben. Als een medewerker uit die gebruikersgroep dan toch een patiënt, behandelserie of behandelepisode probeert te openen waarmee hij geen behandelrelatie heeft, wordt een foutmelding getoond:
  3. In de agenda worden de namen en behandelcodes verborgen als je geen recht hebt om de patiëntgegevens in te zien. Alleen het icoon, de tijd en de duur van de afspraak zijn zichtbaar.

     Opties die betrekking hebben tot de afspraak werken ook niet. Zoals kopiëren, knippen, plakken, openen, afspraakoverzicht etc.
  4. Tot slot worden in het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" geen patiënten meer getoond waarvoor de gebruiker geen rechten heeft om te raadplegen. Deze optie vind je bijvoorbeeld via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen].  

Als de optie "Patiënten van collega's kunnen inzien" niet is aangevinkt, kun je dus alleen de gegevens inzien van patiënten waarmee je een behandelrelatie hebt. Dat houdt in dat je op tabblad "10. Betrokkenen" staat van de patiëntgegevens of van de behandelepisode. Als je een collega toegang wil geven tot een patiënt of behandelepisode, kun je hem toevoegen op dat tabblad. 

Maar medewerkers worden voortaan ook automatisch als betrokkene toegevoegd wanneer ze een behandelrelatie krijgen met een patiënt. Dat houdt in dat de medewerker:

  • als "Behandeld door" geregistreerd staat in een behandeling van de patiënt
  • als "Behandelaar" geregistreerd staat in een behandelserie van de patiënt of
  • als "Behandelaar" geregistreerd staat in een behandelepisode van de patiënt.