Online inschrijven van patiënten

Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten zich via internet inschrijven bij jouw praktijk. Op je website kan de patiënt zich inschrijven, en de gegevens worden vervolgens naar Intramed gestuurd. Daarna kan de nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) worden opgenomen in je administratie. 

Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers de gegevens op een veilige manier. 

  • Allereerst kan de patiënt zich direct inschrijven via je website. Daarbij worden NAW-gegevens en voorkeursdagen en -tijden gevraagd.
  • Vervolgens wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt, om het e-mailadres te verifiëren.
    Op die manier wordt voorkomen dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken, of op naam van een ander kunnen inschrijven.
  • Als een patiënt zich heeft ingeschreven, krijg je in de werkbalk van Intramed een signaal dat er een nieuwe inschrijving is.
  • De aangemelde patiënten komen op een wachtrij te staan, waarbij je kunt zien of het e-mailadres al geverifieerd is. Jij bepaalt vervolgens of de patiënt wordt opgenomen in de administratie.
    De patiënt die zich heeft ingeschreven, komt dus niet direct in je patiëntenlijst terecht.
  • In de aanmeldingenlijst kun je de klacht beoordelen, gegevens verifiëren en een eerste afspraak maken. Pas dan wordt de patiënt opgenomen in je administratie.
    Als de patiënt al voorkomt in je administratie, kun je de gegevens aan de bestaande patiëntgegevens koppelen.

De laatste 3 punten zijn in deze procedure beschreven.

Warning

Online vragenlijsten versturen en terug-ontvangen werkt alleen als je Intramed OnLine met een Intramed PLUS licentie hebt, of als je de online dienst op een eigen webserver hebt geplaatst.

Instellingen

Voordat je online ingeschreven patiënten kunt toevoegen en inplannen, moet je een aantal instellingen doen:

  • het veld "Wachtwoord externe toegang:" invullen op tabblad "10. Externe toegang" van de systeemgegevens; 
  • de optie "Online inschrijving" aanvinken op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens;
  • hoe vaak Intramed moet controleren of er nieuwe inschrijvingen zijn.

Systeemgegevens

In de systeemgegevens stel je het wachtwoord voor externe toegang in.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "10. Externe toegang".
  2. Vul in de rubriek "Instellingen voor externe toegang webservices" het veld in.

    Veld

    Omschrijving

    Wachtwoord externe toegang:

    Typ een "Wachtwoord externe toegang" in.Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd-)letters, cijfers en leestekens gebruiken.

     Als je gebruik maakt van externe toegang via webservices - bijvoorbeeld om patiënten online in te laten schrijven, afspraken te laten verzetten of om online vragenlijsten te versturen en terug te ontvangen - dan kan met dit wachtwoord de toegang tot jeIntramedgegevens geregeld worden. Je bepaalt zelf dit wachtwoord en geeft dit vervolgens door aan de beheerder van je website. Deze kan dit gebruiken om toegang te krijgen tot de gegevens in jeIntramed-database.

    Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd)letters, cijfers en leestekens gebruiken.

  3. Vink in de rubriek "Beschikbare diensten zo nodig het veld in.

    Veld

    Omschrijving

    Nieuwe afspraak toevoegen

    Vink dit aan als je wilt, dat patiënten bij online inschrijven direct een eerste afspraak moeten kunnen maken. De diensten "Afspraken inzien", "Afspraken wijzigen" en "Nieuwe klacht melden" worden tegelijkertijd ook ingeschakeld.

    Vink je dit niet aan, dan kunnen patiënten die zich online inschrijven in aanmelding in de rubriek "Gegevens klacht" een voorkeursdag en voorkeurstijd opgeven. Vink je dit wel aan, dan kunnen patiënten in de aanmelding bij de rubriek "Gegevens klacht" via een kalender een voorlopige eerste afspraak inplannen.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Medewerkergegevens tabblad "3. Instellingen"

Geef in de rubriek "Signaleringen" bij het veld "Online inschrijving:" aan dat de medewerker wil dat online inschrijvingen gesignaleerd worden. In de werkbalk van Intramed wordt dan een nieuw icoon toegevoegd.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op een medewerker.
    Klik op tabblad "3. Instellingen".
  2. VInk de optie "Online inschrijving" bij het veld "Signaleren:" aan.
  3. Bewaar de gegevens ("F5" of ); in de werkbalk verschijnt het icoon "Online inschrijvingen bekijken". Het getal in het icoon geeft aan hoeveel nieuwe inschrijvingen er zijn.

Medewerkergegevens tabblad "6. Agenda"

Op tabblad "6. Agenda" van de medewerkergegevens kun je instellen hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe online inschrijvingen zijn. (Dit is ook het verversingsinterval van de agenda en de "to-do-lijst".)

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Klik op tabblad "6. Agenda".
  3. Vul het veld "Verversingsinterval (min):" in.

    Veld

    Omschrijving

    Verversingsinterval:

    Typ de tijd in minuten in, waarna de computer in de database controleert of wijzigingen hebben plaatsgevonden bij andere medewerkers. De waarde "0" betekent dat er geen controle plaats vindt.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Online inschrijvingen bekijken

Voordat je een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet je eerst controleren of deze patiënt al in je administratie bekend is. Als dat zo is koppel je de online patiënt aan de al bekende gegevens.

In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken"  beschikbaar. Als je op het icoon klikt, wordt het scherm "Online aanmeldingen" geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn. Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is dit icoon grijs gekleurd. Zijn er wel online inschrijvingen, dat wordt het icoon gekleurd. Je ziet dan ook bij het icoon een hint waarin "Er heeft een online inschrijving plaatsgevonden" staat.

Tip

In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er "9+".

  1. Klik op . In feite is dit hetzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

    Je ziet drie online aanmeldingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld. Als je op een patiënt in de lijst klikt, zie je in de rubriek "Details" (onderin het scherm) de patiënt details. Er is een verschil tussen een online ingeschreven patiënt die geen eerste afspraak hebben ingepland en patiënten die al wel een eerste afspraak hebben ingepland. Beide situaties zijn hierna uitgelegd.

Warning

Je moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren.
Dat kun je doen door op een patiënt te klikken en vervolgens op "Patiënt koppelen" of "Patientkaart aanmaken" te klikken.

Online ingeschreven patiënten zonder eerste afspraak

Als een patiënt zich online aangemeld heeft, kan dat een nieuwe of bestaande patiënt zijn. 

  • Bestaande patiënt koppelen
  1. Klik op ; je ziet de online aangemelde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in je administratie.

     Of klik op menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]. Hierin zie je behalve de online aangemelden ook de viaIntramedingevoerde patiënten.

                   
    Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in je administratie.
     Je kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. In deze kolom zie je, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status "n.v.t." betekent dat de patiënt op de aanmeldingenlijst is gezet viaIntramed (dus niet via online inschrijving). De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt.
  2. Klik op een online aangemelde patiënt. Als het om een nieuwe patiënt gaat (met "Ja" in de kolom "Nieuwe patient"), is "Patiënt koppelen" (rechts in het scherm) beschikbaar.
  3. Klik op "Patiënt koppelen".
  4. Als er een match is gevonden met een patiënt uit je administratie, zie je tabblad "1. Overeenkomende patiënten".

    Bovenin dit tabblad zie je een lijst van overeenkomende bestaande patiënten.
  5. Klik op een bestaande patiënt; onderin het scherm staan de overeenkomsten en verschillen tussen de aanmeldingsgegevens en de geselecteerde bestaande patiënt.
  6. Klik zo nodig op "Patiëntkaart openen" om de gegevens van de bestaande patiënt te zien.
  7. Klik zo nodig op tabblad "2. Alle patiënten"; nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in je administratie en kun je zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

    Tip

    Je kunt in alle kolommen filteren en zoeken.

  8. Klik op "OK"; de online aanmelding wordt gekoppeld met de overeenkomende bestaande patiënt.
  9. Zo nodig krijg je een waarschuwing als een veld uit de inschrijving niet voldoet aan de eisen (voorlopig alleen van toepassing op de postcode).
  10. Zo nodig krijg je een bevestigingsvraag of bestaande gegevens overschreven moeten worden.
  11. Het e-mailadres uit de aanmeldingsgegevens wordt niet overgenomen naar de patiëntgegevens als de patiënt zijn e-mailadres niet geverifieerd heeft met de 2e e-mail. Hierdoor wordt voorkomen dat kwaadwilligen correspondentie over een patiënt naar een ander e-mailadres kunnen laten sturen.
    Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om de afspraak te bevestigen.
    Als er in de patiëntgegevens nog geen e-mailadres is opgenomen (zoals bij een nieuwe patiënt) of het e-mailadres in de aanmeldingsgegevens verschilt van dat in de patiëntgegevens, krijg je een waarschuwing. Hierin wordt aangegeven dat je het e-mailadres nog moet verifiëren:
  12. Het veld in de kolom "Nieuwe patiënt" wordt op "Nee" gezet en het patiëntnummer wordt overgenomen.
  13. Klik vervolgens op "Afspraak inplannen" om een afspraak in te plannen voor de patiënt.

Warning

Bij het online aanmelden kan een huisnummer-toevoeging opgegeven worden. In de patiëntgegevens in Intramed is daar geen apart veld voor. Zo'n huisnummer-toevoeging zal daarom direct achter het huisnummer in de Intramed patiëntgegevens gezet worden.

Warning

Als je een online aangemelde patiënt probeert te koppelen aan een bestaande patiënt waaraan al eerder gekoppeld is, krijg je een melding:

Als je op "Ja" klikt, wordt de eerder gemaakte koppeling vervangen.

Warning

Als er geen overeenkomende patiënten worden gevonden, krijg je een melding:

Als je op "Ja" klikt wordt het scherm "Selecteren te koppelen patiënt" geopend.

Ook nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in je administratie en kun je zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

  • Nieuwe patiënt

Als je géén overeenkomstige patiënt vindt in je administratie, sluit je het scherm "Selecteer te koppelen patiënt". Vervolgens klik je in het beginscherm "Online aameldingen" of "Aanmeldingenlijst" op de patiënt en op "Patiëntkaart aanmaken". Daarna kun je de patiëntgegevens invullen zoals je gewend bent.

Online ingeschreven patiënten mét eerste afspraak

In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken"  beschikbaar. Als je op het icoon klikt, wordt ook het scherm "Online aanmeldingen" geopend.

In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

Tip

Je kunt de kolom "Voorlopige afspraak" toevoegen aan dit scherm om te zien, welke online aanmeldingen over een voorlopige afspraak gaan.

Definitieve afspraak maken

Warning

Je moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren.
Dat kun je doen door op een patiënt te klikken en vervolgens op "Patiënt koppelen" of "Patientkaart aanmaken" te klikken. Zie ook de uitleg hierboven.

Vanuit de aanmelding met gekoppelde patient klik je op "Afspraak inplannen". De wizard "Afspraak inplannen" wordt dan gestart voor het omzetten van een aanmelding/voorlopige afspraak naar een echte afspraak.

Daarbij geldt:

  • als in de voorlopige afspraak een therapeut is opgegeven, dan wordt deze medewerker in de wizard vast op de afspraak gezet.
  • de verslagleggingsrichtlijn, formulierset en codelijst worden overgenomen uit de instellingen bij de opgegeven therapeut.
  • de pagina met klachtgegevens wordt overgeslagen.
  • de pagina met voorkeursdagen en -tijden, e.d. wordt overgeslagen. Die is hier niet van toepassing; de voorlopige afspraak was al op een voorkeursdag en -tijd. Ook de therapeut kan niet meer gewijzigd worden.
  • tijdens het afronden van de wizard wordt een afspraak toegevoegd en de aanmelding verwijderd. De inlogcode voor het webportaal voor de patiënt blijft gelijk. Daardoor kan de patiënt de al ge-e-mailde link blijven gebruiken voor aanmelden op het portaal.
  • de voorlopige ruimtereservering wordt verwijderd en de ruimte wordt opnieuw gereserveerd voor de definitieve afspraak; inclusief eventueel gekozen bedrijfsmiddelen.
  • de patiënt krijgt een een e-mail met zijn gebruikersnaam.
  • de patiënt krijgt een e-mail met een afspraak bevestiging.

Wachtwoord externe toegang

Als je gebruik maakt van externe toegang via webservices - bijvoorbeeld om patiënten online in te laten schrijven, afspraken te laten verzetten of om online vragenlijsten te versturen en terug te ontvangen - dan kan met dit wachtwoord de toegang tot je Intramed gegevens geregeld worden. Je bepaalt zelf dit wachtwoord en geeft dit vervolgens door aan de beheerder van je website. Deze kan dit gebruiken om toegang te krijgen tot de gegevens in je Intramed-database.

Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd)letters, cijfers en leestekens gebruiken.