Wizard Afspraak inplannen vanuit agenda

Je kunt een nieuwe patiënt toevoegen via de wizard die je opstart vanuit de agenda. De patiënt wordt dan automatisch toegevoegd aan de patiëntenlijst en er wordt automatisch een behandelserie en behandelepisode aangemaakt.

Warning

Zowel een therapeut, vervanger, administratief medewerker of stagiaire kan een nieuwe patiënt toevoegen vanuit de agenda.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en tijd waarop je een vervolgbehandeling wil inplannen.  
  3. Typ de eerste letter van de achternaam van de patiënt in OF het eerste cijfer van de geboortedatum.  
                                                    
    - Als je een letter intypt, wordt de wizard "Plannen van een afspraak" geopend. Ga verder bij "Wizard "Plannen van een afspraak"".
    - Als je een cijfer intypt, wordt het scherm "Nieuwe afspraak" geopend.


    Typ de rest van de geboortedatum in (druk op de spatiebalk voor een streepje in de geboortedatum), klik op "OK" en ga verder bij "Wizard "Plannen van een afspraak"".

Wizard "Plannen van een afspraak"

  1. Typ de rest van de achternaam in;
    in de lijst "Patiënten" zie je of de patiënt al in de administratie voorkomt.
     Als er nog geen aanmeldingen zijn van nieuwe patiënten, wordt alleen het tabblad "Patiënten" getoond. Pas wanneer je voor het eerst een patiënt op de aanmeldingenlijst plaatst, wordt het tabblad "Aanmeldingenlijst" ook getoond.

     Om snel te kunnen scrollen door de patiëntenlijst werken de toetsen in dit scherm iets anders. Je kunt na het intoetsen van het veld "Achternaam:" met de pijltjestoetsen op het toetsenbord direct scrollen door de patiëntenlijst.
     Je kunt zoeken op achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, behandelende medewerker ("Medewerker:"), en, of de patiënt in behandeling is of niet ("In behandeling" aan- of uitvinken). Je kunt ook op meerdere gegevens tegelijk zoeken, bijvoorbeeld "Jansen", geboortedatum "27-05-1953". Als je op basis van meerdere gegevens zoekt, wordt de lijst "Patiënten" korter, waardoor het zoeken sneller gaat.
    Als je wilt zoeken op basis van het Burger Service Nummer, typ dan het BSN van de patiënt in het veld "Burger Service Nummer:". Je kunt dan tegelijkertijd zoeken op behandelende medewerker ("Medewerker:"), en, of de patiënt in behandeling is of niet (het vakje voor "In behandeling" aan- of uitvinken).
  2. Als je een zoekcriterium/zoekcriteria hebt ingevuld, maar de lijst "Patiënten" is leeg, dan komt de patiënt nog niet voor in de administratie. Intramed vinkt dan automatisch de optie "Het betreft een nieuwe patiënt" aan.
    Als in de lijst "Patiënten" een patiënt voorkomt met dezelfde naam, dan wordt het vakje "Het betreft een nieuwe patiënt" niet automatisch aangevinkt. Vink het vakje dan zelf aan, zodat een nieuwe patiënt wordt toegevoegd aan de administratie.  

     Op de eerste pagina van de wizard is "Vorige" natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina's wel. Door hierop te klikken, kun je altijd één stap terug.
  3. Klik op "Volgende". Gegevens die je op de vorige pagina hebt ingevuld, zijn overgenomen.

    Tip

    Alle gegevens op deze pagina worden opgeslagen op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens.

  4. Vul de velden in; voor zover van toepassing. 

    Veld

    Omschrijving

    Burger Service Nummer:

    Typ het Burger Service Nummer (BSN) van de patiënt in. Het BSN wordt direct gecontroleerd of dit nummer voldoet aan de zogenaamde "elfproef".

     Als het BSN hier niet aan voldoet, krijg je een melding:

    Als het BSN wel voldoet aan de elfproef, en ja klikt op een ander veld, dan kun je de volgende melding krijgen:

    Klik op "Ja" om de patiëntgegevens op te halen vanuit de gemeentelijke basisadministratie.

     In de medewerkergegevens, tabblad "3. Instellingen" kun je per medewerker instellen of je deze melding wilt krijgen na het invoeren van het BSN.

     Een BSN dat via een telefoongesprek is verkregen, mag officieel niet gecontroleerd worden. De patiënt moet in levende lijve het identiteitsbewijs overhandigen, zodat vastgesteld kan worden of het om de juiste persoon gaat.

    Patientnr.:

    Het patiëntnummer wordt automatisch aangemaakt als je de hele wizard hebt doorlopen. Je kunt dit veld niet zelf invullen.

    Voorletters:

    Typ de voorletters van de patiënt in. Intramed maakt van de eerste letter die je invult automatisch een hoofdletter, maar niet van de volgende voorletters én zet geen punten achter elke letter.

    Roepnaam:

    Typ de roepnaam van de patiënt in.

    Geslachtsnaam:

    Typ de geslachtsnaam (oftewel de meisjesnaam) van de patiënt in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de geslachtsnaam in.

    Achternaam partner:

    Typ de achternaam van de partner in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de achternaam van de partner in.

    Opbouw achternaam:

    Klik op en kies hoe de achternaam weergegeven moet worden: "Geslachtsnaam", "Partnernaam", "Geslachtsnaam - Partnernaam", "Partnernaam - Geslachtsnaam".

    Geboortedatum:

    Typ de geboortedatum van de patiënt in of gebruik de kalender via .

    Geslacht:

    Klik op en kies "Man", "Vrouw", "Onbekend".

     Patiënten waarbij het geslacht op onbekend staat worden bij het declareren overgeslagen.

    Postcode:

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld "Woonplaats" ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Woonplaats:

    Typ de woonplaats van de patiënt in.

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Straat:

    Typ de straatnaam van de patiënt in.

    Na de eerste keer invullen, onthoudt Intramed de combinatie van postcode + straat. De volgende keer dat je dezelfde postcode invult, wordt automatisch de woonplaats én de straatnaam ingevuld.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Telefoon privé:

    Typ het telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon werk:

    Typ het telefoonnummer van het werk van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ het mobiele telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ het e-mailadres van de patiënt in.

    Praktijk gevonden via:

    Klik op  en dubbelklik op de omschrijving hoe de patiënt je praktijk gevonden heeft.

    Warning

    Met de patiëntgegevens die je op dit tabblad invult, vul je slechts een gedeelte van alle patiëntgegevens in. Je moet in ieder geval het BSN achteraf ophalen/verifiëren. Ook moet je de COV controle doen. Deze kun je vanuit de patiëntgegevens uitvoeren of vanuit de agenda. Je kunt overigens het beste regelmatig een COV-controle doen vanuit de agenda, hiermee voorkom je afwijzing op onjuiste verzekeringsgegevens en onjuiste contracttarieven. Een WID-controle kun je ook vanuit de patiëntgegevens uitvoeren als je dat noodzakelijk vindt.
    Het is verstandig om tijdens de eerste behandeling ALLE patiëntgegevens na te kijken en compleet te maken.

    Tip

    Je kunt pas verder in de wizard als het veld "Geslachtsnaam:" is ingevuld.
    Het is aan te raden om de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen, anders moet dat achteraf gedaan worden.

    Tip

    Druk op "TAB"; je gaat naar het volgende veld. Druk op "Shift" + "TAB"; je gaat naar het vorige veld.  

  5. Klik op "Volgende". 

    Tip

    Alle gegevens op deze pagina gaan over de klacht en de behandelserie. De gegevens worden opgeslagen in een behandelserie op tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens.

  6. Vul de velden in; voor zover van toepassing. Als je niet alle gegevens weet, kun je die achteraf aanvullen in de behandelserie op tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens.

    Warning

    De velden "Kies een behandelserie:" en "Vervolg behandelserie aanmaken" zijn niet beschikbaar, aangezien de patiënt nieuw is, en dus geen behandelserie heeft in Intramed.

    Veld

    Omschrijving

    Het betreft een nieuwe klacht:

    Vink deze optie aan als de patiënt een nieuwe klacht heeft. Als het een nieuwe patiënt is, wordt dit vakje automatisch aangevinkt, en kan niet uitgevinkt worden.

    De patiënt is verwezen:

    Vink deze optie aan als de patiënt verwezen is.

    Kies een behandelserie en "Vervolg behandelserie aanmaken":

    Selecteer de behandelserie waarbij je de afspraak wilt inplannen.

     Je kunt dubbelklikken op de behandelserie om deze in te zien.

    Als het een nieuwe patiënt is, is het veld niet beschikbaar omdat er nog geen behandelserie bestaat. Als je een nieuwe vervolgbehandelserie wilt aanmaken, vink je de optie "Vervolg behandelserie aanmaken" aan.

    Diagnosetekst:

    Typ de tekst in, zoals de verwijzer deze op de verwijzing heeft gezet. Deze tekst wordt ook gebruikt als "Reden aanmelding" in de aanmeldingenlijst.

    Verwijsdiagnose:

    Klik op  en kies de verwijsdiagnosecodelijst. Typ achter het veld de diagnosecode in, of selecteer deze door op  te klikken:

    Klik één keer op de betreffende lichaamslokalisatie aan de linkerkant van het scherm, en klik één keer op de betreffende pathologie aan de rechterkant van het scherm.

     Klik op het "plusje" (+) voor een lichaamslocatie of pathologie, om de locatie en pathologie verder te specificeren.

    Klik op "OK" en de diagnosecode wordt overgenomen in de wizard.

    Verwezen door:

    Klik op  en dubbelklik op de arts.

     Als je de arts niet kunt vinden, vink dan het vakje voor "Actief" uit, zodat je ook de artsen ziet die op "Niet actief" staan. Staat de arts dan nog niet in de lijst, dan kun je deze toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.

    Aanmelddatum:

    Typ de datum in waarop de patiënt zich bij je op de praktijk heeft aangemeld. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Einddatum:

    Automatisch wordt 31-12 van het jaar waarin je de afspraak inplant, ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in, waarop de laatste behandeling van deze behandelserie mag plaatsvinden.

     Als de afspraak wordt ingepland op een vervolgbehandelserie in het nieuwe jaar, wordt de einddatum van de vorige behandelserie automatisch aangepast naar 31-12. De vervolgbehandelserie krijgt dan als begindatum 1-1 van het volgende jaar en 31-12 van het volgende jaar als einddatum. 
    Er is een uitzondering op deze regel: als er een vervolgbehandelserie wordt aangemaakt op fysiotherapie indicatiecode 8 (eerste n chronisch) of indicatiecode 1 (chronisch), wordt de einddatum van de vorige behandelserie niet aangepast. Een vervolgbehandelserie op deze klachten kan namelijk gewoon binnen hetzelfde jaar vallen. 

    Max aantal:

    Typ het maximale aantal behandelingen in dat op de behandelserie mag worden uitgevoerd. Als je dit veld leeg laat, geldt geen beperking voor het aantal behandelingen.

    Max aantal vergoed:

    Dit veld wordt overgenomen uit de behandelserie, en kan hier niet worden aangepast.

    Behandelaar:

    Automatisch is de behandelaar ingevuld, bij wie je een afspraak in de agenda aan het inplannen bent, maar je kunt dit wijzigen.

    Klik op  en dubbelklik behandelaar.

    Ongeval:

    Klik op en kies voor "Onbekend", "Nee", "Ja".

  7. Klik op "Volgende".
    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, zie je onderstaand tabblad. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond.
    Als je in de systeemgegevens op tabblad "7. Modules" de module "Bedrijfsmiddelen" hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt je bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

  8. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Veld

    Omschrijving

    Op locatie:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op en kies de gewenste locatie. 

    In ruimte:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op  en kies de gewenste ruimte. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen locatie horende ruimten.

    Met bedrijfsmiddel:

    Als je in de systeemgegevens op tabblad "7. Modules" de module "Bedrijfsmiddelen"hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

    Klik op  en kies het gewenste bedrijfsmiddel. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen ruimte horende bedrijfsmiddelen. 

  9. Klik op "Volgende".

  10. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Verslagleggingsrichtlijn:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Klik op  en dubbelklik op de verslagleggingsrichtlijn die je bij deze klacht wilt gebruiken.

     Automatisch is de verslagleggingsrichtlijn ingevuld die ingesteld is op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.

    Formulierset:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Bij de verslaglegging in Intramed maak je gebruik van een verslagleggingsrichtlijn. Die bestaat uit standaard formulieren op basis van de eisen van de beroepsgroep. Je kunt extra formulieren en meetinstrumenten toevoegen aan deze standaard formulieren. Je kunt zelfs een specifieke eigen set formulieren / meetinstrumenten definiëren (een zelfgemaakte formulierset).

    Als je bijvoorbeeld altijd een aantal formulieren of meetinstrumenten toevoegt (denk aan NRS, PSK, VAS, Bodychart, EHBA), kun je daar een formulierset van maken en bij dit veld kiezen. De formulier worden dan bij het toevoegen van een nieuwe behandelepisode automatisch toegevoegd.

     Automatisch is de formulierset ingevuld die ingesteld is op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.

    Klik op  en dubbelklik op de formulierset die je bij deze verslagleggingsrichtlijn wilt gebruiken.

     Formuliersets zijn gekoppeld aan een verslagleggingsrichtlijn. Je kunt dus alleen zelfgemaakte formuliersets kiezen die aan de gekozen richtlijn gekoppeld zijn.

    Kies een codelijst:

    Klik op en kies de gewenste codelijst.

     In de medewerkergegevens kan op tabblad "8. Codelijstinstellingen" bij codelijsten zijn aangegeven, dat die alleen toegestaan zijn bij deze medewerker(zie ook onderaan deze uitleg).

    Kies een prestatiecode:

    Klik op  en kies de gewenste prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Een evt. tweede prestatiecode:

    Klik zo nodig op en kies de gewenste tweede prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Duur van de behandeling:

    Hier wordt automatisch de totale duur van de beide gekozen behandelcodes weergegeven; je kunt dit wijzigen.

     De duur van de behandelingen wordt overgenomen uit de instellingen bij menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], klik één keer op de betreffende codelijst, dubbelklik op de betreffende behandelcode (onderste lijst); het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend. De duur van de behandeling stel je in de rubriek "Prijzen" in. Zoek de meest recente datum, en vul op die regel in de kolom "Duur" de gewenste duur in minuten in.

    Selecteer de medewerker(s) waarmee de afspraak gemaakt kan worden:

    Hier is automatisch de aangemelde medewerker aangevinkt. Je kunt meerdere medewerkers selecteren waarmee de afspraak gemaakt kan worden.  

  11. Klik op "Volgende".
  12. Klik op "Voltooien". Er is een nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie, met een nieuwe behandelserie en behandelepisode.
    De gegevens van de nieuwe patiënt kun je aanvullen in de patiëntgegevens.