Vragenlijst online versturen

Als je online vragenlijsten hebt ingesteld (ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies), kunnen deze online aangeboden worden aan patiënten, zodat (delen van) deze formulieren online ingevuld kunnen worden. Je kunt ze ook automatisch online versturen.

Warning

Online vragenlijsten versturen en terug-ontvangen werkt alleen als je Intramed OnLine met een Intramed PLUS licentie hebt, of als je de online dienst op een eigen webserver hebt geplaatst. Ook moet je op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens ingesteld hebben dat de patiënt toestemming heeft gegeven ("Online toegang toegestaan" aanvinken) en moet een e-mailadres zijn ingevuld.

Tip

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/MVjv8r4e7jo

In de behandelepisode krijg je een melding dat de vragenlijst ook online afgenomen kan worden. Je krijgt deze melding alleen als er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden:

  • het veld "Wachtwoord externe toegang:" op tabblad "10. Externe toegang" van de systeemgegevens moet ingevuld zijn;
  • op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens moet het e-mailadres zijn ingevuld;
  • de patiënt moet kunnen inloggen door middel van gebruikersnaam en wachtwoord (instellen op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens);  
  • bij afspraken, die na een online aanmelding zijn gemaakt, krijgt de patiënt een e-mail met een afspraakcode. Als de vragenlijst is toegevoegd aan de verslaglegging van zo'n afspraak / behandeling, kan de vragenlijst alleen aangeboden worden als de afspraakcode werkelijk is gegenereerd.
  • het geselecteerde formulier is een vragenlijst met minimaal één zichtbaar veld;
  • de vragenlijst is nog niet gemarkeerd als "ingevuld".

Vragenlijst online versturen

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
  2. Klik op tabblad "4. Behandelepisodes" en dubbelklik op de behandelepisode.
  3. Klik links in de navigatiestructuur op een vragenlijst.

    Bovenaan de vragenlijst krijg je de melding dat de vragenlijst ook online afgenomen kan worden.
  4. Klik op "Online aanbieden...".
  5. Vul het veld "Uiterste invuldatum:" in, en eventueel het veld "Aanwijzing voor de patiënt:".

    Tip

    Het veld "Uiterste invuldatum:" wordt automatisch gevuld met de behandel-, of huidige datum. Als de behandeldatum in de toekomst ligt, wordt die datum ingevuld. Anders wordt de huidige datum ingevuld. 

  6. Bewaar de gegevens ("F5" of  ). De vragenlijst wordt verstuurd. Er wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt waarin staat dat er een vragenlijst is klaargezet.

Warning

Zolang het formulier niet door de patiënt is vrijgegeven, kan de vragenlijst in Intramed niet gewijzigd worden. De knop en optie "Vragenlijst afnemen" zijn dan ook niet beschikbaar.

Warning

Zolang het formulier niet door de patiënt is vrijgegeven, kan de behandelepisode niet geconverteerd worden als er een nieuwe versie van de verslagleggingsrichtlijn beschikbaar is.

Automatisch online aanbieden

Als je gebruik maakt van online vragenlijsten, kun je er voor kiezen om deze automatisch te versturen.  

Warning

Online vragenlijsten versturen en terug-ontvangen werken alleen als je Intramed OnLine met een Intramed PLUS licentie hebt, of als je de online dienst op een eigen webserver hebt geplaatst. Ook moet je op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens ingesteld hebben dat de patiënt toestemming heeft gegeven ("Online toegang toegestaan" aanvinken) en moet een e-mailadres zijn ingevuld.

  1. In het formulier "Behandelplan", in de behandelplantabel kun je een vragenlijst inplannen. Het scherm "Behandelplanonderdeel" wordt dan geopend. Voor jou als gebruiker van online diensten, is de rubriek "Automatisch aanbieden" beschikbaar.
  2. Vink het vak voor "Automatisch online aanbieden" aan als je de vragenlijst automatisch wilt versturen.
  3. In het veld "Aanwijzing voor de patiënt:" kun je een bericht aan de patiënt typen.
  4. Klik op "OK". De vragenlijst wordt online aangeboden op de begindatum van het behandelplanonderdeel. De uiterste invuldatum is de einddatum van het behandelplanonderdeel.

Warning

Als het behandelplanonderdeel nog niet is afgerond, kun je de begin- en einddatum wijzigen. Als je een datum wijzigt, wordt automatisch de "Aanbieddatum" en/of "Uiterste invuldatum" ook aangepast.

Via menu [Bestand], [Online aangeboden vragenlijsten] zie je ingeplande vragenlijst(en) terug. 
 

Bij het sluiten en starten van Intramed (en als het verversingsinterval is verstreken), wordt gecontroleerd of er aangeboden vragenlijsten zijn met status "Ingepland" met een aanbieddatum op of voor de systeemdatum. Als dat zo is, worden die vragenlijsten per e-mail verstuurd naar de patiënt. Op dat moment veranderen een aantal zaken:

  • De status van de vragenlijst wijzigt in "Aangeboden";
  • De aangeboden vragenlijst wordt gekoppeld aan het sessiejournaal dat het dichtst na of op de aanbieddatum ingepland staat. Als er geen sessiejournaal is, wordt de vragenlijst gekoppeld aan het formulier "Behandelplan";
  • Het behandelplanonderdeel wordt gemarkeerd als "Afgerond".

Behandelrichtlijnen

Als een vragenlijst voorkomt in de behandelrichtlijn die je hebt gekozen, (door middel van  boven de behandelplantabel), krijg je de volgende melding:

  • Kies voor "Ja" om de betreffende vragenlijsten automatisch te versturen als de aanbieddatum is bereikt.

    Tip

    Vul zo nodig nog het veld "Aanwijzingen voor de patiënt" in. Klik daarvoor op de vragenlijst in de behandelplantabel en op  (of "Ctrl" + "W").   

  • Als je kiest voor "Nee", kun je de vragenlijst achteraf nog automatisch laten versturen (zie het vorige onderdeel "Automatisch online aanbieden"). Of je kunt deze handmatig online aanbieden (zie het vorige onderdeel "Handmatig online aanbieden").

De vraag wordt niet meer gesteld als je de optie "Deze vraag niet meer stellen" aanvinkt. Deze keuze wordt per gebruiker bewaard.

Tip

Via de volgende link kun je het algemene filmpje over het online afnemen van vragenlijsten bekijken https://youtu.be/MVjv8r4e7jo

Gebruikersrechten

Standaard kunnen alle gebruikersgroepen online vragenlijsten automatisch aanbieden. Je kunt dit wijzigen: ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen], dubbelklik op een groep en klik op tabblad "2. Acties". In de rubriek "Dagelijks" kun je bij "Online vragenlijsten automatisch aanbieden" het veld "Online vragenlijsten automatisch aanbieden" uitvinken, om de gebruikersgroep geen toegang te geven tot het automatisch aanbieden van online vragenlijsten. 

Status

Bovenaan de vragenlijst zie je de status van de vragenlijst. Na verzenden is de status "Aangeboden". Bovenaan het formulier van de vragenlijst is de knop "Ongedaan maken" beschikbaar. Het aanbieden van een vragenlijst kan ongedaan gemaakt worden, zolang de patiënt nog geen velden heeft aangepast of ingevuld.
Als op de knop is gedrukt, zijn de velden in de vragenlijst weer beschikbaar, en kan de vragenlijst weer opnieuw aangeboden worden.

E-mail aan patiënt

De patiënt wordt via e-mail op de hoogte gehouden van de status van de vragenlijst.

Status

Onderwerp e-mail

Inhoud e-mail

Aangeboden (eerste keer)

"Er is een vragenlijst voor u klaargezet."

 "Er is door een medewerker een vragenlijst voor u klaargezet. Door in te loggen op de patiëntenportal kunt u deze invullen.
Formuliernaam: ...
Uiterste invuldatum: ... 
Aanwijzing voor de patiënt: ..."

Ongedaan gemaakt

"Aanbieden van een vragenlijst is ongedaan gemaakt."

"Aanbieden van een vragenlijst is door één van onze medewerkers ongedaan gemaakt. Invullen of inzien van deze vragenlijst is daarom niet meer mogelijk.
Formuliernaam: ...
Uiterste invuldatum: ...
Aanwijzing voor de patiënt: ..."