Wachtwoord instellen - voor praktijkhouder en systeembeheer

Een belangrijk onderdeel voor de beveiliging van de patiëntgegevens, is het wachtwoord waarmee je in Intramed inlogt. Er zijn een aantal minimale eisen op het gebied van veilig wachtwoordgebruik:

  • een gebruikersnaam en wachtwoord moeten verplichte velden zijn;
  • het instellen van een nieuw wachtwoord moet altijd bevestigd worden, door het wachtwoord nogmaals in te typen (om zelf uitsluiting te voorkomen);
  • gebruik van bijna dezelfde wachtwoorden voorkomen (zoals "Welkom01", "Welkom02" etc.)
  • er moet een minimale wachtwoordlengte zijn;
  • uitsluiting van inloggen voor een bepaalde tijd, na een aantal mislukte pogingen.

De eerste 2 eisen zijn in Intramed geregeld. Voor de laatste 3 eisen wilden we geen regels opleggen. Daarentegen hebben we ervoor gezorgd dat je per administratie kunt instellen in welke mate je aan de veiligheidseisen wilt voldoen. Je kunt bijvoorbeeld instellen hoe sterk het wachtwoord minimaal moet zijn en hoeveel pogingen iemand heeft om zijn wachtwoord correct in te typen. 

Tip

Als je gebruik wil maken van Intramed mobiel, is het verplicht om met een veilig wachtwoord te werken (een sterkte van 60% of hoger).

Systeemgegevens

In de systeemgegevens kun je aangeven hoe strikt de veiligheidseisen zijn voor het wachtwoord.

  1. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
  2. Klik op tabblad "a. Account" (helemaal achteraan).
  3. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Wijzigen na (dagen):

    Typ hier het aantal dagen in, waarna elke medewerker zijn wachtwoord opnieuw moet instellen.

    Als je "0" invult, verloopt het wachtwoord nooit.

    Waarschuwen voor (dagen):

    Typ hier het aantal dagen in, vanaf wanneer je een melding wilt laten tonen dat binnenkort het wachtwoord gewijzigd moet worden.

    Uitschakelen na (dagen):

    Typ het aantal dagen in. Na dit aantal wordt een account met verlopen wachtwoord uitgeschakeld.

     De status van een uitgeschakelde account kun je altijd weer wijzigen in "Actief". 

    Aantal pogingen:

    Typ in hoe vaak een medewerker mag proberen zijn wachtwoord in te vullen. Als dit aantal bereikt is, wordt het account tijdelijk geblokkeerd en moet een nieuw wachtwoord ingevoerd worden.

    Blokkeertijd (UU:mm:ss):

    Typ in, hoe lang een account geblokkeerd moet blijven bij het overschrijden van het aantal pogingen. 

    Als je 00:00:00 invult, blijft de account geblokkeerd en kan het account alleen ontgrendeld worden door de systeembeheerder.

    Minimum sterkte:

    Typ het percentage in, wat de minimale sterkte van het wachtwoord moet zijn binnen de praktijk. Medewerkers kunnen dan alleen een wachtwoord instellen die deze sterkte of hoger is.

    Wachtwoord geschiedenis:

    Typ in hoeveel wachtwoorden per medewerker onthouden moeten worden, om te voorkomen dat wachtwoorden hergebruikt worden.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of  ).

Tip

Je kunt ook gebruik maken van "Tweestapsauthenticatie gebruiken". Dat betekent dat je pas na 2 stappen bij de patiëntgegevens kunt. De 1e stap blijft je Intramed wachtwoord en de 2e stap is het invoeren van een beveiligingscode die je via een app genereert. Je leest daar hier meer over.

Gebruikeraccounts

Alle gebruikers van Intramed (medewerkers en patiënten) hebben een gebruikersaccount. Alle gebruikersaccounts zijn voor de praktijkhouder of systeembeheerder beschikbaar in de gelijknamige tabel. Hierin worden alle inloggegevens bewaard.

Tip

Als een medewerker zijn wachtwoord vergeten is, kun je via deze weg een nieuw, tijdelijk, wachtwoord aanmaken.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts].

    Op tabblad "1. Medewerkers" staan alle medewerkeraccounts en op tabblad 2 alle patiëntaccounts. Vanuit dit scherm kunnen de gegevens beheerd worden.
  2. Via "Opties" kun je direct het wachtwoord van een medewerker wijzigen. De betreffende medewerker krijgt dan een tijdelijk wachtwoord. Wanneer hij inlogt, moet het wachtwoord direct gewijzigd worden.

    Warning

    Bij het ingeven van een tijdelijk wachtwoord wordt geen controle uitgevoerd op de sterkte van een wachtwoord. Ook wordt het tijdelijke wachtwoord niet toegevoegd aan de geschiedenis.

  3. Je kunt ook dubbel klikken op een gebruikersaccount om de gegevens in te zien.
     

    Veld

    Omschrijving

    Gebruikersaccountnr:

    Dit is het nummer van het gebruikersaccount. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kun je niet wijzigen.

    Gebruikersnaam:

    Dit is de gebruikersnaam waarmee de medewerker inlogt. Deze naam kun je wijzigen.

    Soort gebruiker:

    Hier zie je of het een medewerker of patiënt betreft. Dit kun je niet wijzigen.

    Naam:

    Hier wordt de naam van de medewerker getoond.

    Gebruikersgroepen:

    Dit is de gebruikersgroep. Klik op  om deze te wijzigen..

    Status:

    Klik op  en wijzig zo nodig de status. Medewerkers met de status "Uitgeschakeld" kunnen niet meer inloggen en krijgen de volgende melding:

     Het wijzigen van de status is bijvoorbeeld handig bij een vaste vervanger. Je hoeft deze persoon dan niet uit dienst te nemen, maar kunt er voor zorgen dat hij niet meer kan inloggen. Als de vervanger weer komt werken, kan de status weer aangepast worden in "Actief". 

  4. Ook hier kun je via "Opties" een nieuw, tijdelijk, wachtwoord genereren voor een medewerker;
    het scherm "Gebruikersaccount" wordt dan geopend.
  5. Vul de velden in en klik op "OK". Let er op dat bij het veld "Huidig wachtwoord:" je eigen wachtwoord ingevuld moet worden. Dus niet het wachtwoord van de betreffende medewerker.
  6. Ga naar tabblad "2. Patiënten".

    Op dit tabblad worden alle patiëntaccounts getoond.
  7. Dubbelklik op een gebruikersaccount om de gegevens in te zien.

    Veld

    Omschrijving

    Gebruikersaccountnr:

    Dit is het nummer van het gebruikersaccount. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kun je niet wijzigen.

    Gebruikersnaam:

    Dit is de gebruikersnaam waarmee de patiënt inlogt op het online patiëntenportaal. Deze naam kun je wijzigen.

    Soort gebruiker:

    Hier zie je of het een medewerker of patiënt betreft. Dit kun je niet wijzigen.

    Naam:

    Hier wordt de naam van de patiënt getoond.

    Status:

    Hier wordt de status van het account getoond. Je kunt alleen de status van "Actief" naar "Uitgeschakeld" wijzigen. Klik daarvoor op  achter het veld. 

    Andersom kan niet:

    Een patiëntaccount kan, zoals gebruikelijk, actief gemaakt worden op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens door middel van "Online wachtwoord genereren". Als de optie "Online toegang toegestaan" wordt uitgevinkt op hetzelfde tabblad, wordt de gebruikersaccount automatisch uitgeschakeld.

  8. Bewaar de gegevens ("F5" of  ).

Medewerkergegevens

Je kunt het wachtwoord ook wijzigen via de medewerkergegevens.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organistatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Klik op "Wachtwoord wijzigen".
  3. Het scherm "Gebruikersaccount" wordt geopend.
  4. Vul de velden in en klik op "OK". Let er op dat bij het veld "Uw wachtwoord:" je eigen wachtwoord ingevuld moet worden. Dus niet het wachtwoord van de betreffende medewerker.
  5. Bewaar de gegevens ("F5" of  ).

Nieuwe medewerker

Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker, is "Wachtwoord wijzigen" niet beschikbaar. In plaats daarvan zie je het veld "Wachtwoord:". Hierin typ je het tijdelijke wachtwoord van de nieuwe medewerker in.  

Tip

Het veld "Wachtwoord:" mag leeg gelaten worden bij een nieuwe medewerker.

Als de medewerker inlogt, krijgt hij de melding:

Als hij op "OK" klikt, kan hij het wachtwoord direct wijzigen:

Medewerker uit dienst

Als een medewerker uit dienst genomen is, wordt het gebruikersaccount automatisch uitgeschakeld. Deze kan ook niet meer geactiveerd worden. Als de medewerker toch probeert in te loggen, krijgt hij een foutmelding: