Retourinformatie ophalen en afhandelen

Zorgverzekeraars leveren de retourinformatie vaak elektronisch aan. Deze retourinformatie kun je in Intramed ophalen en inlezen. Als iets verkeerd gegaan is met een declaratie, moet je eerst de declaratie (gedeeltelijk) crediteren. Dat kan direct vanuit de retourinformatie. Vervolgens kun je de gegevens corrigeren. 

Retourinformatie ophalen

Als je online declareert in Intramed, kun je de retourinformatie via Intramed opvragen.

  1. Klik opr menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren].
  2. Klik op tabblad "2. Verzonden declaraties".

    Op dit tabblad zie je alle verzonden declaraties waarbij nog geen retourinformatie is opgehaald.
  3. Klik op "Retourinformatie ophalen".
  4. Als je nog geen locatie ingesteld hebt waar de retourinformatie-bestanden opgeslagen worden, wordt het scherm "Retourinformatie downloaden" geopend.

    Kies of je nu een directory wilt instellen, en klik op "OK".
  5. Als je wel een locatie ingesteld had of als ja op "OK" hebt geklikt, wordt het scherm "Windows-beveiliging" geopend.
    Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend.

    Kies voor "Ja" als je in het vervolg niet meer het certificaat wil kiezen.
    Kies voor "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" als je nooit een certificaat automatisch wil laten kiezen voor deze functionaliteit en kies "Nee".
  6. Als er meerdere certificaten voor de online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend:
     
    Als je verschillende certificaten in de lijst ziet, kies je voor het systeemcertificaat die bestaat uit cijfers.  
  7. Klik op het certificaat en op "OK".

    Klik op "Ja" als je wilt dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. 
    Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan, als je nooit een certificaat automatisch wil laten kiezen voor deze functionaliteit en kies "Nee".
  8. Klik op "OK".
  9. Klik op "OK".

    In dit scherm zie je alle retourinformatie-bestanden die zijn opgehaald. Ook zijn de declaraties waarbij retourinformatie is opgehaald, verschoven naar tabblad "3. Te verwerken declaraties".
  10. Je kunt de retourinformatie openen door te dubbelklikken op de declaratie in het scherm "Retourinformatie", of via tabblad "3. Te verwerken declaraties".
  11. Ga verder met het volgende onderwerp.

Warning

Als er nog geen retourinformatie beschikbaar is voor een declaratie, blijft deze staan op tabblad "2. Verzonden declaraties". Bij deze declaraties wordt onderin het scherm bij "Statusberichten" de melding "Het gegeven declaratie ID bestaat niet" getoond. Deze melding betekent dus niet dat de declaratie is afgekeurd. Het geeft alleen aan dat er nog geen retourinformatie beschikbaar is.
Voor de overgebleven declaraties op tabblad "2. Verzonden declaraties" kun je later nog een keer de retourinformatie opvragen.

Extra informatie

Het bestand wordt automatisch opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "2. Declaraties", bij het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:"). Je kunt de locatie wijzigen.

Retourinformatie openen

Je kunt de retourinformatie op elk gewenst moment inzien en verwerken, via het scherm "Online declareren".

  1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren].
  2. Klik op tabblad "3. Te verwerken declaraties".
  3. Klik op de declaratie.
  4. Klik op "Inzien retourinformatie".

    Tip

    Als het retourinformatiebestand niet gevonden kan worden, wordt het scherm "Bevestig" geopend. Klik op "Ja".

    In het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." kun je zien waarom een record is afgekeurd door de verzekeraar.
  5. Ga verder met het volgende onderwerp.

Retourinformatie verwerken

Wanneer je een retourinformatie-bestand geopend hebt, zie je het volgende scherm.

Warning

Alleen de verzekerden (patiënten) waarbij een fout in het (onderliggende) prestatierecord zit, zijn opgenomen in deze retourinformatie. Het record waar een fout in zit, is vetgedrukt.

Algemene gegevens declaratie

Bovenin het retourinformatiebestand zie je het declaratienummer in Intramed, de naam van de debiteur, en de datum waarop gedeclareerd is. Daarnaast zie je de details van het gedeclareerde bedrag, en de uitbetaling daarvan.

Rubriek "Regels:"

Links in het scherm zie je de rubriek "Regels:". Elke declaratie heeft een voorloop- en sluitrecord en records van alle verzekerden waarvan behandelingen (prestatierecords) meegezonden zijn. Als je dubbelklikt op een "Verzekerde", zie je de behandelingen ("Prestaties") die voor deze patiënt gedeclareerd zijn.

In het voorloop- en sluitrecord staat algemene informatie over de retourinformatie. In de overige regels staat informatie over de verzekerde, en de behandelingen.

Warning

Een vetgedrukte regel, betekent dat de regel (en eventuele onderliggende regel(s)) is/zijn afgekeurd. Wanneer je op een regel klikt, zie je rechts in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het record is afgekeurd.

Rubriek "Regelinhoud:"

Als je links klikt op een regel, zie je rechts in de rubriek "Regelinhoud:" de details van het prestatierecord. 

In het voorbeeld is het record "Verzekerde 206" geselecteerd. In de rubriek "Regelinhoud:" zie je dat het om patiënt H. Poelman gaat met geboortedatum 06-12-1962 en BSN 863534569.

Rubriek "Opmerkingen"

Als je links op een vetgedrukte regel klikt, zie je rechtsonder in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het record is afgekeurd.

Tip

In het voorbeeld zit de fout in de patiëntgegevens (geen / verkeerde BSN). Via "Inzien patiënt" kun je direct naar de patiëntgegevens, om daar de gegevens in te zien en te wijzigen. 
Als de fout in de behandelserie zit (bijvoorbeeld "Indicatiecode is niet ingevuld"), wijzigt de knop "Inzien patiënt" automatisch in "Inzien behandelserie". Je kunt dan direct de behandelserie inzien en wijzigen.

Op deze manier doorloop je het hele retourinformatiebestand, om te kijken welke behandelingen niet zijn uitbetaald. Deze behandelingen moet je crediteren. De gegevens kun je vervolgens corrigeren aan de hand van de opmerkingen uit de retourinformatie. Tot slot kun je de behandelingen opnieuw declareren.

Knop "Opties"

Via "Opties" kun je het retourinformatie-bestand opslaan, de patiëntgegevens openen en/of (gedeeltelijk) crediteren.

Crediteren

Je kunt een verzamelstaat ook geheel of gedeeltelijk crediteren via het retourinformatiescherm.

  1. Je hebt het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." nog open staan, of open het scherm via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren], klik op tabblad 3, klik op de declaratie, en klik op "Inzien Retourinformatie".

    Tip

    Als je de retourinformatie opgeslagen hebt, kun je het bestand ook openen via menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...].

  2. Klik op "Opties", "Markeren voor crediteren".
  3. Kies of je alle gedeeltelijk en volledig afgewezen prestatierecords wil crediteren, of alleen volledig afgewezen prestatierecords.
  4. Klik op "OK".
    Aan de hand van de keuze die je in het scherm "Markeren voor crediteren" gemaakt hebt, worden de behandelingen automatisch in de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" geplaatst.
  5. Zo nodig kun je zelf nog meer behandelingen in de lijst "Te crediteren behandelingen:" plaatsen; klik in de linkerlijst "Gedeclareerde behandelingen:" op de behandeling die je wilt crediteren, en klik op . Herhaal deze stappen voor alle behandelingen die je wilt crediteren.

    Tip

    Als je op klikt, worden alle gedeclareerde behandelingen verplaatst naar de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:". Klik op om één behandeling terug naar de linkerlijst te verplaatsen, of klik op om alle behandelingen uit de rechterlijst naar de linkerlijst te verplaatsen.

  6. Klik op "Crediteren".
  7. Klik op "Ja"; de behandelingen uit de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" verdwijnen, en in het scherm "Declaraties" wordt een nieuwe regel toegevoegd met de gecrediteerde behandelingen.
    Het openstaande bedrag van de declaratie wordt verminderd met het bedrag van de gecrediteerde behandelingen.
    Ook hebben de declaraties die gecrediteerd zijn de status "Ongedeclareerd" gekregen, en verandert het icoon in de agenda naar .  Met een volgende declaratieronde worden zij weer meegenomen.
    Via "Printen" kun je de credit-declaratie afdrukken.
  8. Ga verder met het volgende onderwerp.

Corrigeren

Als je een verzamelstaat of nota (gedeeltelijk) gecrediteerd hebt, kun je de foutieve gegevens corrigeren. Veel declaraties worden afgewezen door een foutief ingevuld verzekeringsnummer, foutieve geboortedatum, het maximaal aantal toegestane behandelingen is overschreden, het tarief klopt niet of er is een verkeerde periode ingevuld in de behandelserie. Ook een combinatie van de genoemde mogelijkheden is mogelijk. 

Je kunt de correcties via verschillende schermen uitvoeren. Er volgen een aantal tips om de gegevens te corrigeren.

Declaratie opnieuw inzien

Via het declaratieoverzicht kun je (gecrediteerde) declaraties inzien. Je kunt op die manier uitzoeken om welke patiënt en behandeling het gaat. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de declaratie, klik op "Printen" en klik op "Herprinten declaratie".

Overzicht debiteurenposten

Je kunt alle (credit)declaraties naar een verzekeraar, patiënt of instelling/adres vinden in het declaratieoverzicht via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. Je kunt ook alle (credit)declaraties per individuele debiteur bekijken;

  • Verzekeraar: menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de verzekeraar, tabblad "5. Debiteurenposten";
  • Patiënt: menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad "7. Debiteurenposten";
  • Instelling/Adres: menu [Bestand], [Instellingen/Adressen], dubbelklik op de instelling / het adres, tabblad "4. Debiteurenposten".

Patiëntgegevens corrigeren

Als bij een patiënt de geboortedatum of het inschrijfnummer bij een verzekeraar niet klopt, kun je deze gegevens corrigeren via de patiëntgegevens. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.

Tip

Je kunt opnieuw een BSN-controle of COV uitvoeren.

Behandeling corrigeren

Als je een behandeling zoekt op basis van het specifieke "Behandelnummer", kun je de behandeling het snelst vinden via menu [Bestand], [Behandelingen].

Als je een behandeling zoekt bij een bepaalde patiënt, kun je de behandeling het snelst vinden via menu [Bestand], [Agenda] ("Opties", "Zoek afspraak..."), of via de patiëntgegevens; menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, klik op tabblad "4. Behandelepisodes" en dubbelklik rechtsonder op de behandeling.

Het kan ook zijn dat je bepaalde behandelingen ten onrechte hebt gedeclareerd. Deze moet je verwijderen. Als je dat niet doet, wordt de behandeling de volgende maand weer gedeclareerd.

Het verwijderen van een behandeling gaat het snelst via menu [Bestand], [Agenda], zoek de afspraak (via "F9") en klik op .

Behandelserie corrigeren

Als bijvoorbeeld de indicatie- of verwijsdiagnosecode niet goed ingevuld is, moet je dat in de behandelserie corrigeren. Je vindt de behandelserie via menu [Bestand], [Behandelseries], of via de patiëntgegevens; menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, klik op tabblad "4. Behandelepisodes".

Tarief corrigeren

Als je het verkeerde tarief gedeclareerd hebt, kun je via de wizard "Update contracttarieven" de juiste tarieven downloaden; menu [Bestand], [Contracten], klik op "Opties" en "Tarieven updaten...".

Als je een verkeerd praktijktarief gedeclareerd hebt, kun je deze tarieven wijzigen via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].

Opnieuw declareren

Als je de gegevens gecorrigeerd hebt, kun je de declaratie opnieuw aanbieden bij de verzekeraar via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...].