Jaar afsluiten

Een jaarafsluiting houdt in dat de grootboeken worden bijgewerkt: alle verlies- en winstrekeningen worden op nul gezet en de resultaten worden bij de grootboekrekening "Eigen vermogen" geboekt. Het jaar afsluiten is alleen mogelijk als:

  • het jaar daadwerkelijk is afgelopen;
  • er geen nog niet geboekte of ongedeclareerde behandelingen zijn.

Tip

Als nog niet alle vaste activa zijn afgeschreven, krijg je daarvan een melding. Het afsluiten gaat dan wel door.

Voorbereiding

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
  2. In het veld "Boekjaar:" zie je in welk boekhoudjaar je aan het werk bent. Je kunt de jaren per jaar afsluiten tot het huidige kalenderjaar.
  3. Bewaar de gegevens ("F5" of ).
  4. Maak een veiligheidskopie van de gegevens; het afsluiten van een jaar is onomkeerbaar. Mocht er iets fout gaan dan kun je altijd nog de veiligheidskopie terugzetten. Ook heb je zo een goede veiligheidskopie om te kunnen archiveren.

Jaar afsluiten

  1. Klik op menu [Systeem], [Archief], [Jaar afsluiten...].
  2. Klik op "Ja".
  3. Bij het afsluiten van het jaar controleert het programma of:
    - er nog niet afgeschreven vaste activa zijn;
    - er nog niet geboekte of ongedeclareerde behandelingen zijn.
  4. Bij nog niet afgeschreven vaste activa krijg je van Intramed een melding met de vraag of je toch door wil gaan.
  5. Alle gegevens worden in een apart archief gezet (dat per jaar wordt gemaakt). Dit archiefbestand vind je terug in de map waarin je Intramed geïnstalleerd hebt.
  6. Bij nog niet geboekte of ongedeclareerde behandelingen meldt Intramed dat en vraagt of je die wil bekijken.
  7. Bevestig deze vraag.

    Als er nog afspraken zijn, moet je beslissen wat je ermee doet: verwijderen of alsnog boeken en declareren. Je kunt de behandelingen ook in dit venster inzien en verwijderen.
    Als je de behandelingen alsnog wil boeken, moet je naar de agenda gaan en je boekt alsnog de behandeling(en).
    Als er nog ongedeclareerde behandelingen zijn, kun je de behandelserie of de patiëntgegevens controleren, waarom deze behandelingen niet gedeclareerd zijn. Ook nu moet je zelf beslissen wat je doet: verwijderen of de behandelseries / patiëntgegevens aanpassen en alsnog declareren.
    Als je besluit bepaalde behandelingen alsnog te willen declareren, moet je verzamelstaten en nota's opbouwen. Je geeft dan als einddatum op 31 december van het af te sluiten jaar.
  8. Tijdens de jaarafsluiting wordt het veld "Boeken mogelijk vanaf:" ingesteld op 1 januari van het nieuwe boekjaar. Je vindt dit veld in de systeemgegevens, tabblad "4. Financieel".