Met het ingaan van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kan een patiënt verzoeken om zijn gegevens te verwijderen uit jouw administratie (Recht op verwijdering). Maar als medisch dienstverlener heb je ook te maken met de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), die je verplicht op een medisch dossier bij te houden én minimaal 20 jaar te bewaren.
En dan zijn er nog je financiële gegevens, waarvoor een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt.

In principe is de praktijk verplicht de gegevens te verwijderen als een patiënt daarom verzoekt. Wij hebben zorgvuldig uitgezocht, wat dit voor Intramed betekent. En we komen tot 3 scenario's:

• een patiënt heeft niet om verwijdering gevraagd.
  Zijn gegevens worden (automatisch) verwijderd na de verschillende verplichte bewaartermijnen. Deze functionaliteit wordt later gebouwd, maar we houden er al wel rekening mee.
  Dit wil zeggen:

  • financiële gegevens na 7 jaar;

  • medische gegevens na 20 jaar. Deze bewaartermijn gaat in vanaf de laatste wijziging in het dossier. Er zijn uitzonderingen waardoor de gegevens bewaard blijven (bijvoorbeeld als de informatie belangrijk is voor familie, of in geval van een juridisch conflict). In dit geval moet je aangeven dat gegevens niet verwijderd mogen worden.

• een patiënt verzoekt om verwijdering van alleen de medische gegevens.

• een patiënt verzoekt om verwijdering van alle gegevens (wat alleen kan als onder andere aan alle bewaartermijnen is voldaan).

In deze versie van Intramed is het mogelijk gemaakt, om aan een verzoek tot verwijdering van een patiënt te voldoen.

Omdat compleet verwijderen van alle gegevens invloed heeft op de statistieken en de andere historische functies, is er voor gekozen gegevens te verwijderen of te anonimiseren.

Rechten binnen Intramed 

Het is niet de bedoeling, dat elke medewerker zomaar de medische gegevens van patiënten mag verwijderen. Wel zouden meerdere medewerkers de patiënten moeten kunnen zien, bij wie de medische gegevens zijn verwijderd. Dit kun je aangeven in de groepsrechten in Intramed.

1. Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Groepen].
2. Dubbelklik op de groep die je wilt.
3. Klik op tabblad "2. Acties".
   
4. Vink in de rubriek "Privacy" de actie "Verwijder medische dossier" aan.
5. Vink in de rubriek "Privacy" de actie "Verwijderde dossiers tonen" aan.

Wie daarvoor het recht "Verwijderde dossiers tonen" heeft, kan in de patiëntenlijst zo nodig de verwijderde patiënten zien. 

(Nog) niet verwijderbare patiëntgegevens

Als een patient vraagt om verwijdering van gegevens kunnen de volgende situaties optreden:

• Er zijn nog lopende financiële trajecten (zoals onbetaalde rekeningen). De patient kan niet worden verwijderd.
• Het is minder dan 7 jaar geleden dat de laatste financiële transactie is afgesloten: het dossier kan worden verwijderd, de financiele gegevens nog niet.
• Het is meer dan 7 jaar geleden dat de laatste financiële transactie is afgesloten. Het dossier én de financiële gegevens kunnen (automatisch) worden verwijderd.
• Het is meer dan 20 jaar geleden dat het laatste dossier is afgesloten. De patient kan (automatisch) worden verwijderd.

Medisch dossier verwijderen uit intramed

In Intramed worden patiëntgegevens op veel plaatsen gebruikt en bewaard. Om patiëntgegevens te verwijderen is er een speciale wizard voor ontwikkeld. Zo weet je als Intramed gebruiker zeker, dat alle relevante gegevens in 1 keer worden aangepakt. 

1. Ga naar [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op een patient waarvan je de gegevens wilt verwijderen.
2. Klik op "Opties", "Verwijder medisch dossier".
   
3. Als eerste zie je een scherm, waarop twee waarschuwingen staan. Waaronder een toelichting dat alle zaken van de patiënt eerst financieel afgehandeld moet zijn voor verwijderen.
   
    Verwijderen van medische gegevens is echt niet meer terug te draaien!
4. Klik op "Volgende".
5. Bevestig dat je echt wilt verwijderen en klik op "Voltooien".
   
    Je kunt nog steeds ook de actie annuleren. 
6. Je krijgt een melding, dat het gelukt is.
   
   Klik op "Sluiten".
7. Je ziet, dat de patiëntgegevens leeg zijn op enkele voor de database noodzakelijke velden na. Als naam wordt dan "<verwijderd>" gebruikt; ook op andere plaatsen waar patiëntnaam was te zien.

Patiëntenlijst

Onder de knop "Opties" is een extra optie "Verwijderde dossiers tonen" toegevoegd.

Klik je hierop, dan wordt de patiëntenlijst gefilterd op patiënten, waarvan de medische dossiers zijn verwijderd.

Je ziet hier al, dat algemene patiëntgegevens bewaard zijn gebleven (zie ook de inleiding van deze beschrijving).
Je kunt nog dubbelklikken op een patiënt in deze lijst.

In de patiëntenlijst staat nu bij de optie "Verwijderde dossiers tonen" een vinkje.

Klik je hierop, dan ga je terug naar de gewone patiëntenlijst; met de filtervinkjes in de staat zoals die stonden bij aanklikken.

Logging

Op tabblad "9. Logging" kun je aan-/uitvinken, dat het verwijderen van medische gegevens gelogd moet worden.

Vanuit de lijst met verwijderde medische dossiers kun je het log opvragen als je daartoe de rechten hebt.

1. Klik op "Opties", "Verwijderde dossiers tonen".
2. Klik op de patiënt.
3. Klik op menu "Bewerken", "Log inzien".

Na het verwijderen is er een logregel toegevoegd waarin staat, wanneer het medisch dossier is verwijderd en door wie.