Printen Mailing vanuit patiëntenlijst

Via de patiëntenlijst kun je een mailing sturen naar je patiënten. Zo kun je bijvoorbeeld een enquête, afspraakherinnering of een bevestiging van de 1e afspraak sturen.

Warning

Er kan alleen een mailing gestuurd worden naar patiënten waarbij op tabblad "2. Financieel/Mailing" het vak "Mailing toegestaan" is aangevinkt.  

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten].

    Tip

    Je kunt de lijst "Patienten" filteren. De filters worden overgenomen op tabblad 1 van de wizard "Mailing". Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.

  2. Klik op "Printen", "Mailing".

Tabblad 1

Wizard Mailing vanuit patiëntenlijst tab 1

  1. Vul de velden in.
    Je kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. 

    Veld

    Omschrijving

    Mailgroep:

    Klik op  en dubbelklik op de mailgroep naar wie je een mailing wilt sturen. Als je niets invult worden alle patiënten meegenomen.

    Pas aanvullende filters toe:

    Vink het vak uit als je geen aanvullende filters wilt toepassen. De onderstaande filtervelden zijn dan niet beschikbaar.

    Patientnr.:

    Typ het patiëntnummer in van de patiënt naar wie je een mailing wilt sturen. Als je niets invult worden alle patiënten meegenomen.

    Status:

    Klik op  en kies of je patiënten met status "Niet in behandeling" en/of met status "In behandeling" een mailing wilt sturen. Als je niets invult worden alle statussen meegenomen.

    Postcode:

    Als je alleen een mailing wilt sturen naar patiënten uit een bepaald gebied, kun je hier de betreffende postcode intypen. Als je niets invult worden alle postcodes meegenomen.

     Je kunt ook op een groter gebied filteren door gebruik te maken van filtertekens. Als je "1200..1240" intypt, worden alleen patiënten geselecteerd die een postcode tussen 1200 en 1240 hebben.

    Woonplaats:

    Als je alleen een mailing wilt sturen naar patiënten uit een bepaalde woonplaats, kun je hier de betreffende woonplaats intypen. Als je niets invult worden alle woonplaatsen meegenomen.

    Therapeut:

    Je kunt ook een mailing sturen naar de patiënten van een bepaalde medewerker. Klik dan op  en dubbelklik op de medewerker. Als je niets invult worden de patiënten van alle medewerkers meegenomen.

    Huisarts:

    Je kunt een mailing sturen naar de patiënten van een bepaalde huisarts. Klik dan op  en dubbelklik op de arts. Als je niets invult worden de patiënten van alle huisartsen meegenomen.

  2. Klik op "Volgende".

Tabblad 2

Wizard Mailing vanuit patiëntenlijst tab 2


Op dit tabblad zie je de patiënten die voldoen aan de criteria die je op het vorige tabblad hebt ingesteld.

  1. Selecteer de patiënten naar wie je een brief wilt sturen. Je kunt op een optie klikken, zodat het vinkje verdwijnt; deze patiënt wordt dan niet meegenomen.
     Via de knop "Alles deselecteren" worden alle opties in één keer uitgevinkt.
  2. Als alle patiënten uitgevinkt zijn, verandert de tekst in "Alles selecteren" waarmee je weer alle patiënten in de lijst tegelijk selecteert.
  3. Klik op "Volgende".

Tabblad 3

Wizard Mailing vanuit patiëntenlijst tab 3


Op dit tabblad kun je kiezen welk briefontwerp je wil gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een enquête of afspraakherinnering sturen.

  1. Klik op de naam van het briefontwerp dat je wil gebruiken.

    Tip

    Als je op "Voorbeeld brief" klikt, wordt een voorbeeldbrief geopend. 

    Tip

    Je kunt het briefontwerp wijzigen via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Brieven].

  2. Klik op "Volgende".

Tabblad 4

Wizard Mailing vanuit patiëntenlijst tab 4


Op dit tabblad kun je kiezen hoe je de mailing wilt versturen: per post (optie "Papier"), of per e-mail.

  1. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Papier

    Klik deze optie aan als je de mailing per post wilt versturen. Als je op "Voltooien" klikt worden de brieven geopend, en kun je deze printen en versturen.

    E-mail

    Klik op deze optie als je de mailing per e-mail wilt versturen.

    Op papier afdrukken als e-mailadres onbekend

    Dit veld is alleen beschikbaar als je hebt gekozen voor "E-mail".

    Als er bij de patiëntgegevens geen e-mailadres is ingevuld, wordt de brief niet naar deze patiënt ge-e-maild. Je kunt er voor kiezen om in dat geval de brief te printen, en de brief per post te versturen. Vink dan dit vakje aan door er op te klikken.

    Verzenden als:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je hebt gekozen voor "E-mail".

    Klik op  en kies hoe je de brief wilt versturen in de e-mail. Is de brief de hoofdtekst, kies dan voor de optie "Tekst". Je kunt de brief ook als bijlage aan een e-mail toevoegen. Kies dan voor de optie "Bijlage met opmaak (RTF)" of "Bijlage met opmaak (PDF)".

    Adresetiketten afdrukken

    Klik op deze optie als je adres-etiketten wilt printen als je de brieven per post verstuurt. Klik vervolgens in de lijst daaronder op het ontwerp van het etiket dat je wilt gebruiken.

  2. Klik op "Voltooien".
    Als je hebt gekozen voor het afdrukken van adresetiketten, wordt het scherm "Patient-etiket 8x3" geopend. Zie daarvoor de uitleg hierna.
    Als je hebt gekozen voor "Papier", wordt het scherm "Mailing" geopend. Je kunt de brieven printen door op  onderin beeld te klikken.
        
    Als je hebt gekozen voor "E-mail" en je werkt NIET met de interne e-mail client ([Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen]), wordt het e-mailprogramma gestart (bijvoorbeeld Outlook), en kunt je de e-mail versturen. Als het e-mailadres van de patiënt niet bekend is, wordt het scherm "Mailing" geopend.
        
    Als je hebt gekozen voor "E-mail" en je werkt WEL met de interne e-mail client ([Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen]) én je hebt een ZIVVER postbus, wordt het scherm "E-mailbericht opstellen en verzenden" geopend. Hier kun je onderin aanvinken, of je wilt verzenden via ZIVVER. Klik daarna op "Verzenden".
    Het bericht wordt via ZIVVER verzonden of je e-mailprogramma wordt gestart (bijvoorbeeld Outlook) en kunt je de e-mail versturen.  
       
    Het resultaat:  

Tabblad 5

Wizard Mailing vanuit patiëntenlijst tab 5


Op dit tabblad zie je een samenvatting van de brieven en eventueel de etiketten die zijn aangemaakt.

  1. Klik op "Sluiten". 

Tip

In dit geval wordt alleen een mailing gestuurd naar patiënten waarbij op tabblad 2 van de patiëntgegevens de optie "mailing is toegestaan" is ingesteld. Via een trucje kun je ook een mailing sturen naar de patiënten waarbij is ingesteld dat er geen mailing is toegestaan:
> Voeg de kolom "Mailing" toe aan de patiëntenlijst (rechtermuisknop op een kolomtitel, "Indeling…" en sleep de kolom "Mailing" naar de rechterkant, "OK").
> Filter de kolom vervolgens op "Nee" (klik in de kolom, druk op F8, Nee, "OK").
> Klik nu opnieuw op "Printen", "Mailing". Het filter "Mailing toegestaan:" is nu ook beschikbaar.
> Doorloop de wizard nogmaals om ook de patiënten waarbij "Nee" is ingevuld een mailing te sturen.

Etiket afdrukken

Als je hebt gekozen voor het afdrukken van adresetiketten, wordt het volgende scherm geopend.

 

  1. Selecteer zo nodig een al bestaande filter- en sortering-instelling (  en klik op een instelling).
  2. Vul op tabblad "1. Opties" in hoe en hoeveel (de) etiketten afgedrukt moeten worden.

    Veld

    Omschrijving

    Startrij:

    Typ in op welke regel het afdrukken moet beginnen. Bovenaan de pagina is startrij "1".

    Startkolom:

    Typ in, in welke kolom het afdrukken moet beginnen. Links op de pagina is startkolom "1".

    Aantal:

    Typ het aantal etiketten dat je per patiënt wil afdrukken.

  3. Automatisch zijn op tabblad "2. Patiënten" alle gegevens overgenomen uit de wizard "Mailing". Je hoeft dus niets te wijzigen, maar kan wel.
  4. Stel zo nodig een andere sortering in.

    Veld

    Omschrijving

    Sortering:

    Klik op en kies een sorteermogelijkheid.

  5. Stel zo nodig het soort uitvoer in (zie onderaan deze uitleg).
  6. Klik op "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals je bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld.
     
  7. Als je bij de rubriek "Uitvoer" hebt gekozen voor "Scherm", dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm). Klik op om te printen en op om te bewaren.
  8. Sluit het scherm ("ESC" of ).

Rapportinstellingen bewaren

De ingestelde filters en sortering kun je bewaren voor als je een rapport nogmaals wilt afdrukken.

  1. Je wilt via een rapportscherm een rapport printen.
  2. Stel de gewenste filters en sortering in.
  3. Klik bovenin het scherm op .   
  4. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Geef een naam op waaronder u de instellingen wilt bewaren:

    Typ hier een naam in, waaronder deze rapportinstellingen moeten worden bewaard.
    Geef je een al bestaande naam op, dan wordt die instelling overschreven. Je krijgt nog wel eerst een bevestigingsvraag. 

    Het rapport toegankelijk maken voor alle gebruikers.

    Kies voor deze optie als je wilt dat alle collega's deze rapportinstellingen mogen gebruiken.

  5. Klik op "OK".

Tip

Klik op  om een bewaarde rapportinstelling uit de lijst te verwijderen.Je krijgt nog wel eerst een bevestigingsvraag.

Print en printer instellingen

Onderin een rapportscherm zie je de rubriek "Uitvoer". Hierin stel je de wijze van printen en de te gebruiken printer in.

  1. Vink in de rubriek "Uitvoer" de velden aan; voor zover van toepassing. Je kunt meerdere mogelijkheden tegelijk aanvinken.

    Optie

    Omschrijving

    Scherm

    Het rapport wordt op het beeldscherm getoond.

    Printer

    Het rapport wordt naar de standaard printer gestuurd.

    Opmaken voor printer

    Als je voor deze optie kiest, worden de opmaakmogelijkheden van de printer gebruikt. Het rapport op je beeldscherm zal meestal minder mooi zijn, omdat de lettertypes van de printer andere tekenafstanden hebben dan de schermlettertypen. Het voordeel is echter dat je vanuit het rapport op het beeldscherm alsnog kunt kiezen om het rapport naar de printer te sturen. 

    Bestand

    Het rapport wordt als bestand opgeslagen op de locatie, die je via  achter het veld kiest.

  2. In de rubriek "Informatie" zie je, op welk papierformaat voor dit rapport staat ingesteld en welke printer geselecteerd is.
  3. Kies zo nodig een andere printer: klik op "Printer".
  4. Vul de velden in de rubriek "Printer" in; voor zover van toepassing.

    Velden

    Omschrijving

    Naam:

    Selecteer zo nodig een andere printer.

    "Eigenschappen"

    Klik hierop als je bij de geselecteerde printer nog zaken als kleurendruk, papierkeuze, dubbelzijdig printen etc. wil instellen. Welke mogelijkheden je hebt, is afhankelijk van de geselecteerde printer.

    Naar bestand

    Vink dit aan als je het rapport vanuit dit scherm als bestand wilt printen.

  5. Vul de velden in de rubriek "Afdrukbereik" en "Aantal" in; voor zover van toepassing.

    Veld

    Omschrijving

    Alles

    Dit veld is standaard aangevinkt. Je kunt dit niet wijzigen.

    Aantal exemplaren:

    Typ hier het aantal exemplaren dat je wilt printen in.

    Sorteren

    Kies voor deze optie als je meerdere exemplaren wilt en de exemplaren alvast gesorteerd wilt hebben. 

  6. Klik op "OK" om de instellingen te bewaren en het scherm te sluiten.