Jeugd GGZ: berichtenverkeer JW301 t/m JW316

In deze versie is het volledige berichtenverkeer rondom de Jeugd GGZ toegevoegd (JW301 t/m JW316). Hiermee kun je berichten uitwisselen met gemeentes en kun je de berichtenstroom monitoren. Schematisch ziet het totale berichtenverkeer er als volgt uit, waarbij alle berichten in paren voorkomen:

Tip

Doordat het volledige berichtenverkeer met de gemeente is opgenomen Intramed, is de VNG-app overbodig geworden en heb je dus niet meer nodig!

Warning

Voorwaarden voor het gebruik van het berichtenverkeer Jeugdhulp:
                                   
- AGB-code moet ingevuld zijn in de praktijkgegevens of in het contract
- Er is een codelijst van het soort "Jeugdhulp" aanwezig in de administratie
- In het contract zijn de gemeente, deelnemers en codelijst "Jeugdhulp" aanwezig
- De online diensten van het berichtenverkeer zijn aanwezig in de administratie
- De online dienst van het berichtenverkeer is ingesteld bij de gemeente of het contract
- Bij de patiënt moet een behandelepisode en -serie "Jeugdhulp" geregistreerd zijn

Als in jouw administratie een codelijst van het soort "Jeugdhulp" aanwezig is, heb je de beschikking over de nieuwe menu-optie [Bestand], [Berichtenverkeer Jeugdhulp]. In dit scherm zijn de 4 verschillende berichtenparen ondergebracht op 4 verschillende tabbladen. 

Tabblad "1. Verzoek"

Op het eerste tabblad zie je alle berichten met de hoofdstatus "Verzoek". Bovenaan het tabblad zie je de uitleg over het tabblad:  

                                

Berichten verzenden en ontvangen

  1. Klik op "Berichten verzenden" om berichten met status "Te versturen" naar de gemeente te verzenden. Er wordt vervolgens gecontroleerd of de verplichte gegevens ingevuld zijn. Is dat niet zo, dan wordt het scherm "Foutenoverzicht" getoond.

     Via "Bewaren" kun je het foutenoverzicht als tekstbestand opslaan en bijvoorbeeld printen.
     Bij patiënten zonder geverifieerd BSN wordt de waarde "Basisregistratie personen" toegekend bij het verwerken van een JW-301-bericht.
  2. Los de meldingen op en klik opnieuw op "Berichten verzenden".

Klik op "Berichten ontvangen" om verzoeken en goedkeuring van een verzoek te ontvangen.

Tip

Voordat je de gegevens verzendt, kun je het bericht nog wijzigen: dubbelklik op een bericht en wijzig de gegevens.
                                        

Verzoek toevoegen

Je kunt ook zelf een verzoek om toewijzing Jeugdhulp versturen:

  1. Klik op .  
  2. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Patiënt:

    Klik op  en dubbelklik op de patiënt waarvoor je een toewijzing verzoekt. Dit is een verplicht veld.

    Behandelserie:

    Klik op  en dubbelklik op de behandelserie waarvoor je een toewijzing verzoekt. Dit is een verplicht veld.

    Beschikkingsnummer:

    Als de patiënt al een beschikkingsnummer heeft, typ die dan in.

    Beschikking ingangsdatum:

    Als je een beschikkingsnummer hebt ingevuld, is dit veld verplicht om in te vullen. Typ de ingangsdatum van de beschikking in of gebruik de kalender via .

    Toewijzing ingangsdatum:

    Typ de ingangsdatum van de toewijzing in of gebruik de kalender via .

    Toewijzing einddatum:

    Typ zo nodig de einddatum van de toewijzing in of gebruik de kalender via .

    Hoofdaannemer:

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker die de hoofdaannemer is. Als je deze leeg laat, wordt automatisch de behandelaar uit de gekoppelde behandelserie ingevuld.

  3. Als alle verplichte velden ingevuld zijn, is "Volgende" beschikbaar. Klik hier op.
  4. Op dit tabblad registreer je gegevens over het te gebruiken product. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Codelijst:

    Hier is automatisch de codelijst uit de behandelserie ingevuld. Je kunt dit wijzingen: klik op  en dubbelklik op de codelijst.

    Productcategorie:

    Aan de hand van de gekozen codelijst, wordt automatisch de productcategorie getoond.

    Productcode:

    Klik op  en dubbelklik zo nodig op de geplande productcode.

    Omvang:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de eenheid van de omvang van de geplande behandeling (minuten, uren, dagen etc.).
    Als je een eenheid hebt gekozen, is het veld daarachter ook beschikbaar. Typ daar het aantal (minuten / uren / dagen) in.

    Frequentie:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de frequentie van de omvang van de geplande behandeling.

    Binnenkomst GGZ:

    Klik op  en kies de binnenkomst van de patiënt. Dit veld moet je verplicht invullen.

  5. Klik op "Volgende".

    Je ziet een samenvatting van de gegevens. Via "Vorige" kun je nog terug in de wizard om gegevens te wijzigen.
  6. Klik op "Voltooien"; er wordt een bevestiging getoond en de toewijzing is toegevoegd op tabblad "1. Verzoek".
  7. Klik op "Sluiten".
  8. Klik op "Bericht verzenden" om het verzoek naar de gemeente te sturen.
  9. Kies het VECOZO systeemcertificaat dat bij de AGB-code hoort.

Tabblad "2. Toewijzing"

Op dit tabblad zie je alle berichten met de hoofdstatus "Toewijzing". Bovenaan het tabblad zie je de uitleg over het tabblad:  

Kies rechtsboven weer voor "Berichten verzenden" of "Berichten ontvangen" om gegevens naar de gemeente te sturen of van de gemeente te ontvangen.

Tip

Voordat je de gegevens verzendt, kun je het bericht nog wijzigen: dubbelklik op een bericht en wijzig de gegevens. 
                                   

Toewijzing Jeugdhulp (JW301) onbekende patiënt

Als je een toewijzing Jeugdhulp (JW301) ontvangt voor een patiënt die nog niet in jouw administratie voorkomt, wordt deze patiënt automatisch op de aanmeldingenlijst geplaatst.

Via [Bestand], [Aanmeldingenlijst] vind je de patiënt. Bij "Aangemeld voor:" zie je voor welke codelijst de patiënt aangemeld is.
Via "Patiëntkaart aanmaken" kun je de nieuwe patiënt opnemen in je administratie en een nieuwe behandelepisode en -serie toevoegen.

Tabblad "3. Behandeling"

Op dit tabblad zie je alle berichten met de hoofdstatus "Behandeling". Bovenaan het tabblad zie je de uitleg over het tabblad:  

Tip

Voordat je de gegevens verzendt, kun je het bericht nog wijzigen: dubbelklik op een bericht en wijzig de gegevens
                                              

Markeer voor starten

Als je op een bericht klikt met status "Te behandelen", is aan de rechterkant "Markeer voor starten" beschikbaar. Als je hier op klikt, wordt het volgende scherm geopend:

Klik op "OK"; de status wijzigt in "Te starten behandeling". Klik op "Verzenden" om de JW305 te versturen naar de gemeente.
 
                                

Markeer voor stoppen

Als je op een bericht klikt met status "In behandeling", is aan de rechterkant "Markeer voor stoppen" beschikbaar. Als je hier op klikt, wordt het volgende scherm geopend:

Vul de velden "Einddatum:" en "Reden beëindiging:" in en klik op "OK".
Als de "Reden beëindiging:" "Levering is tijdelijk beëindigd" gekozen is, blijft het bericht op tabblad "3. Behandeling" staan. Als de behandeling op een later moment weer verder gaat, kun je via "Markeer voor starten" de behandeling opnieuw starten.
Als er een andere reden gekozen is dan "Levering is tijdelijk beëindigd", wordt het bericht naar tabblad "4. Beëindigd" verplaatst.

Tabblad "4. Beëindigd"

Op dit tabblad zie je alle berichten met de hoofdstatus "Beëindigd". Bovenaan het tabblad zie je de uitleg over het tabblad:  

Op dit tabblad kun je alleen de berichten inzien door er op te dubbelklikken.

Opties 

Op elk tabblad zijn 3 "Opties" beschikbaar:

1. Toewijzing registreren

Als het verzoek om toewijzing (JW315) vanuit Intramed verzonden is en je direct een toewijzing ontvangen hebt (JW301) op een andere manier dan via VECOZO, kun je die via "Opties", "Toewijzing registreren" invoeren.

Warning

De optie is alleen beschikbaar als je langer dan 5 wacht op de JW301.

  1. Op het eerste tabblad registreer je algemene gegevens en gegevens over de beschikking. 

    Veld

    Omschrijving

    Patiënt:

    Klik op  en dubbelklik op de patiënt waarvoor de toewijzing geldt. Dit is een verplicht veld.

    Behandelserie:

    Klik op  en dubbelklik op de behandelserie waarvoor de toewijzing geldt. Dit is een verplicht veld.

    Beschikkingsnummer:

    Typ het beschikkingsnummer in. Dit is een verplicht veld. 

    Grondslag 1:

    Klik op  en kies de grondslag van de toewijzing. Dit is een verplicht veld.

    Grondslag 2:

    Klik op  en kies zo nodig een tweede grondslag van de toewijzing.

    Afgiftedatum:

    Typ de afgiftedatum van de beschikking in of gebruik de kalender via . Dit is een verplicht veld.

    Ingangsdatum:

    Typ de ingangsdatum van de toewijzing in of gebruik de kalender via . Dit is een verplicht veld.

    Einddatum:

    Typ de einddatum van de toewijzing in of gebruik de kalender via .

    Hoofdaannemer:

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker die de hoofdaannemer is. Als je deze leeg laat, wordt automatisch de behandelaar uit de gekoppelde behandelserie ingevuld.

  2. Klik op "Volgende".
  3. Op dit tabblad registreer je de gegevens over het beschikte product. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Codelijst:

    Klik op  en dubbelklik op de codelijst die voor het beschikte product geldt. Dit is een verplicht veld.

    Productcategorie:

    Aan de hand van de gekozen codelijst, wordt automatisch de productcategorie getoond.

    Productcode:

    Klik op  en dubbelklik zo nodig op de beschikte productcode.

    Begindatum:

    Typ de begindatum van het beschikte product in of gebruik de kalender via . Dit is een verplicht veld.

    Einddatum:

    Typ zo nodig de einddatum van het beschikte product in of gebruik de kalender via .

    Omvang:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de eenheid van de omvang van het beschikte product (minuten, uren, dagen etc.).
    Als je een eenheid hebt gekozen, is het veld daarachter ook beschikbaar. Typ daar het aantal (minuten / uren / dagen) in.

    Frequentie:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de frequentie van de omvang van het beschikte product.

  4. Klik op "Volgende".
  5. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Toewijzingsnummer:

    Typ het toewijzingsnummer in. Dit is een verplicht veld.

    Toewijzingsdatum:

    Typ de toewijzingsdatum in of gebruik de kalender via . Dit is een verplicht veld.

    Toewijzingstijd:

    Typ de toegewezen tijd in. Dit is een verplicht veld.

    Codelijst:

    Klik op  en dubbelklik op de codelijst die voor het toegewezen product geldt. Dit is een verplicht veld.

    Productcategorie:

    Aan de hand van de gekozen codelijst, wordt automatisch de productcategorie getoond.

    Productcode:

    Klik op  en dubbelklik zo nodig op de toegewezen productcode.

    Begindatum:

    Typ de begindatum van het toegewezen product in of gebruik de kalender via . Dit is een verplicht veld.

    Einddatum:

    Typ zo nodig de einddatum van het toegewezen product in of gebruik de kalender via .

    Omvang:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de eenheid van de omvang van het toegewezen product (minuten, uren, dagen etc.).
    Als je een eenheid hebt gekozen, is het veld daarachter ook beschikbaar. Typ daar het aantal (minuten / uren / dagen) in.

    Frequentie:

    Als je een "Productcode:" hebt ingevuld, is dit veld verplicht. Klik op  en kies de frequentie van de omvang van het toegewezen product.

  6. Klik op "Volgende".
  7. Op dit tabblad wordt een samenvatting getoond. Klik op "Voltooien" om de toewijzing te bewaren.

                                           

2. Directe toegang registreren

In sommige gevallen krijg je een patiënt direct toegewezen (JW301), zonder een eerder verstuurd verzoek (JW315). Deze toewijzing is bijvoorbeeld via e-mail, fax of de VNG app binnen gekomen. In dat geval kun je zelf een bericht toevoegen via "Opties", "Directe toewijzing invoeren". Zie "Toewijzing registreren" voor de wizard die dan geopend wordt.

                                

3. Jeugdhulpbericht herzien

Als VECOZO het verzonden bericht afgekeurd heeft, of de gemeente het bericht inhoudelijk afgekeurd heeft, krijgt het bericht respectievelijk de status "Afgekeurd" en "Inhoudelijk afgekeurd". Via de optie "Jeugdhulpbericht herzien", kun je het bericht wijzigen en opnieuw versturen.  

Reden attentie

Als er zaken ontbreken waardoor het bericht niet verstuurd kan worden, dan kleurt de regel rood. Op elk tabblad is onderin "Reden attentie:" zichtbaar. Hierin wordt wordt de reden getoond waarom het bericht niet verstuurd kan worden. 

Algemene attenties:

  • Geen geldig contract gevonden
  • Geen online dienst geselecteerd in contract / verzekeraar
  • De patiënt staat nog op de aanmeldingenlijst. Voeg deze als volwaardige patiënt toe
  • Geen behandelepisode gekoppeld. Geen behandelserie gekoppeld

Los de algemene attenties op, zodat je de berichten wel kunt versturen.

Attenties op basis van tijd: 

  • Geen ontvangstbevestiging (JW316) van de gemeente ontvangen. (3 werkdagen na JW315)
  • Geen toewijzing (JW301) van de gemeente ontvangen. (5 werkdagen na JW316)
  • Geen bevestiging van toewijzing (JW302) verzonden. (3 werkdagen na JW301)
  • Geen startbevestiging (JW306) van gemeente ontvangen. (3 werkdagen na JW305)
  • Geen stopbevestiging (JW308) van gemeente ontvangen. (3 werkdagen na JW307)

Berichten inzien

In het scherm "Berichtenverkeer" is de actuele status van de berichten zichtbaar. De historie van ontvangen en verzonden berichten wordt bij de patiënt bewaard, op 3 verschillende plekken. 

1. In de patiëntgegevens

Als bij een patiënt een Jeugd GGZ klacht aanwezig is, is op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens "Schermen" beschikbaar. Als je kiest voor "Schermen", "Jeugdhulpstatus", worden alle berichten die bij deze patiënt horen getoond:

Zo nodig kun je via "Schermen" het bericht inzien of via "Opties" de behandelserie die aan het bericht gekoppeld is, wijzigen.

2. In de behandelserie

Als bij een patiënt een Jeugd GGZ klacht aanwezig is, is in de behandelserie op tabblad "2. Toestemming", subtabblad "b. Berichten Jeugdhulp" beschikbaar. Hierop zijn alle berichten die bij de behandelserie horen zichtbaar:

Via "Schermen" kun je het bericht vervolgens inzien.

3. In de behandelepisode

Als bij een patiënt een Jeugd GGZ klacht aanwezig is, is op tabblad "1. Verslaglegging" van de behandelepisode, "Schermen", "Jeugdhulpstatus" beschikbaar. Als je daarop klikt, worden alle berichten die bij deze behandelepisode horen getoond:

Berichtinstellingen per gemeente

Het berichtenverkeer rond het starten en stoppen van zorgverlening is niet bij alle gemeentes verplicht. Daarom is het mogelijk om het startbericht (JW305), stopbericht (JW307) en de retourberichten daarop (JW306; JW308) uit te schakelen in het contract. Daarmee worden een aantal statussen in de berichtenstroom overgeslagen. Op het nieuwe tabblad "5. Jeugdhulp" stel je dat in:

  1. Open het contract met de gemeente, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Contracten] en dubbelklik op het contract.
  2. In contracten waarbij op tabblad "1. Algemeen" de codelijst "Jeugd GGZ" gekozen is, is het nieuwe tabblad "5. Jeugdhulp" beschikbaar.

    Op dit tabblad kun je aangeven welke berichten door de gemeente worden gebruikt. 
     Als je het start- of stopbericht uitschakelt, wordt automatisch ook het bijbehorende retourbericht uitgeschakeld.
  3. Daarnaast is het veld "Declaratie Jeugdhulp versturen als:" van tabblad "1. Algemeen" verplaatst naar tabblad "5. Jeugdhulp".
  4. Bewaar de gegevens ("F5" of ).
  5. Herhaal stap 1 en 2 voor andere contracten met gemeenten.

De berichten die zijn overgeslagen, zijn wel in de historie bij de patiënt zichtbaar. Deze berichten hebben de status "Overgeslagen i.v.m. contract".