Voor het eerst starten met Intramed

In deze korte handleiding presenteren we 12 stappen om de administratie in Intramed op te zetten. We beperken de informatie tot de hoofdlijnen en belangrijkste aandachtspunten bij elke stap. Deze zie je in het volgende schema onder elkaar staan. 
Klik in het schema op een onderwerp om daar uitgebreide instructie over te krijgen. 

Tip

Wil je de stappen in beeld laten staan, klik dan in de Intramed help de functie  uit. Hierdoor blijft het stappen-schema in beeld. Als je op een onderwerp hebt geklikt, kun je eenvoudig terug naar dit schema, door op het tabblad "Proces" te klikken bovenin het help-scherm.
                             
Het help scherm kun je breder maken, zodat je de tekst in dit scherm beter kunt lezen. 
             

Met de pijlen  kun je naar het vorige of volgende onderwerp dat je eerder geopend hebt.

                                  

Als je gaat beginnen om de eerste gegevens in Intramed in te voeren, kun je het beste de beschreven stappen volgen. Je bouwt dan steeds voort op eerder ingevulde gegevens.

Warning

Intramed is geschikt voor vele beroepsgroepen. Sommigen gaan uit van patiënten; anderen van cliënten. In deze handleiding zal gesproken worden over patiënten.

STAP 1

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Beroepsgroep kiezen eerste keer aanmelden Programma starten en aanmelden / inloggen

Na de installatie kun je Intramed openen.

Intramed is voor veel beroepsgroepen geschikt, maar niet iedereen gebruikt alle functies en mogelijkheden. Daarom kun je bij de eerste keer aanmelden, aangeven of je alleen de mogelijkheden voor (een) specifieke beroepsgroep(en) wilt gebruiken. Hierdoor worden bijvoorbeeld de codelijsten en briefontwerpen voor alleen die beroepsgroep(en) beschikbaar.

 AlsIntramed opent, wordt het hoofdscherm getoond. Daarin zie je links de sidebar en rechts de interactieve help. De sidebar kun je sluiten door op het "pin"-icoon te klikken . De help kun je aan- en uitzetten door op de "F1" toets te drukken.

STAP 2

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Praktijkgegevens tabblad 1. Praktijk Praktijkgegevens tabblad 2. Licentie Praktijkgegevens tabblad 3. Locaties Locatie toevoegen Vrij beschikbare bedrijfsmiddelen toevoegen of wijzigen

Je begint met je praktijkgegevens in te voeren. Dit scherm verschijnt na het openen van de administratie en bestaat uit 3 tabbladen. Anders kun je het scherm openen via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].

  • Tabblad 1: je vult hier je praktijkgegevens in. De velden "Straat:" en "Huisnummer:" zijn van belang in verband met de licentie en worden bijvoorbeeld ook gebruikt in nota's naar de patiënt.
    Zorg ook dat je een e-mailadres en een VNZ/AGB-praktijkcode invult. Deze velden zijn bij het declareren naar verzekeraars van belang.
  • Tabblad 2: het veld "Adres:" wordt overgenomen van wat je ingevuld hebt op tabblad "1. Praktijk". De overige gegevens vul je in met de gegevens uit de toegezonden brief.
  • Tabblad 3: hier kun je meerdere locaties invoeren of meerdere soorten praktijken op hetzelfde adres. Door het vastleggen van meerdere adressen, kun je gespecificeerde statistische informatie krijgen. Bijvoorbeeld hoeveel zittingen er per locatie zijn gegeven of hoeveel omzet per locatie.

 Je kunt je praktijkgegevens altijd oproepen via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens] en de gegevens aanpassen of nieuwe licentiegegevens invoeren.

STAP 3

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Systeemgegevens tabblad 1. Algemeen Systeemgegevens tabblad 2. Declareren Systeemgegevens tabblad 3. Nota instellingen Systeemgegevens tabblad 4. Financieel Systeemgegevens tabblad 5. Agenda Systeemgegevens tabblad 6. Aanmaningstraject Systeemgegevens tabblad 7. Modules Systeemgegevens tabblad 8. Koppelingen/exports Systeemgegevens tabblad 9. Logging Systeemgegevens tabblad 10. Externe toegang

Vervolgens voer je de systeemgegevens in. Hier worden diverse standaard instellingen en gegevens opgeslagen, die andere functies in Intramed aansturen. Het scherm open je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 4

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Medewerker toevoegen Medewerker tabblad 1. Algemeen Medewerker tabblad 2. Overig/Postbussen Medewerker tabblad 3. Instellingen Medewerker tabblad 4. Declareren Medewerker tabblad 5. Agenda Medewerker tabblad 6. Aanmaningstraject Medewerker tabblad 7. Codelijstinstellingen Medewerker tabblad 8. Documenten Medewerker tabblad 9. Betrokken bij

Standaard is al één medewerker "Praktijkhouder" aangemaakt met gebruikersnaam "SUPER". Deze medewerker kun je wijzigen en je eigen gegevens invoeren. Deze gebruiker behoort automatisch tot "Groep 1: Praktijkhouder/eigenaar". Deze groep heeft alle rechten binnen Intramed en volledig beheer. Het scherm open je via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].

 Wanneer je wil zien welke rechten bij een bepaalde groep horen, ga dan naar menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen] en dubbelklik op de betreffende groep.

  • Tabblad 2: op dit tabblad vul je de NAW-gegevens van de medewerker in. Vergeet ook niet het e-mailadres in te vullen als je via Intramed declareert naar VECOZO met een G3-systeemcertificaat.
  • Tabblad 4: de rubriek "Verwerking" vul je alleen in als je declareert namens iemand anders of gebruik maakt van een service bureau.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 5

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Arts/specialist toevoegen Artsgegevens tabblad 1. Algemeen Artsgegevens tabblad 2. Medisch Artsgegevens tabblad 3. Documenten Artsgegevens tabblad 4. Betrokken bij

Nu kun je artsen en specialisten in gaan voeren. Het scherm open je via menu [Bestand], [Artsen].

 Je kunt ook via de patiëntgegevens tabblad "1. Algemeen" een arts toevoegen aan de keuzelijst die beschikbaar is.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 6

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Codelijst toevoegen Verrichtingcode toevoegen of wijzigen  

Aan codelijsten en de bijbehorende verrichtingcodes zijn de te declareren tarieven gekoppeld. Standaard zijn al een aantal codelijsten en verrichtingcodes opgenomen. Dit is bepaald door de beroepsgroep(en) die je eerder gekozen hebt bij "Stap 1: Start Intramed". Het scherm open je via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].

In de bovenste lijst selecteer je de codelijst en onderin worden de bijbehorende verrichtingcodes getoond. Bij een verrichtingcode kun je je praktijktarief invullen dat gehanteerd wordt als er geen contracttarief wordt gebruikt.

STAP 7

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Verzekeraar toevoegen Verzekeraargegevens tabblad 1. Algemeen Verzekeraargegevens tabblad 3. Verzekeringen/Contracten Verzekeraargegevens tabblad 4. Documenten Verzekeraargegevens tabblad 5. Debiteurenposten Verzekeraargegevens tabblad 6. Verkoop Verzekeraargegevens tabblad 2. Contactgegevens

Contract toevoegen Contract tabblad 1. Algemeen Contract tabblad 2. Tarieven Contract tabblad 3. Percentages Contract kopiëren Contracttarieven overnemen uit een ander contract Wizard Update contracttarieven

Je voert de gegevens van alle verzekeraars en/of gemeenten in naar wie je wilt gaan declareren. Het scherm open je via menu [Bestand], [Verzekeraars].

 Voer één verzekeraar handmatig in met alle gewenste instellingen. Voer daarna alle patiënten in en voer een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) uit (zie stap 8). Nieuwe verzekeraars worden via de COV automatisch toegevoegd waarbij tabblad 1 wordt gevuld zoals je dat bij de eerste verzekeraar hebt gevuld.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

                                            

Als je met een verzekeraar aparte tariefafspraken hebt gemaakt, moet je bij die verzekeraar een contract aanmaken. In het contract leg je vast welke therapeuten op dat contract mogen declareren, voor welke codelijsten en tegen welke tarieven.

 Als er in je praktijk meerdere declaranten zijn, moet je per declarant een apart contract aanmaken.

 Je kunt bij elke verzekeraar handmatig een contract toevoegen, maar je kunt deze ook kopiëren. 

  • Tabblad 2: de tarieven van de meeste beroepsgroepen kun je importeren ("Update contracttarieven"). Op dit tabblad zie je de ingangsdatum en het tarief. Je kunt ze ook handmatig toevoegen / wijzigen.  

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 8

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Wizard Afspraak inplannen vanuit agenda Patiëntgegevens tabblad 1. Algemeen Patiëntgegevens tabblad 2. Financieel/Mailing Patiëntgegevens tabblad 3. Bijzonderheden Patiëntgegevens tabblad 4. Behandelepisodes Patiëntgegevens tabblad 5. Oefenprogramma's Patiëntgegevens tabblad 6. Documenten Patiëntgegevens tabblad 7. Debiteurenposten Patiëntgegevens tabblad 8. Verkoop Patiëntgegevens tabblad 9. Abonnementen Patiëntgegevens tabblad 10. Betrokkenen COV uitvoeren bij meerdere patiënten vanuit patiëntenlijst COV uitvoeren bij meerdere patiënten vanuit agenda

Behandelserie wijzigen via patiëntgegevens Behandelserie tabblad 1. Behandelserie Behandelserie tabblad 2. Toestemming Behandelserie tabblad 3. Diagnose (algemeen) Behandelserie tabblad 5. Declaratietraject Behandelserie tabblad 7. Verwijsbericht

Je kunt een nieuwe patiënt direct in de agenda invoeren, zonder eerst de patiënt aan te hoeven maken in de administratie. Daarvoor is de wizard "Plannen van een afspraak" beschikbaar. Na het doorlopen van de wizard is:

  • in menu [Bestand], [Patiënten] een nieuwe patiënt aangemaakt;
  • een behandeldossier bij die patiënt aangemaakt op tabblad "4. Behandelepisodes";
  • een behandelserie aangemaakt en gekoppeld aan het behandeldossier;
  • een eerste afspraak in de agenda gezet.

 De wizard kan ook gestart worden via menu [Bestand], [Afspraak inplannen]. Bij deze methode zoekt de wizard naar beschikbare tijden. Bovendien kun je dan patiënten in een wachtrij plaatsen.

Vervolgens kun je de patiëntgegevens controleren en aanvullen.

  • Tabblad 4: je ziet de met de wizard aangemaakte behandelserie staan. In Intramed is een behandelserie nodig om afspraken in de agenda te kunnen plannen. In de behandelserie kies je of de patiënt via Directe toegankelijkheid of Verwijzing is binnengekomen. (Zie ook "Vul de behandelserie aan".)
  • Tabblad 5: je ziet hier de met de wizard aangemaakte behandelepisode staan. Controleren en zo nodig aanpassen wordt in de volgende stap behandeld.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

 Wanneer je je administratie opzet, hoef je niet bij elke patiënt afzonderlijk een COV uit te voeren. Je kunt dit ook in één keer doen via de patiëntenlijst of agenda.

Op tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens is een behandelserie aangemaakt. Deze gegevens kun je controleren en aanvullen.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 9

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Wizard Afspraak inplannen vanuit agenda Verslaglegging: navigatie algemeen Behandelepisode tabblad 2. Behandelseries Behandelepisode tabblad 3. Oefenprogramma's Behandelepisode tabblad 4. Onderbrekingen Behandelepisode tabblad 5. Gewicht Behandelepisode tabblad 6. Documenten Behandelepisode tabblad 8. Diëten Behandelepisode tabblad 9. Aanvullende gegevens LIPZ Behandelepisode tabblad 10. Betrokkenen

Elke klacht van een patiënt wordt als het ware in een map gestopt (het behandeldossier). Daar wordt een naam aan gegeven en allerlei zaken die te maken hebben met die klacht worden in diezelfde map gestopt. Het scherm opent je via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, ga naar tabblad "4. Behandelepisodes" en dubbelklik op de behandelepisode.
                  
Via de verslagleggingsrichtlijnen in Intramed kun je je medisch handelen gestructureerd vastleggen. Ook in behandelingen kun je dan je medisch handelen vastleggen. De complete verslaglegging komt ook in het behandeldossier terecht.

Zo krijgt elke patiënt een behandeldossier. Sommige gegevens uit de behandeldossiers worden gebruikt bij het maken van de nota's en declaraties.

Per tabblad is beschreven welke instellingen je kunt doen. Klik daarvoor op het betreffende tabblad in het schema hiernaast.

STAP 10

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Vervolgafspraak maken via de agenda/wizard Afspraak, notitie of handeling kopiëren en plakken Behandeling / afspraak wijzigen Afsprakenoverzicht van patiënt Agenda rooster aanmaken of wijzigen   

De vervolgbehandelingen plan je in de Intramed agenda. Deze agenda kun je voor een deel zelf inrichten met roosters, blokken en lay-outs. Het scherm open je via menu [Bestand], [Agenda].

 De agenda indeling voor je gehele praktijk stel je zelf in via de systeemgegevens. (Zie stap 3 "Stel de systeemgegevens in", tabblad 5.)
Per medewerker kun je een afwijkende agenda indeling instellen via de medewerkergegevens. (Zie stap 4 "Voer de medewerkers in", tabblad 5.)

Je kunt nu de afspraken in de agenda invoeren. Dat kun je doen via de wizard "Plannen van een afspraak" of door een vorige afspraak te kopiëren en plakken. Als je dubbelklikt op een afspraak, kun je de gegevens van de behandeling nog wijzigen.

 Naast afspraken kun je ook notities en handelingen in de agenda opnemen.

STAP 11

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Handelingen voorafgaand aan declareren Declareren naar verzekeraars Inleiding nota's opbouwen   

Gefeliciteerd, je kunt nu gaan declareren! Nu de verzekeraars, contracten en patiënten compleet zijn en de behandelingen zijn ingevoerd, bent je toe aan de laatste stap. Met het G3-systeemcertificaat kun je eenvoudig en snel online declareren naar verzekeraars.

Voordat je kunt declareren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:

  • de gegevens in de behandelserie moeten compleet zijn;
  • afspraken moeten geboekt worden;
  • voer nog een controle op verzekeringsrecht uit.

Vervolgens kun je declareren naar verzekeraars en nota's versturen naar patiënten.

 Natuurlijk is er meer te vertellen over het declareren. Gebruik de actieve help bij de verschillende schermen of misschien is een cursus "Factureren, crediteren en corrigeren" wat voor jou.

STAP 12

Klik op een onderwerp voor meer informatie

Hoofdlijnen en aandachtspunten

Veiligheidskopie maken Veiligheidskopie terugzetten  

Het is heel belangrijk dat je regelmatig (bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag) een veiligheidskopie maakt van de administratie. Als er dan onverhoopt iets met de computer gebeurt, zijn je gegevens niet verloren. Het scherm open je via menu [Systeem], [Kopiëren], [Veiligheidskopie maken...] / [Veiligheidskopie terugzetten...].

 Bewaar de veiligheidskopie BUITEN de computer (bij een crash zijn de gegevens dan niet verloren) en het liefst buiten de praktijk. Je kunt dat zelf doen op een ander medium, CD, DVD, USB-stick.

 Gebruik je Intramed OnLine, dan is deze dagelijkse veiligheidskopie niet nodig. Intramed OnLine maakt automatisch twee keer per dag een veiligheidskopie voor jou.

Overige informatie

In deze korte handleiding hebben wij je op weg geholpen met Intramed. In principe kun je je administratie nu verder uitbouwen. Maar Intramed heeft meer mogelijkheden. Te veel om hier te bespreken. Toch willen wij je nog extra informatie meegeven:

Hulpmiddelen van buiten Intramed

Vergemakkelijk het werken met Intramed en gebruik:

  • een G3-systeemcertificaat. Dit is aan te vragen bij VECOZO (www.vecozo.nl). Dit certificaat kun je gebruiken voor:
    - het controleren van patiënten op verzekeringsrecht (COV);
    - het importeren van verzekeraars en verzekeringen;
    - het direct vanuit Intramed online kunnen declareren naar VECOZO met één druk op de knop.
  • UZI-middelen. Deze zijn aan te vragen via www.uziregister.nl. Hiermee kun je patiëntgegevens zoals NAW, geboortedatum en het BSN ophalen en/of verifiëren. Met een UZI-middel kun je heel snel nieuwe patiënten aan de administratie toevoegen in Intramed.
    Voor meer informatie ga je naar www.uziregister.nl of www.sbv-z.nl.

Belangrijke iconen en knoppen

Veel functies in Intramed zijn met een klik op een icoon te openen, maar ook met een sneltoets of toetscombinatie.
Voor belangrijke iconen, klik hier.
Voor belangrijke knoppen, klik hier.
Voor sneltoetsen, klik hier.
Voor functietoetsen, klik hier.

Zoekfunctie

De zoekfunctie kun je gebruiken om snel en efficiënt de juiste informatie te vinden. Klik hier voor meer informatie.

Hulp nodig?

Intramed heeft een scala aan mogelijkheden om je het werken met de software zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen:

Pro-actieve help
Klik hier voor meer informatie.  

Service Centrum
Onze gespecialiseerde medewerkers staan klaar om je vragen direct te beantwoorden zodat je weer snel verder kunt met je werkzaamheden. Je kunt een lay-out voor de patiëntnota's naar eigen wensen kosteloos laten ontwerpen. Ook bieden we hulp bij het maken van briefontwerpen. Beschadigde databases als gevolg van stroomuitval of virussen kunnen worden gecontroleerd en voor zover mogelijk worden hersteld.
Voor tips en aanwijzingen om Intramed zo efficiënt mogelijk te gebruiken binnen de praktijksituatie kun je ook altijd overleggen met de helpdesk.
Klik hier voor de openingstijden en contactgegevens van de helpdesk. 

Opleidingen aanbod
Bij Intramed kennen we verschillende soorten opleidingen. Deze helpen je om snel en efficiënt te werken en het maximale uit de software te halen. Per medewerker/takenpakket kun je de bijpassende opleiding volgen, zodat niet elke gebruiker binnen de praktijk alle mogelijkheden hoeft te kennen. Kijk voor de inhoud van de cursussen en meest actuele informatie op www.intramed.nl/cursussen. Je vindt hier ook de cursusdata en locaties.

Website
Via www.intramed.nl vind je informatie over en rond Intramed, Intramed PLUS, Intramed OnLine en ParaBench. Maar je kunt ook diverse zaken downloaden:

  • programma updates met releasenotes;
  • verslagleggingsrichtlijnen;
  • brief- en rapportontwerpen;
  • procedures en filmpjes met uitleg over diverse functionaliteiten.