Online inschrijven van patiënten

Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten zich via internet inschrijven bij uw praktijk. Op uw website kan de patiënt zich inschrijven, en de gegevens worden vervolgens naar Intramed gestuurd. Daarna kan de nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) worden opgenomen in uw administratie. 

Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers uw gegevens op een veilige manier. 

  • Allereerst kan de patiënt zich direct inschrijven via uw website. Daarbij worden NAW-gegevens en voorkeursdagen en -tijden gevraagd.
  • Vervolgens wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt, om het e-mailadres te verifiëren.
    Op die manier wordt voorkomen dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken, of op naam van een ander kunnen inschrijven.
  • Als een patiënt zich heeft ingeschreven, krijgt u in de werkbalk van Intramed een signaal dat er een nieuwe inschrijving is.
  • De aangemelde patiënten komen op een wachtrij te staan, waarbij u kunt zien of het e-mailadres al geverifieerd is. U bepaalt vervolgens of de patiënt wordt opgenomen in uw administratie.
    De patiënt die zich heeft ingeschreven, komt dus niet direct in uw patiëntenlijst terecht.
  • In de aanmeldingenlijst kunt u de klacht beoordelen, gegevens verifiëren en een eerste afspraak maken. Pas dan wordt de patiënt opgenomen in uw administratie.
    Als de patiënt al voorkomt in uw administratie, kunt u de gegevens aan de bestaande patiëntgegevens koppelen.

De laatste 3 punten zijn in deze procedure beschreven.

Warning

Online vragenlijsten versturen en terug-ontvangen én de aanpassingen in het programma werken alleen als u Intramed OnLine met een Intramed PLUS licentie heeft, of als u de online dienst op een eigen webserver heeft geplaatst.

Instellingen

Voordat u online ingeschreven patiënten kunt toevoegen en inplannen, moet u een aantal instellingen doen:

  • het veld "Wachtwoord externe toegang:" invullen op tabblad "10. Externe toegang" van de systeemgegevens; 
  • de optie "Online inschrijving" aanvinken op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens;
  • hoe vaak Intramed moet controleren of er nieuwe inschrijvingen zijn.

Systeemgegevens

In de systeemgegevens stelt u het wachtwoord voor externe toegang in.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens];
    het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend.
  2. Klik op tabblad "10. Externe toegang".
  3. Vul het veld in.

    Veld

    Omschrijving

    Wachtwoord externe toegang:

    Typ hier een "Wachtwoord externe toegang" in.

    Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. U mag (hoofd-)letters, cijfers en leestekens gebruiken.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Medewerkergegevens tabblad "3. Instellingen"

Geef bij het veld "Signaleren online inschrijving:" aan dat de medewerker wil dat online inschrijvingen gesignaleerd worden. In de werkbalk van Intramed wordt dan een nieuw icoon toegevoegd.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers];
    het scherm "Medewerkers" wordt geopend.  
  2. Dubbelklik op een medewerker OF klik op een medewerker en op het icoon ;
    het scherm "Medewerker" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".
  3. Klik op tabblad "3. Instellingen".
    Bij het veld "Signaleren:" rechtsonder, kunt u kiezen tussen 2 opties.
  4. Vink het vak vóór "Online inschrijving" aan.
  5. Bewaar de gegevens ("F5" of ).
    In de werkbalk verschijnt het icoon "Online inschrijvingen bekijken". Het getal in het icoon geeft aan hoeveel nieuwe inschrijvingen er zijn.

Medewerkergegevens tabblad "5. Agenda"

Op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens kunt u instellen hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe online inschrijvingen zijn.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers];
    het scherm "Medewerkers" wordt geopend.
  2. Dubbelklik op de betreffende medewerker;
    het scherm "Medewerker" wordt geopend.
  3. Klik op tabblad "5. Agenda".
  4. Vul het veld "Verversingsinterval (min):" in.

    Veld

    Omschrijving

    Verversingsinterval:

    Standaard is dit veld leeg; u kunt dit wijzigen.

    Typ hier de tijd in minuten in, waarna de computer in de database controleert of wijzigingen hebben plaatsgevonden bij andere medewerkers. De waarde "0" betekent dat er geen controle plaats vindt.

  5. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Online ingeschreven patiënten

In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken"  toegevoegd. Als u op het icoon klikt, wordt het scherm "Online aanmeldingen" geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

Voordat u een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet u eerst controleren of deze patiënt al in uw administratie bekend is. Als dat zo is koppelt u de online patiënt aan de al bekende gegevens.

Online inschrijvingen bekijken

In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken" toegevoegd.

Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is dit icoon grijs gekleurd. Zijn er wel online inschrijvingen, dat wordt het icoon gekleurd. U ziet dan ook bij het icoon een hint waarin "Er heeft een online inschrijving plaatsgevonden" staat.

Tip

In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er "9+".

  1. Klik op het icoon ;
    het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

    U ziet drie online aanmeldingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld. Als u op een patiënt in de lijst klikt, ziet u in de rubriek "Details" (onderin het scherm) de patiënt details.

Warning

U moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren.
Dat kunt u doen door op een patiënt te klikken, en vervolgens op de knop "Patiënt koppelen" of "Patientkaart aanmaken" te klikken.

Online inschrijvingen verwerken

Voordat u een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet u eerst controleren of deze patiënt al in uw administratie bekend is. Als dat zo is koppelt u de online patiënt aan de al bekende gegevens, en kunt u vervolgens een afspraak inplannen.

  • Bestaande patiënt koppelen.
  1. Klik op het icoon ;
    het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. Hierin ziet u de online aangemelde patiënten.
    Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie.

    Tip

    U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is.
    De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt.

  2. OF ga naar menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst];
    het scherm "Aanmeldingenlijst" wordt geopend.
    Hierin ziet u behalve de online aangemelden ook de via Intramed ingevoerde patiënten.

    Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie.

    Tip

    U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is.
    De status "n.v.t." betekent dat de patiënt op de aanmeldingenlijst is gezet via Intramed (dus niet via online inschrijving).
    De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt.

  3. Klik op een online aangemelde patiënt. Als het om een nieuwe patiënt gaat (met "Ja" in de kolom "Nieuwe patient"), is de knop "Patiënt koppelen" (rechts in het scherm) beschikbaar.
  4. Klik op de knop "Patiënt koppelen";
    het scherm "Selecteer te koppelen patiënt" wordt geopend.

    Tip

    U kunt de grootte van dit scherm aanpassen; deze aanpassing wordt bewaard.

  5. Als er een match is gevonden met een patiënt uit uw administratie, ziet u tabblad "1. Overeenkomende patiënten".

    Bovenin dit tabblad ziet u een lijst van overeenkomende bestaande patiënten.
  6. Klik op een bestaande patiënt;
    onderin het scherm staan de overeenkomsten en verschillen tussen de aanmeldingsgegevens en de geselecteerde bestaande patiënt.
  7. Klik zo nodig op de knop "Patiëntkaart openen" om de gegevens van de bestaande patiënt te zien.
  8. Klik zo nodig op tabblad "2. Alle patiënten";
    nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

    Tip

    U kunt de kolommen bovenin het scherm naar eigen wens indelen. U kunt in alle kolommen filteren en zoeken.

  9. Klik op de knop "OK";
    de online aanmelding wordt gekoppeld met de overeenkomende bestaande patiënt.
  10. Indien van toepassing krijgt u een waarschuwing als een veld uit de inschrijving niet voldoet aan de eisen (voorlopig alleen van toepassing op de postcode).
  11. Indien van toepassing krijgt u nog een bevestigingsvraag of bestaande gegevens overschreven moeten worden.
  12. Het e-mailadres uit de aanmeldingsgegevens wordt NIET overgenomen naar de patiëntgegevens. Hierdoor wordt voorkomen dat kwaadwilligen correspondentie over een patiënt naar een ander e-mailadres kunnen laten sturen.
    Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om de afspraak te bevestigen.
    Als er in de patiëntgegevens nog geen e-mailadres is opgenomen (zoals bij een nieuwe patiënt) of het e-mailadres in de aanmeldingsgegevens verschilt van dat in de patiëntgegevens, krijgt u een waarschuwing. Hierin wordt aangegeven dat u het e-mailadres nog moet verifiëren.
  13. Het veld in de kolom "Nieuwe patiënt" wordt op "Nee" gezet en het patiëntnummer wordt overgenomen.
  14. Klik vervolgens op de knop "Afspraak inplannen" om een afspraak in te plannen voor de betreffende patiënt.

Warning

Bij het online aanmelden kan een huisnummer-toevoeging opgegeven worden. In de patiëntgegevens in Intramed is daar geen apart veld voor. 
Zo'n huisnummer-toevoeging zal daarom direct achter het huisnummer in de Intramed patiëntgegevens gezet worden.

Warning

Als u een online aangemelde patiënt probeert te koppelen aan een bestaande patiënt, waaraan al eerder gekoppeld is, krijgt u een melding.

Als u op de knop "Ja" klikt wordt de eerder gemaakte koppeling vervangen.

Warning

Als er geen overeenkomende patiënten worden gevonden, krijgt u daarvan een melding.

Als u op de knop "Ja" klikt wordt het scherm "Selecteren te koppelen patiënt" geopend.

Ook nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

  • Nieuwe patiënt

Als u géén overeenkomstige patiënt vindt in uw administratie, sluit u het scherm "Selecteer te koppelen patiënt".
Vervolgens klikt u in het beginscherm "Online aameldingen" of "Aanmeldingenlijst" op de betreffende patiënt, en op de knop "Patiëntkaart aanmaken".
Vervolgens kunt u de patiëntgegevens invullen zoals u gewend bent.

Wachtwoord externe toegang

Als je gebruik maakt van externe toegang via webservices - bijvoorbeeld om patiënten online in te laten schrijven, afspraken te laten verzetten of om online vragenlijsten te versturen en terug te ontvangen - dan kan met dit wachtwoord de toegang tot je Intramed gegevens geregeld worden. Je bepaalt zelf dit wachtwoord en geeft dit vervolgens door aan de beheerder van je website. Deze kan dit gebruiken om toegang te krijgen tot de gegevens in je Intramed-database.

Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd)letters, cijfers en leestekens gebruiken.