Handelingen in januari

In januari van het nieuwe kalenderjaar moeten een aantal zaken geregeld worden:

  • veiligheidskopie maken vóór uw eerste boekhoudkundige handelingen in januari
  • COV uitvoeren over december van het vorige jaar
  • declareren over december van het vorige jaar.

Veiligheidskopie maken

Voor uw financiële overzichten is het handig om een veiligheidskopie te maken vóórdat u boekhoudkundige handelingen (bijvoorbeeld declareren of betalingen invoeren) gaat doen in januari. Met die veiligheidskopie kunt u later in het jaar overzichten maken en vergelijken met de huidige stand van zaken.

Tip

U hoeft nog geen jaarafsluiting te doen. Dat doet u pas, als u uw boekjaar wilt afsluiten (dus als de boekhouding compleet is voor dat jaar). Voor meer informatie, klik hier.  

  1. Ga naar menu [Systeem], [Kopiëren], [Veiligheidskopie maken...];
    het scherm "Veiligheidskopie maken" wordt geopend.
  2. Klik op de knop "Bladeren";
    het scherm "Veiligheidskopie maken" wordt geopend.
  3. Kies waar u de veiligheidskopie wilt bewaren.
  4. Typ een bestandsnaam in.
  5. Klik op de knop "Opslaan".
  6. Klik op de knop "Start" in het scherm "Veiligheidskopie maken";
    u ziet de voortgang van het kopiëren in het scherm;
    het scherm "Informatie" wordt geopend.
  7. Klik op de knop "OK".

COV uitvoeren

Voer een COV uit als u nog geen COV heeft uitgevoerd bij patiënten die in december behandeld zijn.

Tip

Het is dan handig om de COV uit te voeren vanuit de agenda, omdat u dan de patiënten die in december behandeld zijn eenvoudig kunt selecteren.

Bij de nieuw toegevoegde verzekeraars via de COV moeten contracten toegevoegd worden met de bijbehorende tarieven. Van bestaande contracten moeten eventueel de contracttarieven geüpdatet worden.

COV uitvoeren vanuit agenda

U kunt een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) uitvoeren voor meerdere patiënten tegelijkertijd via de agenda.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Agenda];
    het scherm "Agenda" wordt geopend. 
  2. Klik op de knop "Opties".
  3. Klik op de optie "Controle op Verzekeringsrecht";
    het scherm "Controle op Verzekeringsrecht" wordt geopend.
  4. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Datum:

    Typ bijvoorbeeld 1-12-2014..31-12-2014 in. Dit betekent dat u een COV uitvoert voor patiënten die in de agenda staan tussen 1 december 2014 tot en met 31 december 2014.

    Warning

    Voor het uitvoeren van de COV kan een patiënt op basis van twee zoekpaden gevonden worden:
    aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + zijn BSN;
    aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + de postcode + het huisnummer + een huisnummer toevoeging.
           
    Als één van deze twee zoekpaden niet gebruikt kan worden (bijvoorbeeld als de juiste gegevens niet zijn ingevoerd bij een patiënt), wordt de patiënt niet gevonden.
    De huidige datum in de agenda wordt als peildatum gebruikt. Als u verder dan de huidige datum twee jaar geleden in uw agenda teruggaat en u voert dan een COV uit, krijgt u een foutmelding.

    Behandeld door:

    Hier wordt standaard de medewerker in wiens agenda u staat ingevuld; u kunt dit wijzigen.

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker van wie u patiënten wilt controleren, en klik op de knop "OK". 

    Tip

    Als u alle patiënten van alle medewerkers wilt controleren, laat u het veld leeg.

    Status:

    Klik op de pijlknop  achter het veld, en kies welke patiënten meegenomen moet worden: alleen behandelingen met status "Afspraak" en "Ongedeclareerd" bijvoorbeeld. 
    Als u niets invult worden alle statussen meegenomen.

    Verzekeraar:

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar, en klik op de knop "OK".
    Als u niets invult worden de behandelingen bij alle verzekeraars meegenomen.

    Max. dagen vorige COV:

    Als bij patiënten een COV is uitgevoerd binnen het aantal dagen dat u hier invult, dan worden deze patiënten niet meegenomen in deze COV. Typ het aantal dagen in.

  5. Klik op de knop "OK";
    het scherm "Patiënten voor Controle Op Verzekeringsrecht" wordt geopend.
     

    Aan de rechterkant in de lijst "Te controleren patiënten:" staan alle patiënten die voldoen aan de ingevulde criteria. Aan de linkerkant van het scherm staan alle andere patiënten (in en uit behandeling).

    Eventueel kunt u patiënten toevoegen aan de lijst "Te controleren patiënten" door op de knop  (één) of  (alle) te klikken, of verwijderen door op de knop  (één) of  (alle) te klikken.

  6. Klik op de knop "OK";
    Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend.

    Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen.
    Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit.
  7. Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend:
     
    Als u verschillende certificaten in de lijst ziet en niet weet welke u moet kiezen, kunt u informatie openen. Klik op het betreffende certificaat, en klik op de knop "Certificaateigenschappen weergeven...". In het scherm "Certificaat" ziet u de geldigheid van het certificaat. 
  8. Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK".
  9. Klik op de knop "OK";
    het scherm "COV resultaat overnemen" wordt geopend. 

Declareren over december van het vorige jaar

In januari kunt u via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat] declareren over december (als u dat nog niet (volledig) had gedaan in december).  Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.