Handelingen in februari

In februari van het nieuwe kalenderjaar moeten een aantal zaken geregeld worden:

  • COV uitvoeren over januari
  • actualiseren verzekeraars, contracten en tarieven
  • declareren over januari van het huidige jaar.

COV uitvoeren

In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is VECOZO bezig met het updaten van de verzekeringgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in uw praktijk.

Tip

Handig is dan om de COV uit te voeren vanuit de agenda, omdat u dan de patiënten die in januari behandeld zijn eenvoudig kunt selecteren.

U kunt een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) uitvoeren voor meerdere patiënten tegelijkertijd via de agenda.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Agenda];
    het scherm "Agenda" wordt geopend. 
  2. Klik op de knop "Opties".
  3. Klik op de optie "Controle op Verzekeringsrecht";
    het scherm "Controle op Verzekeringsrecht" wordt geopend.
  4. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Datum:

    Typ bijvoorbeeld 1-1-2015..31-1-2015 in. Dit betekent dat u een COV uitvoert voor patiënten die in de agenda staan tussen 1 januari 2015 tot en met 31 januari 2015.

    Warning

    Voor het uitvoeren van de COV kan een patiënt op basis van twee zoekpaden gevonden worden:
    aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + zijn BSN;
    aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + de postcode + het huisnummer + een huisnummer toevoeging.
           
    Als één van deze twee zoekpaden niet gebruikt kan worden (bijvoorbeeld als de juiste gegevens niet zijn ingevoerd bij een patiënt), wordt de patiënt niet gevonden.
    De huidige datum in de agenda wordt als peildatum gebruikt. Als u verder dan de huidige datum twee jaar geleden in uw agenda teruggaat en u voert dan een COV uit, krijgt u een foutmelding.

    Behandeld door:

    Hier wordt standaard de medewerker in wiens agenda u staat ingevuld; u kunt dit wijzigen.

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker van wie u patiënten wilt controleren, en klik op de knop "OK". 

    Tip

    Als u alle patiënten van alle medewerkers wilt controleren, laat u het veld leeg.

    Status:

    Klik op de pijlknop  achter het veld, en kies welke patiënten meegenomen moet worden: alleen behandelingen met status "Afspraak" en "Ongedeclareerd" bijvoorbeeld. 
    Als u niets invult worden alle statussen meegenomen.

    Verzekeraar:

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar, en klik op de knop "OK".
    Als u niets invult worden de behandelingen bij alle verzekeraars meegenomen.

    Max. dagen vorige COV:

    Als bij patiënten een COV is uitgevoerd binnen het aantal dagen dat u hier invult, dan worden deze patiënten niet meegenomen in deze COV. Typ het aantal dagen in.

  5. Klik op de knop "OK";
    het scherm "Patiënten voor Controle Op Verzekeringsrecht" wordt geopend.
     

    Aan de rechterkant in de lijst "Te controleren patiënten:" staan alle patiënten die voldoen aan de ingevulde criteria. Aan de linkerkant van het scherm staan alle andere patiënten (in en uit behandeling).

    Eventueel kunt u patiënten toevoegen aan de lijst "Te controleren patiënten" door op de knop  (één) of  (alle) te klikken, of verwijderen door op de knop  (één) of  (alle) te klikken.

  6. Klik op de knop "OK";
    Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend.

    Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen.
    Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit.
  7. Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend:
     
    Als u verschillende certificaten in de lijst ziet en niet weet welke u moet kiezen, kunt u informatie openen. Klik op het betreffende certificaat, en klik op de knop "Certificaateigenschappen weergeven...". In het scherm "Certificaat" ziet u de geldigheid van het certificaat. 
  8. Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK".
  9. Klik op de knop "OK";
    het scherm "COV resultaat overnemen" wordt geopend. 

Actualiseren verzekeraars, contracten en tarieven

Bij de nieuw toegevoegde verzekeraars via de COV moeten contracten toegevoegd worden met de bijbehorende tarieven. Bij bestaande contracten moeten eventueel de contracttarieven geüpdatet worden.

Tip

In het scherm "Controleer de gegevens" kunt u zien of er nieuwe verzekeraars worden toegevoegd op tabblad "2. Verzekeraars". Dit scherm wordt geopend als u een COV uitvoert en er nieuwe verzekeringen en/of verzekeraars zijn gevonden.

Contract toevoegen

Als u tariefafspraken heeft met een/meerdere verzekeraar(s), kunt u die contracttarieven vastleggen in een contract.

Tip

In het volgende voorbeeld wordt een contract toegevoegd bij de verzekeraargegevens. U kunt ook via menu [Bestand], [Contracten] een contract toevoegen.

  1. U heeft het scherm "Verzekeraar..." nog open staan OF
    open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Verzekeraars], en dubbelklik op de betreffende verzekeraar. 
  2. Klik op tabblad "3. Verzekeringen/Contracten".
  3. Klik ik een vak in de lijst "Contracten".
  4. Klik op ;
    het scherm "Contract..." wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".
  5. Vul de velden in. Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.
  6. Bewaar de gegevens ("F5" of  ).
  7. Sluit het scherm ("ESC" of  ).

Tarieven toevoegen / updaten

Voor het updaten van de contracttarieven, is de wizard "Update contracttarieven" beschikbaar. Door met de wizard te werken, hoeft u niet eerst tarieven te downloaden en dan te importeren. Daarbij kunt u natuurlijk aangeven, welk tarievenpakket u van verzekeraars wilt gebruiken.

Warning

U heeft een internetverbinding nodig.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Contracten];
    het scherm "Contracten" wordt geopend.
  2. Klik op de knop "Opties".
  3. Klik op de optie "Tarieven updaten...";

    de wizard "Update contracttarieven" wordt geopend.
  4. Standaard wordt bij het veld "Peildatum:" de huidige datum ingevuld. U kunt dit wijzigen; klik op de pijlknop achter het veld "Peildatum:". Klik in het scherm "Kalender" op de datum waarop de tarieven opgehaald moeten worden, en klik op de knop "OK". 
     Het contracttarief dat op de ingevulde datum geldig is, wordt opgehaald.
  5. Klik op de knop "Volgende";
    het volgende tabblad wordt geopend.

    In de linkerlijst ziet u de lijst met alle contracten die u met een verzekeraar heeft. In de kolom "Geselecteerde tarieven" ziet u of verschillende tariefpakketten zijn.

    Warning

    Als u een contract mist in de lijst, dan is er waarschijnlijk nog geen contract toegevoegd bij de betreffende verzekeraar.

    Warning

    Als in de kolom "Geselecteerde tarieven" "<Geen beschikbaar>" staat, kan het zijn dat de UZOVI-code van de betreffende verzekeraar veranderd is. De code kunt u wijziging bij de verzekeraargegevens.

  6. Bij de contracten waarbij "<Meerdere beschikbaar>" staat, moet u eerst het type contract kiezen:
    klik op de regel onder "Contracten van...".
  7. Klik op de pijlknop  achter het veld "Selecteer de gewenste tarieven";
    er wordt een menu geopend.
  8. Klik op het betreffende contract dat u met de verzekeraar heeft; het vak vóór het contract wordt automatisch aangevinkt als er nieuwe tarieven beschikbaar zijn.
  9. Als van toepassing, wijzig het veld "Gewenste ingangsdatum:".

    Bij het kiezen van een tarievenpakket, wordt standaard de datum die vanuit de verzekeraar wordt meegegeven ingevuld. U kunt deze datum wijzigen, om bijvoorbeeld een tariefaanpassing een maand later in te laten gaan. (Bijvoorbeeld bij een contractswijziging.)

    Als u contracten hebt met verzekeraars die bij een centrale verwerker zijn aangesloten (zoals VGZ of Verzekeringscombinatie Univé-IZA-Trias), krijgt u de vraag of het tarievenpakket ook bij die contracten geselecteerd moet worden.
    Heeft u een andere ingangsdatum ingesteld, wordt u ook gevraagd of de gekozen datum doorgevoerd moet worden bij de andere (relevante) contracten

  10. Herhaal stappen 6 t/m 9 voor alle contracten waarbij "<Meerdere beschikbaar>" staat.
  11. Klik op de knop "Voltooien";
    het laatste tabblad wordt geopend.

    Op dit laatste tabblad ziet u hoeveel tarieven zijn aangepast en/of toegevoegd.
  12. Klik op "Sluiten".

Warning

U kunt bij een contract met "<Meerdere beschikbaar>" kiezen voor één contract. Als u meerdere contracten heeft bij één verzekeraar (bijvoorbeeld fysiotherapie en oefentherapie), moet u de wizard opnieuw doorlopen. Als u de wizard opnieuw doorloopt, kiest u alleen bij de betreffende verzekeraar(s) voor het andere contract (stappen 6 t/m 9). 

Behandelseries wijzigen

Het wisselen van verzekering kan tot gevolg hebben dat er meer of minder behandelingen vergoed worden. Bekijk de veranderingen in de verzekeringen, en stel de patiënten daarvan op de hoogte. Eventueel moet de behandelserie aangepast worden aan de gegevens die naar voren zijn gekomen uit de COV.

Tip

Als u een abonnement met webservice heeft "Fysiovergoeding.nl", kunt u in Intramed polisinformatie opvragen.

Declareren over januari

Vervolgens kunt u declareren over januari via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]. Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.