Handelingen in december

In december van het lopende kalenderjaar moeten een aantal zaken geregeld worden voor het volgende jaar:

  • vervolgbehandelseries en -afspraken aanmaken;
  • de patiëntenlijst opschonen;
  • overlopende omzet boeken.

Vervolgbehandelseries en -afspraken aanmaken

Na de laatste afspraak van het huidige jaar moet een vervolgbehandelserie aangemaakt worden. De gegevens uit de "oude" behandelserie worden automatisch gekopieerd in de nieuwe behandelserie. Vervolgens kunt u op de nieuwe behandelserie verdere behandelingen inplannen in het volgende kalenderjaar.

Tip

Bij patiënten met een chronische klacht wijzigt u de einddatum van de behandelserie en hoeft u dus geen nieuwe (vervolg)behandelserie aan te maken.

Vervolgbehandelserie toevoegen via de wizard "Afspraak inplannen"

Als u een afspraak via de wizard "Afspraak inplannen" in het nieuwe kalenderjaar invoegt, vinkt u in de wizard het veld "Vervolg behandelserie aanmaken" aan.

Hierdoor wordt er direct een vervolgbehandelserie aangemaakt. De einddatum van de vorige behandelserie wordt automatisch aangepast naar 31-12. De vervolgbehandelserie krijgt dan als begindatum 1-1 van het volgende jaar en 31-12 van het volgende jaar als einddatum.  

Warning

Er is een uitzondering op deze regel: als er een vervolgbehandelserie wordt aangemaakt op fysiotherapie indicatiecode 8 (eerste n chronisch) of indicatiecode 1 (chronisch), wordt de einddatum van de vorige behandelserie niet aangepast. Een vervolgbehandelserie op deze klachten kan namelijk gewoon binnen hetzelfde jaar vallen.  

De overige velden en velden op de volgende pagina's worden overgenomen uit de vorige afspraak; wijzig de invulling zo nodig.

Beantwoord tenslotte de vraag, of u de vorige behandelserie wilt afsluiten.

Warning

Sluit de huidige behandelserie nog niet af als u in het huidige jaar nog behandelingen wilt inplannen op die behandelserie. Op een afgesloten behandelserie kunt u geen afspraken meer inplannen.

Vervolgbehandelserie toevoegen via de patiëntgegevens

Als u de agenda niet gebruikt, kunt u ook een vervolgbehandelserie invoegen via de patiëntgegevens.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Dubbelklik op de betreffende patiënt.
  3. Klik op tabblad "4. Behandelepisodes".
  4. Klik zo nodig in de lijst "Behandelepisodes:" op de juiste behandelepisode.
  5. Klik in de lijst "Behandelseries:" op .
  6. U krijgt de vraag of de vorige behandelserie afgesloten moet worden. Sluit de huidige behandelserie nog niet af als u in het huidige jaar nog behandelingen wilt inplannen op die behandelserie. Op een afgesloten behandelserie kunt u geen afspraken meer inplannen.
  7. De vervolgbehandelserie wordt geopend.
  8. De gegevens uit de "oude" behandelserie worden gekopieerd in de nieuwe behandelserie; ook de bijbehorende behandelepisode zodat de vervolgbehandelserie direct gekoppeld is aan de behandelepisode. De vervolgbehandelserie krijgt als begindatum, de einddatum van de voorgaande behandelserie +1 dag.  
  9. Vul de velden in. (Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.).
  10. Bewaar de gegevens ("F5" of ).

Patiëntenlijst opschonen

U kunt uw patiëntenlijst bijwerken door alle patiënten die niet meer in behandeling zijn bij u, de status "Niet in behandeling" te geven. Zo is uw patiëntenlijst weer up-to-date in januari.  

  1. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten];
    het scherm "Patienten" wordt geopend.
  2. Dubbelklik op de betreffende patiënt;
    het scherm "Patient..." wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".

    Tip

    U kunt de patiëntgegevens ook openen vanuit de agenda. Klik één keer op de betreffende naam, en klik op de knop "Schermen", optie "Patiëntgegevens" (Ctrl + i).

  3. Klik op de knop achter het veld "Status:" en klik op de optie "Niet in behandeling".
  4. Bewaar de gegevens ("F5" of ;
    als de patiënt nog openstaande behandelseries en/of behandelingen heeft, wordt het scherm "Patient... uit behandeling nemen." geopend.
  5. Kies of u alle lopende behandelseries wilt afsluiten, en of u alle openstaande afspraken wilt verwijderen. 

    Warning

    Als u de eerste optie aanvinkt, worden alle lopende behandelseries afgesloten. Dus ook eventuele lopende behandelseries die een collega bij deze patiënt heeft aangemaakt. Wilt u dat niet, sluit dan de behandelserie af op tabblad 1 van de behandelserie. Voor meer informatie, ga naar de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg.

    Tip

    U kunt op de tabbladen "Behandelseries" en "Afspraken" zien om welke behandelserie(s) en afspraken het gaat.

  6. Als u alle lopende behandelseries wilt afsluiten, klik op de pijlknop  achter het veld "Gebruik hiervoor de reden einde zorg:" en klik op de reden waarom u de patiënt de status "uit behandeling" geeft.

    Warning

    Als op het tabblad "3. Afspraken" nog afspraken staan die u wilt declareren, vink het vak voor "nog openstaande afspraken verwijdert?" dan uit. U kunt de afspraken die u wel wilt verwijderen altijd handmatig verwijderen uit de agenda.

  7. Klik op de knop "OK";
    de patiënt krijgt de status "Niet in behandeling", en het scherm wordt gesloten. 

Overlopende omzet boeken

U kunt instellen dat de omzet van facturen/declaraties die verstuurd zijn over behandelingen / verkopen in het vorige jaar, ook in dát jaar geboekt worden. Daarvoor moet u een speciale tussenrekening aanmaken in uw grootboek én het veld "Rekening nog te factureren omzet:" invullen in de systeemgegevens.

Toevoegen tussenrekening

  1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek];
    het scherm "Grootboekrekeningen" wordt geopend.
  2. Klik op  ; het scherm "Grootboekrekening" wordt geopend.
  3. Vul de velden in:

    Veld

    Omschrijving

    Rekeningnr.:

    Typ hier een grootboekrekeningnummer in; kies een nummer in de reeks 2900 tot en met 2999 (bezit).

    Tip

    U kunt maximaal 6 cijfers gebruiken.

    Naam:

    Typ een naam voor de grootboekrekening in, bijvoorbeeld "Overlopende omzet".

    Tip

    U kunt maximaal 40 tekens gebruiken.

    Type rekening:

    Laat dit veld leeg.

    Balans/VW:

    Kies hier voor "Balans".

    Geblokkeerd:

    Hier wordt standaard "Nee" ingevuld; laat dit staan.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of  ;
    het scherm wordt gesloten.
  5. Sluit het scherm ("ESC" of  .

Aanpassen Systeemgegevens

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens];
    het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend.
  2. Ga naar tabblad "4. Financieel".
  3. Klik op de pijlknop  achter het veld "Rekening nog te factureren omzet:", en klik op het grootboek dat u wilt gebruiken om de betreffende boekingen te verzamelen aan het einde van het jaar.

    Warning

    De rekening die u kiest moet een balansrekening zonder rekeningtype zijn.

  4. Bewaar de gegevens ("F5" of  ;
    het scherm wordt gesloten. 

Voor alle regels waarvan de prestatiedatum in een eerder jaar valt dan de declaratiedatum, wordt de omzet geboekt op 31 december van het prestatiejaar. De tussenrekening die is ingevuld bij het veld "Rekening nog te factureren omzet:" wordt op die datum gedebiteerd voor het totaalbedrag van de omzet in dat jaar. Op de factuurdatum wordt in plaats van de omzetrekening de rekening bij het veld "Rekening nog te factureren omzet:" gecrediteerd.

Warning

Als het veld "Rekening nog te factureren omzet" in de systeemgegevens leeg is, of het prestatiejaar al is afgesloten, wordt de omzet van de facturen/declaraties van prestaties uit het vorige jaar, geboekt in het jaar van de factuur.