Agenda rooster instellen

De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. U kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Maar u kunt ook een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker.
In een rooster kunt u een dag indelen in verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.

Hierna is beschreven:

  • hoe u een standaard rooster (voor de hele praktijk) instelt;
  • hoe u een afwijkend rooster per medewerker instelt.

Tip

Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/UR5W8Heo3qU

Standaard rooster instellen

U kunt een standaard rooster instellen voor alle medewerkers. Dat doet u in de systeemgegevens.

Warning

Eerst controleert Intramed of een rooster is ingesteld bij de medewerker, en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als er bij de medewerkergegevens niets is ingesteld, wordt gekeken of in de systeemgegevens een rooster per weekdag of datum is ingevuld, en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als ook dát rooster niet is ingevuld, wordt het rooster dat is ingesteld bij het veld "Standaard Rooster:" in de systeemgegevens gebruikt.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens];
    het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend.
  2. Klik op tabblad "5. Agenda".
  3. Klik op de knop  achter het veld "Standaard Rooster:";
    het selectiescherm "Selecteren Rooster" wordt geopend.

    Onderin dit scherm ziet u nog een filterveld. Vink dit veld aan, als u alleen de standaard roosters die voor iedereen gelden, wilt zien. U kunt dit ook uitvinken. Dan kunt u ook kiezen voor roosters, die bij een bepaalde medewerker zijn gemaakt.
  4. Klik in het scherm "Selecteren Rooster" op het rooster dat u wilt wijzigen en klik op het icoon , of klik op het icoon  om een nieuw rooster toe te voegen;
    het scherm "Rooster" wordt (al dan niet gevuld) geopend.
  5. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Roosternr.:

    Dit wordt automatisch aangemaakt wanneer u het rooster bewaard; u kunt dit niet wijzigen.

    Omschrijving:

    Typ hier een omschrijving van het rooster in.

    Starttijd agenda:

    Typ hier in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet beginnen.

    Eindtijd agenda:

    Typ hier in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet eindigen.

    Agenda-interval:

    Typ hier het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen in het rooster.

    Vaste tijden gebruiken:

    Standaard is hier "Nee" ingevuld. U kunt dit wijzigen: kies via de pijlknop achter het veld voor "Ja".

    Kiest u voor "Nee", dan worden in de agenda "dynamische tijden" gebruikt. Dat betekent dat als u in de agenda een afspraak plant, die korter of langer duurt dan de agenda-interval, de volgende tijdstippen na deze afspraak verspringen.

    Kiest u voor "Ja", dan wordt in de agenda zoveel mogelijk de originele interval-tijd gevolgd. Er wordt dan alleen een "opvul" tijdstip in de agenda getoond tussen het einde van de afwijkende afspraak en de volgende originele agenda interval. 

  6. Klik in de rubriek "Rooster regels:" in de kolom "Soort" op een veld dat u wilt wijzigen. Als u een nieuwe regel wilt toevoegen, klikt u daarna op het icoon . De nieuwe regel wordt boven de regel waar u met de muis stond, toegevoegd. 
  7. Stel zo nodig pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in.

    Kolom / veld

    Omschrijving

    Soort

    Standaard is hier "Pauze" ingevuld. Wilt u een ander soort agenda-deel instellen, klikt u op de knop  achter het veld en klikt u op de optie "Niet Inplanbaar" of "Blok".

    Bij de keuze "Pauze" kunnen wel afspraken in een pauze gepland worden.
    Bij de keuze "Niet Inplanbaar" kunnen er in die bepaalde periode geen behandelingen ingepland worden.
    Bij de keuze "Blok" kunt u een periode voor bepaalde handelingen (bijvoorbeeld een trainingsgroep) instellen en een opvallende kleur geven.

    Het is mogelijk om meerdere blokken met dezelfde starttijd toe te voegen.

    Start

    Typ hier in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten beginnen.

    Einde

    Typ hier in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten eindigen.

    Soort locatie

    Kies hier uit leeg laten, "Praktijk", "Aan huis", "In inrichting". Standaard wordt hier "Praktijk" ingevuld.

    Locatie

    Als u bij "Soort locatie" gekozen hebt voor "Praktijk", kunt u hier een praktijklocatie kiezen.

    Naam locatie

    Hier wordt automatisch de omschrijving van de gekozen locatie ingevuld.

    Ruimte

    Als u een praktijklocatie gekozen hebt, kunt u hier een bepaalde ruimte kiezen.

    Naam ruimte

    Hier wordt automatisch de omschrijving van de gekozen ruimte ingevuld.

    Tekst

    Typ hier een omschrijving van een niet-inplanbaar deel of blok in. Bijvoorbeeld "Praktijk gesloten" of "Trainingsgroep".
    Deze tekst wordt in de agenda getoond op de eerste regel van het niet-inplanbare deel of blok.

    Interval

    Typ hier het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen binnen het niet-inplanbare deel of blok. Dit interval kan afwijken van het interval dat u heeft ingesteld in het veld "Agenda-interval". Als u hier niets invult, wordt het interval van de agenda gebruikt.

    Online bespreekbaar

    Als u bij "Soort" heeft gekozen voor "Blok", ziet u hier een aanvinkvakje. Vink dit vakje aan, als u het blok toegankelijk wilt maken voor online afspraken verzetten.

    Kleur:

    Dit veld is alleen beschikbaar als u bij "Soort" heeft gekozen voor "Blok".

    Klik op de pijlknop achter het veld; klik op de gewenste kleur.

  8. Voeg zo nodig meer regels toe; bewaar de regel door op "F5" te drukken, of door te klikken op het icoon .
    U kunt zien, welke regels al bewaard zijn: als u op een al bewaarde regel klikt, ziet u links vooraan het teken . Bij nog niet bewaarde regels ziet u daar het teken .
  9. Een voorbeeld van een standaardrooster:
    Van 7:00 tot 20:00 kunnen behandelingen ingepland worden, en van 12:30 tot 13:00 is er een vaste pauze.
  10. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op  .

U heeft nu één rooster aangemaakt. Dit standaard rooster wordt voor elke dag gebruikt, bij elke medewerker. U kunt van dit standaard rooster afwijken:

Afwijken van standaard rooster

U kunt instellen dat u wilt afwijken van het standaard rooster, en dat die wijziging geldt voor álle medewerkers. U kunt bijvoorbeeld instellen, dat in het weekend geen afspraken kunnen worden ingepland.  

    1. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in. Klik in een lege regel bij "Rooster per weekdag:" en klik op het icoon .

      De nieuwe regel herkent u aan het sterretje vóór de regel . De regels die al bewaard zijn herkent u aan het teken .
    2. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

      Kolom

      Omschrijving

      dag

      Klik op de knop  achter het veld; klik op de gewenste weekdag.

      Rnr.

      Als u afwijkend van het standaardrooster een "Niet inplanbare dag" wilt instellen, vult u hier niets in.

      Wilt u een afwijkend rooster instellen, klik op de knop  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rooster" op het gewenste rooster klik op de knop "OK".

      Tip

      U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

      Omschrijving

      Standaard is hier "Niet inplanbaar" ingevuld.

      Als u een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; u kunt dit niet wijzigen.

      vanaf

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum waar vanaf het afwijkend rooster per werkdag ingaat, en klik op de knop "OK".

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

    3. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon .
    4. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in. Het rooster dat u in die rubriek invult, geldt alleen in de aangegeven periode. Denk bijvoorbeeld aan een periode waarin de praktijk gesloten is wegens vakantie.
      Klik in een lege regel bij "Rooster per datum:" of klik op het icoon .

      De nieuwe regel herkent u aan het sterretje  vóór de regel. De regels die al bewaard zijn herkent u aan het teken .
    5. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

      Kolom

      Omschrijving

      vanaf

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum waar vanaf het afwijkend rooster ingaat.

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

      t/m

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum tot en met wanneer het afwijkend rooster wordt gevolgd.

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

      Soort

      Standaard is hier "Afwijkend rooster" ingevuld.

      Wilt u een vrije periode (bijvoorbeeld een praktijksluiting in de vakantie) instellen, klik op de knop  achter het veld en klik op "Vrij".  

      Rnr

      Als u in de kolom "Soort" gekozen hebt voor "Afwijkend rooster" een "Niet inplanbare dag" wilt instellen, klikt u hier op de knop  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rooster" op het gewenste rooster klik op de knop <OK>.

      U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 

      Omsch

      Typ hier een omschrijving van de afwijkende periode in.

      Als u een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld.

      Tip

      Als u een vrije periode wilt toevoegen en er zijn al afspraken gepland in die periode, krijgt u een waarschuwing en wordt het toevoegen gestopt. Een oplossing is om een afwijkend rooster voor de periode in te stellen met regels het soort "Niet inplanbaar". U kunt dan in de agenda in die periode geen nieuwe afspraken meer plannen, maar de bestaande blijven zichtbaar. 

    6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon.
    7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ;
      het scherm wordt gesloten. 

    Rooster per medewerker

    Op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens kunt u een specifiek rooster instellen per medewerker. Ook kunt u op dat tabblad bijvoorbeeld een vakantie inplannen.
    Als het rooster van de betreffende medewerker alleen gedeeltelijk afwijkt van het standaard rooster uit de systeemgegevens, hoeft u alleen de afwijkende dagen in te stellen. Voor de overige dagen wordt het algemene rooster gebruikt, dat is ingesteld in de systeemgegevens.

    Warning

    Alleen medewerkers die ingedeeld zijn in de gebruikersgroep "Praktijkhouder / Eigenaar" hebben de rechten in Intramed om medewerkers toe te voegen, uit dienst te nemen of medewerkergegevens te wijzigen.
    Elke medewerker kan standaard wel een eigen rooster maken en instellen.

    Warning

    Eerst controleert Intramed of een rooster is ingesteld bij de medewerker, en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als er bij de medewerkergegevens niets is ingesteld, wordt gekeken of in de systeemgegevens een rooster per weekdag of datum is ingevuld, en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als ook dát rooster niet is ingevuld, wordt het rooster dat is ingesteld bij het veld "Standaard Rooster:" in de systeemgegevens gebruikt.

    1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers];
      het scherm "Medewerkers" wordt geopend.
    2. Dubbelklik op de betreffende medewerker;
      het scherm "Medewerker" wordt geopend.
    3. Klik op tabblad "5. Agenda".
    4. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

      Veld

      Omschrijving

      Agenda openen op:

      Klik op de pijlknop  achter het veld, en kies op welk tijdstip de agenda geopend wordt: "Huidige tijd", "Laatst getoonde tijd" of "Eerste tijdstip van huidige datum". 

      Agenda openen in modus:

      Klik op de pijlknop  achter het veld, en kies hoe de agenda geopend wordt voor deze medewerker:

      • "Dag" = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld.
      • "Periode" = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld + een aantal dagen erna in kolommen. Het aantal zichtbare dagen wordt bepaald door de breedte van de kolommen en het scherm.
      • "Per week" = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld + dezelfde weekdag in een aantal weken erna in kolommen. Het aantal zichtbare dagen wordt bepaald door de breedte van de kolommen en het scherm.
      • "Medewerkers" = de huidige dag van alle medewerkers in beeld in kolommen.

      Standaard agendagroep:

      Klik op de pijl  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Agendagroep" op de standaard agendagroep waarbij u de medewerker wilt toevoegen, en klik op de knop "OK".

      Verversingsinterval (min):

      Hiermee stelt u de verversingstijd van zowel de agenda, de "to-do-lijst" en controle op online-inschrijvingen in. Standaard is 15 minuten ingevuld. 

      Typ in het veld "Verversingsinterval (min): de periode (in minuten) waarna de agenda automatisch ververst en de controles worden uitgevoerd. De waarde "0" betekent dat er geen automatische verversing / controle plaats vindt.

    5. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in: klik in een lege regel bij "Rooster per weekdag:" en klik op het icoon .

      De nieuwe regel herkent u aan het sterretje vóór de regel . De regels die al bewaard zijn herkent u aan het teken .
      Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

      Kolom

      Omschrijving

      dag:

      Klik op de knop  achter het veld; klik op de gewenste weekdag.

      Rnr.:

      Als u afwijkend van het standaardrooster een "Niet inplanbare dag" wilt instellen, vult u hier niets in.

      Wilt u een afwijkend rooster instellen, klik op de knop  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rooster" op het gewenste rooster klik op de knop "OK".

      Tip

      U kunt een rooster toevoegen of wijzigen. Voor de betreffende stappen, zie vanaf stap 4. bij "Standaard rooster instellen".

      Omschrijving:

      Standaard is hier "Niet inplanbaar" ingevuld.

      Als u een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; u kunt dit niet wijzigen.

      vanaf:

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum waar vanaf het afwijkend rooster per werkdag ingaat, en klik op de knop "OK".

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

    6. Druk op "F5" om de regel te bewaren, of klik op het icoon .
    7. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in. Het rooster dat u in die rubriek invult, geldt alleen in de aangegeven periode. Denk bijvoorbeeld aan een periode wanneer de medewerker vakantie heeft. 
      Klik in een lege regel bij "Rooster per datum:" of klik op het icoon .

      De nieuwe regel herkent u aan het sterretje  vóór de regel. De regels die al bewaard zijn herkent u aan het teken .
    8. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

      Kolom

      Omschrijving

      vanaf:

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum waar vanaf het afwijkend rooster ingaat.

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

      t/m:

      Klik op de knop  achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum tot en met wanneer het afwijkend rooster wordt gevolgd.

      In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen.

      Soort:

      Standaard is hier "Afwijkend rooster" ingevuld.

      Wilt u een vrije periode (bijvoorbeeld een vakantie) instellen, klik op de knop  achter het veld en klik op "Vrij".  

      Rnr:

      Als u in de kolom "Soort" gekozen hebt voor "Afwijkend rooster" een "Niet inplanbare dag" wilt instellen, klikt u hier op de knop  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rooster" op het gewenste rooster klik op de knop "OK".

      U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 

      Omsch:

      Typ hier een omschrijving van de afwijkende periode in.

      Als u een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; u kunt dit wijzigen.

      Tip

      Als u een vrije periode wilt toevoegen en er zijn al afspraken gepland in die periode, krijgt u een waarschuwing en wordt het toevoegen gestopt. Een oplossing is om een afwijkend rooster voor de periode in te stellen met regels van het soort "Niet inplanbaar". U kunt dan in de agenda in die periode geen nieuwe afspraken meer plannen, maar de bestaande blijven zichtbaar.     

    9. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon.
    10. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ;
      het scherm wordt gesloten. 

    Een voorbeeld van een medewerkerrooster:
    Van 8:00 tot 17:00 kunnen behandelingen ingepland worden, en van 12:30 tot 13:00 is er een vaste pauze. Van 8:00 tot 12:00 en van 12:30 tot 17:00 is er een gekleurd blok ingesteld.

    Dit rooster kan geselecteerd worden op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens:

    In de agenda ziet het rooster er als volgt uit:

    Tip

    Via de agenda kunt u het rooster voor de medewerker eenvoudig aanpassen. Klik daarvoor in het (afwijkende) rooster of blok, knop "Opties", optie "Rooster inzien". Wijzig het rooster en druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon .