Servicebureau instellen en gebruiken

Declaraties naar verzekeraars en patiëntnota's kunt u laten afhandelen door een servicebureau zoals Nota-Collect of Fa-med (ook wel geschreven als "NotaCollect" en "Famed"). Het afhandelen van declaraties naar verzekeraars wordt "clearing" genoemd, en van patiëntnota's "factoring". In Intramed kunt u declaratiebestanden voor zowel clearing als factoring maken, die u vervolgens kunt versturen naar uw servicebureau. Daarvoor is het nodig dat u eerst een service bureau in uw administratie aanmaakt en enkele instellingen nakijkt / aanpast.

Instellingen vooraf

Als u via een servicebureau wilt declareren, moet u eerst een aantal instellingen doen.

  • U moet een servicebureau toevoegen en een opslagmap instellen voor declaratiebestanden.
  • U kunt per medewerker instellen of de declaraties van deze therapeut worden gedeclareerd via een servicebureau. Het is dus ook mogelijk om binnen uw administratie verschillende servicebureaus in te stellen.
    Deze instelling wordt toegepast bij alle verzekeraars en/of patiënten, waar de medewerker aan declareert / factureert.
    Bij medewerkers van het type "Vervanger" of "Stagiair" kunt u geen servicebureau instellen: deze medewerkers mogen niet zelf declareren.

Servicebureau toevoegen

Voordat u via clearing en/of factoring kunt declareren, moet in Intramed een servicebureau ingesteld zijn. Het servicebureau stelt u in bij "Instellingen/Adressen".

  1. Ga naar menu [Bestand], [Instellingen/Adressen];
    het scherm "Instellingen/Adressen" wordt geopend,.
  2. Dubbelklik op een bestaand servicebureau om deze te wijzigen OF
    druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ;
    het scherm "Instelling/adres" wordt geopend.
  3. Vul de velden in de rubriek "Declaratiegegevens" in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

    Veld

    Omschrijving

    Servicebureau:

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op "Ja". U ziet nu 3 speciale velden:

    Declaratiemethode:

    Hier wordt standaard "Papier" ingevuld; u kunt dit wijzigen.

    • Klik op de pijlknop  achter het veld, en klik op de betreffende declaratiemethode.
      Als u kiest voor D-Pay, is het veld "Decl. Online dienst:" beschikbaar. Klik dan op de pijlknop achter het veld, en kies voor "D-Pay".
    • Klik op de knop  achter het veld, en klik op "Bestand" als u een bestand naar uw servicebureau stuurt.

    Decl. Online dienst:

    Dit veld is alleen zichtbaar als u bij het veld "Declaratiemethode:" heeft gekozen voor "Online" of "D-Pay".

    Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Online dienst" op de betreffende dienst, en klik op de knop "OK".

    Verzamelstaat:

    Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rapport" op de gewenste verzamelstaat en klik op de knop "OK".

    Code servicebureau:

    Typ hier de code van het servicebureau in.

    Fa-med: 98653421

    CHZorg: 98098550

    NotaCollect: 98098122

    D-Pay: 98098466

  4. Vul het veld in de rubriek "Invulling declaratiebestand (Vektis)" in.

    Veld

    Omschrijving

    Prestatieomschrijving bij factoring:

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Niet meesturen", "Meesturen voor bilaterale codes", "Altijd meesturen".

    Wordt de prestatieomschrijving niet meegestuurd, dan staat op de patiëntnota alleen de behandeldatum en de prijs, maar niet welke behandeling er gegeven is.
    Als u declareert via NotaCollect kiest u voor de optie "Altijd meesturen"; in andere gevallen kiest u voor "Niet meesturen".

  5. Vul het veld in de rubriek "Overig" in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u.

    Veld

    Omschrijving

    Commentaar:

    Hier kunt u extra informatie over het servicebureau invullen.

  6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon;
    als u bent ingelogd als medewerker die door Intramed als "declarant" wordt gezien, wordt het scherm "Bevestig" geopend.
  7. Vink aan, voor welk soort declaraties u het servicebureau wilt gebruiken: naar patiënten en/of verzekeraars.
    Het derde selectievakje is alleen zichtbaar als u behoort tot de gebruikersgroep "Praktijkhouder/Eigenaar". Als u het aanvinkt, wordt uw keuze toegepast bij alle medewerkers die door Intramed als declarant worden beschouwd.

    Warning

    Als het servicebureau is toegepast bij alle medewerkers, kunt u het servicebureau niet zomaar verwijderen. U moet eerst bij die medewerkers op tabblad "4. Declareren" het servicebureau verwijderen.

  8. Klik op de knop "Ja" of "Nee";
    het scherm wordt gesloten. 

Opslagmap declaratiebestanden

Op tabblad 2 van de systeemgegevens stelt u een map in voor de aangemaakte declaratiebestanden.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
  2. Klik op tabblad "2. Declaraties".
  3. Vul het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:" in. 

    Veld

    Omschrijving

    Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:

    Hier voert u de plaats in, waar in uw computer (of daarbuiten) aangemaakte declaratiebestanden moeten worden bewaard.

    Klik op de knop  achter het veld.

    U ziet een menu, waarin u kunt kiezen voor de algemene mappen "Mijn documenten" of "Gezamenlijke documenten" OF een door u aangemaakte opslagmap via "Selecteer een directory...". In het laatste geval wordt het scherm "Map selecteren" geopend, waarin u door steeds klikken op  naar de juiste map kunt gaan.

    U kunt hier ook op een bepaalde locatie een nieuwe map aanmaken. Klik op de knop "OK" om de betreffende mapkeuze toe te voegen in het veld.

    Warning

    De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatiebestand zal als volgt worden opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status.

  4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon;
    het scherm wordt gesloten. 

Medewerkergegevens

U kunt per medewerker instellen of de declaraties van deze therapeut worden gedeclareerd via een servicebureau. Het is dus ook mogelijk om binnen uw administratie verschillende servicebureaus in te stellen.

Warning

Deze instelling wordt toegepast bij alle verzekeraars en/of patiënten, waar de medewerker aan declareert / factureert.

Warning

Bij medewerkers van het type "Vervanger" of "Stagiair" kunt u geen servicebureau instellen: deze medewerkers mogen niet zelf declareren.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers];
    het scherm "Medewerkers" wordt geopend.
  2. Dubbelklik op de betreffende medewerker;
    het scherm "Medewerker" wordt geopend.
  3. Klik op tabblad "4. Declareren".
  4. Vul de velden in de rubriek "Verwerking" in.

    Veld

    Omschrijving

    Declarant:

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de declarant voor de behandelingen, en klik op de knop "OK".  

    Servicebureau:

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Instelling/Adres" op het servicebureau waar u de declaraties naartoe wilt sturen, en klik op de knop "OK". 

    Gebruik servicebureau voor:

    Dit veld is alleen beschikbaar als u het veld "Servicebureau:" heeft ingevuld.

    Klik op de pijlknop  achter het veld, en kies wat u naar het servicebureau wilt sturen: alleen patiëntnota's, alleen verzamelstaten naar een verzekeraar, of alle declaraties.  

  5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
    het scherm wordt gesloten.

Verzekeraargegevens

Op tabblad 1 van de verzekeraargegevens moet u instellen dat u declaratiebestanden wilt aanmaken.

Tip

Het is mogelijk om bij bepaalde verzekeraars, patiënten en/of codelijsten in te stellen, dat declareren niet via een servicebureau moet lopen. Bijvoorbeeld als het servicebureau geen contract heeft met een bepaalde verzekeraar, of omdat u betalingsafspraken heeft gemaakt met een patiënt.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de betreffende verzekeraar.
  2. Kies bij het veld "Declaratie naar:" voor "Verzekeraar".
  3. Vul het veld "Declaratiemethode" in.

    Veld

    Omschrijving

    Nooit via clearing:

    Vink dit vakje aan wanneer u normaal gesproken via een servicebureau declareert, maar dat bij deze verzekeraar niet wilt. Bijvoorbeeld omdat het servicebureau (nog) geen contract heeft met de verzekeraar.

    Declaratiemethode:

    Klik op de knop  achter het veld, en kies hoe u de declaratie wilt versturen naar de verzekeraar: 

    • Papier: de declaratie wordt als tekstdocument aangemaakt. U kunt dit document vervolgens printen en opsturen.
    • Bestand: de declaratie wordt als bestand aangemaakt, dat u vervolgens naar de verzekeraar kunt sturen.
    • Online: de declaratie wordt online verstuurd vanuit Intramed.
    • D-pay: de declaratie verloopt via D-pay.
    • Extramed: de declaratie verloopt via Extramed.

    Declaratiefrequentie:

    Klik op de knop  achter het veld, en kies hoe vaak u de declaratie wilt versturen naar de verzekeraar. (Bijvoorbeeld elke keer dat u declareert ("Elke declaratieronde"), of eens in de twee maanden.)

  4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
    het scherm wordt gesloten.
  5. Herhaal stappen 1 t/m 3 voor alle verzekeraars.

Afwijken van standaard instellingen

Het is mogelijk om bij bepaalde verzekeraars, patiënten en/of codelijsten in te stellen, dat declareren niet via een servicebureau moet lopen. Bijvoorbeeld als het servicebureau geen contract heeft met een bepaalde verzekeraar, of omdat u betalingsafspraken heeft gemaakt met een patiënt.

Verzekeraar

  1. Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de betreffende verzekeraar.

  2. Vink het vak "Nooit via clearing" aan of uit.

    Veld

    Omschrijving

    Nooit via clearing:

    Vink dit vakje aan wanneer u normaal gesproken via een servicebureau declareert, maar dat bij deze verzekeraar niet wilt. Bijvoorbeeld omdat het servicebureau (nog) geen contract heeft met de verzekeraar.

  3. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
    het scherm wordt gesloten.

Patiënt

  1. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten];
    het scherm "Patienten" wordt geopend.
  2. Dubbelklik op de betreffende patiënt;
    het scherm "Patient..." wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".
  3. Vink het vak "Nooit via factoring:" aan of uit.

    Veld

    Omschrijving

    Nooit via factoring:

    Vink dit vakje aan, als u de nota's niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de medewerkergegevens een servicebureau voor factoring ingevuld.

  4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon;
    het scherm wordt gesloten. 

Codelijst

  1. Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], en dubbelklik op de betreffende codelijst.
  2. Vink het vak "Nooit via servicebureau:" aan of uit.

    Veld

    Omschrijving

    Nooit via servicebureau:

    Vink dit vakje aan, als u de declaraties niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de systeem- of medewerkergegevens aangegeven dat er gedeclareerd wordt via een servicebureau.

  3. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
    het scherm wordt gesloten. 

Declareren

Vervolgens kunt u declareren naar verzekeraars en factureren naar patiënten. Het verschil met de "normale" manier van declareren is, dat er declaratiebestanden worden aangemaakt (en bewaard in de opslagmap), die u naar het servicebureau kunt sturen.

Declaraties t.b.v. patiënten maakt u aan via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota's].
Declaraties t.b.v. verzekeraars maakt u aan via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat].

Tip

Voor verdere informatie over aanleveren en retourinformatie zie de websites van de servicebureaus.

Warning

Wanneer u in bepaalde gevallen meerdere disciplines voert (zoals de combinatie fysiotherapie én acupunctuur), moet u deze 2 producten/diensten gescheiden invoeren in Intramed. Daarvoor werkt u met verschillende codelijsten.
Het is namelijk noodzakelijk om declaraties gescheiden aan te leveren aan het servicebureau.
Dit betekent dat u aan het eind van de maand eerst fysiotherapie declareert en de volgende dag de acupunctuur zittingen.
Wij adviseren contact op te nemen met ons service centrum wanneer u vragen heeft over het inrichten van uw administratie wanneer er sprake is van meerdere disciplines zoals genoemde combinatie.
Een combinatie van bijvoorbeeld fysiotherapie, manuele therapie en kinderfysiotherapie vragen géén bijzondere instellingen.

De declaraties kunt u terug vinden in een lijst:

  1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties];
    het scherm "Declaraties" wordt geopend.
  2. In de kolom "Soort" ziet u of er gedeclareerd is naar een verzekeraar ("Clearing"), of dat er gedeclareerd is naar een patiënt ("Factoring").
  3. In de kolom "Methode" ziet u de declaratiemethode ("Bestand").

Servicebureau als debiteur

Voor de complete boekhoudkundige afhandeling van facturen van een servicebureau, is het nodig dat u het servicebureau toevoegt als crediteur. Daarna kunt u bij de crediteur de inkoopfactuur inboeken en de betaling daarvan registreren (bijvoorbeeld via menu [Financieel], [Betalingen...]).

U kunt een crediteur toevoegen of wijzigen via de crediteurenlijst.

Tip

U kunt een crediteur ook toevoegen vanuit het scherm "Selecteren Crediteur".

  1. Ga naar menu [Bestand], [Crediteuren];
    het scherm "Crediteuren" wordt geopend.
  2. Klik op een crediteur;
    onderin het scherm ziet u enkele belangrijke gegevens van de crediteur.
  3. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon  om een nieuwe crediteur toe te voegen OF
    klik één keer op de betreffende crediteur, en klik op het icoon  om een bestaande crediteur te wijzigen;
    het scherm "Crediteur..." wordt (al dan niet ingevuld) geopend.
  4. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. 
  5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ;
    het scherm wordt gesloten.