Wizard Afspraak inplannen vanuit [Bestand], [Afspraak inplannen]

U kunt een nieuwe patiënt toevoegen via de wizard die u opstart vanuit menu [Bestand], [Afspraak inplannen]. De patiënt wordt dan automatisch toegevoegd aan de patiëntenlijst, en er wordt automatisch een verwijzing en behandelepisode aangemaakt.
Bovendien is er de mogelijkheid, om patiënten op een aanmeldingenlijst te plaatsen in afwachting van een werkelijke afspraak.

Tip

Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/EH3JYVosVRA

Warning

Zowel een therapeut, vervanger, administratief medewerker en stagiaire kan een nieuwe patiënt toevoegen via de wizard vanuit [Bestand], [Afspraak inplannen]. Mogelijk moeten voor de administratief medewerker(ster) en/of stagiaire en/of vervanger de rechten in de groep worden uitgebreid. Het programma zal u daarvan een melding geven.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Afspraak inplannen];
    de wizard "Plannen van een afspraak" wordt geopend.
  2. Als u gebruik maakt van de module abonnementen, wordt het volgende tabblad geopend.

    Klik op het rondje voor de regel of u een afspraak wilt maken voor een behandeling, of een reservering voor een abonnement. Alleen als u kiest voor de optie "Afspraak voor een behandeling" kunt u een nieuwe patiënt toevoegen.

    Tip

    Op de eerste pagina van de wizard is de knop "Vorige" natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina's wel. Door hierop te klikken, kunt u altijd één stap terug.

    Tip

    De module abonnementen kunt u activeren via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "7. Modules".

  3. Klik op de knop "Volgende".
  4. Typ in het veld "Achternaam:" de achternaam van de nieuwe patiënt;
    in de lijst "Patiënten" ziet u of de patiënt al in uw administratie voorkomt.

    Tip

    Om snel te kunnen scrollen door de patiëntenlijst werken de toetsen in dit scherm iets anders. U kunt na het intoetsen van het veld "Achternaam:" met de pijltjestoetsen op het toetsenbord ( en ) direct scrollen door de patiëntenlijst.

    Tip

    U kunt zoeken op achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, behandelende medewerker ("Medewerker"), en, of de patiënt in behandeling is of niet ("In behandeling" aan- of uitvinken). U kunt ook op meerdere gegevens tegelijk zoeken, bijvoorbeeld "Jansen", geboortedatum "27-05-1953". Als u op basis van meerdere gegevens zoekt, wordt de lijst "Patiënten" korter, waardoor het zoeken sneller gaat.
    Als u wilt zoeken op basis van het Burger Service Nummer, typ dan het BSN van de patiënt in het veld "Burger Service Nummer:". U kunt dan tegelijkertijd zoeken op behandelende medewerker ("Medewerker:"), en, of de patiënt in behandeling is of niet (het vakje voor "In behandeling:" aan- of uitvinken).

    Warning

    Als er nog geen aanmeldingen zijn van nieuwe patiënten, wordt alleen het tabblad "Patiënten" getoond. Pas wanneer u voor het eerst een patiënt op de aanmeldingenlijst plaatst, wordt het tabblad "Aanmeldingenlijst" ook getoond.

  5. Als u een zoekcriterium/zoekcriteria heeft ingevuld, maar de lijst "Patiënten" is leeg, dan komt de patiënt nog niet voor in de administratie. Intramed vinkt dan automatisch het vakje voor "Het betreft een nieuwe patiënt" aan.
    Als in de lijst "Patiënten" een patiënt voorkomt met dezelfde naam, dan wordt het vakje "Het betreft een nieuwe patiënt" niet automatisch aangevinkt. Vink het vakje dan zelf aan, zodat een nieuwe patiënt wordt toegevoegd aan de administratie.  
  6. Klik op de knop "Volgende";
    de volgende pagina van de wizard wordt geopend. Gegevens die u op de vorige pagina hebt ingevuld, zijn overgenomen.

    Tip

    Alle gegevens op dit tabblad worden opgeslagen op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens.

  7. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. 

    Veld

    Omschrijving

    Burger Service Nummer:

    Typ het Burger Service Nummer (BSN) van de patiënt in. Het BSN wordt direct gecontroleerd of dit nummer voldoet aan de zogenaamde "elfproef".

    Warning

    Als het BSN hier niet aan voldoet, krijgt u een melding:

    Als het BSN wel voldoet aan de elfproef, en u gaat naar een ander veld, dan kunt u de volgende melding krijgen:

    Klik op "Ja" om de patiëntgegevens op te halen vanuit de gemeentelijke basisadministratie.

    Tip

    In de medewerkergegevens, tabblad "3. Instellingen" kunt u per medewerker instellen of u deze melding wilt krijgen na het invoeren van het BSN.

    Warning

    Een BSN dat via een telefoongesprek is verkregen, mag officieel niet gecontroleerd worden. De patiënt moet in levende lijve het identiteitsbewijs overhandigen, zodat vastgesteld kan worden of het om de juiste persoon gaat.

    Patientnr.:

    Het patiëntnummer wordt automatisch aangemaakt als u de hele wizard hebt doorlopen. U kunt dit veld niet zelf invullen.

    Voorletters:

    Typ hier de voorletters van de patiënt in.

    Intramed maakt van de eerste letter die u invult automatisch een hoofdletter, maar niet van de volgende voorletters én zet geen punten achter elke letter.

    Roepnaam:

    Typ hier de roepnaam van de patiënt in.

    Geslachtsnaam:

    Typ hier de geslachtsnaam (oftewel de meisjesnaam) van de patiënt in.

    Tussenvoegsels:

    Typ hier tussenvoegsels van de geslachtsnaam in.

    Achternaam partner:

    Typ hier de achternaam van de partner in.

    Tussenvoegsels:

    Typ hier tussenvoegsels van de achternaam van de partner in.

    Opbouw achternaam:

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Geslachtsnaam", "Partnernaam", "Geslachtsnaam - Partnernaam", "Partnernaam - Geslachtsnaam".

    Geboortedatum:

    Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Kalender" op de geboortedatum van de patiënt, en klik op de knop "OK". U kunt de datum ook intypen.

    Geslacht:

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Man", "Vrouw", "Onbekend".

    Warning

    Patiënten waarbij het geslacht op onbekend staat worden bij het declareren overgeslagen.

    Postcode:

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters).

    De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld "Woonplaats" ingevuld.

    Tip

    U kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Woonplaats:

    Typ hier zo nodig de woonplaats van de patiënt in.

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Straat:

    Typ hier de straatnaam van de patiënt in.

    Na de eerste keer invullen, onthoudt Intramed de combinatie van postcode + straat. De volgende keer dat u dezelfde postcode invult, wordt automatisch de woonplaats én de straatnaam ingevuld.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Telefoon privé:

    Typ hier het telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kunt u laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kunt u maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon werk:

    Typ hier het telefoonnummer van het werk van de patiënt in.
    Het nummer kunt u laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kunt u maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ hier het mobiele telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kunt u laten voorafgaan door een "+" (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kunt u maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ hier het e-mailadres van de patiënt in.

    Warning

    Met de patiëntgegevens die u op dit tabblad invult, vult u slechts een gedeelte van alle patiëntgegevens in. U moet in ieder geval het BSN achteraf ophalen/verifiëren. Ook zult u de COV controle moeten doen. Deze kunt u vanuit de patiëntgegevens uitvoeren of vanuit de agenda. U kunt overigens het beste regelmatig een COV-controle doen vanuit uw agenda, hiermee voorkomt u afwijzing op onjuiste verzekeringsgegevens en onjuiste contracttarieven. Een WID-controle kunt u ook vanuit de patiëntgegevens uitvoeren als u dat noodzakelijk acht.
    Het is verstandig, om tijdens de eerste behandeling ALLE patiëntgegevens na te kijken en compleet te maken.

    Tip

    U kunt pas verder in de wizard als het veld "Geslachtsnaam:" is ingevuld.
    Het is aan te raden om de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen, anders moet dat achteraf gedaan worden.

    Tip

    Door op de "Tab" -toets te klikken, gaat u naar het volgende veld. Met de toetsencombinatie <Shift> + <Tab> gaat u terug naar het vorige veld.  

  8. Klik op de knop "Volgende". 

    Tip

    Alle gegevens op deze pagina gaan over de klacht en de verwijzing. De gegevens worden opgeslagen in een verwijzing op tabblad "4. Verwijzingen" van de patiëntgegevens.

  9. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Als u niet alle gegevens weet, kunt u deze achteraf aanvullen in de verwijzing op tabblad "4. Verwijzingen" van de patiëntgegevens.

    Warning

    De velden "Kies een verwijzing:" en "Vervolg verwijzing aanmaken:" zijn niet beschikbaar, aangezien de patiënt nieuw is, en dus geen verwijzing heeft in Intramed.

    Veld

    Omschrijving

    Het betreft een nieuwe klacht:

    Vink dit vakje aan als de patiënt een nieuwe klacht heeft. Als het een nieuwe patiënt is, wordt dit vakje automatisch aangevinkt, en kan niet uitgevinkt worden.

    De patiënt is verwezen:

    Vink dit vakje aan als de patiënt is verwezen.

    Kies een verwijzing:

    Klik op de pijlknop , en selecteer de verwijzing. Als het een nieuwe patiënt is, is het veld niet beschikbaar omdat er nog geen verwijzing bestaat. 
    Als het om een vervolgverwijzing gaat, vinkt u de optie "Vervolg verwijzing aanmaken" aan.

    Diagnosetekst:

    Typ hier de tekst in, zoals de verwijzer deze op de verwijzing heeft gezet.

    Verwijsdiagnose:

    Kies de verwijsdiagnosecodelijst door op de pijlknop  te klikken. Typ achter het veld de diagnosecode in, of selecteer deze door op de knop  te klikken; het scherm "Selecteren diagnosecode" wordt geopend.

    Klik één keer op de betreffende lichaamslokalisatie aan de linkerkant van het scherm, en klik één keer op de betreffende pathologie aan de rechterkant van het scherm.

    Tip

    Klik op het "plusje" (+) voor een lichaamslocatie of pathologie, om de locatie en pathologie verder te specificeren.

    Klik op de knop "OK", en de diagnosecode wordt overgenomen in de wizard.

    Verwezen door:

    Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Arts" op de gewenste arts en klik op de knop "OK".

    Tip

    Als u de arts niet kunt vinden, vink dan het vakje voor "Actief" uit, zodat u ook de artsen ziet die op "Niet actief" staan. Staat de arts dan nog niet in de lijst, dan kunt u deze toevoegen.  Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

    Aanmelddatum:

    Typ de datum in waarop de patiënt zich bij u op de praktijk heeft aangemeld. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Einddatum:

    Automatisch wordt 31-12 van het jaar waarin u de afspraak inplant, ingevuld. U kunt dit wijzigen: typ hier de datum in, waarop de laatste behandeling van deze verwijzing mag plaatsvinden.

    Tip

    Als de afspraak wordt ingepland op een vervolgverwijzing in het nieuwe jaar, wordt de einddatum van de vorige verwijzing automatisch aangepast naar 31-12. De vervolgverwijzing krijgt dan als begindatum 1-1 van het volgende jaar en 31-12 van het volgende jaar als einddatum. 
    Er is een uitzondering op deze regel: als er een vervolgverwijzing wordt aangemaakt op fysiotherapie indicatiecode 8 (eerste n chronisch) of indicatiecode 1 (chronisch), wordt de einddatum van de vorige verwijzing niet aangepast. Een vervolgverwijzing op deze klachten kan namelijk gewoon binnen hetzelfde jaar vallen. 

    Max aantal:

    Typ het maximale aantal behandelingen in dat op de verwijzing mag worden uitgevoerd. Als u dit veld leeg laat, dan geldt geen beperking voor het aantal behandelingen.

    Max aantal vergoed:

    Dit veld wordt overgenomen uit de verwijzing, en kan hier niet worden aangepast.

    Behandelaar:

    Automatisch is de behandelaar ingevuld, bij wie u een afspraak in de agenda aan het inplannen bent, maar u kunt dit wijzigen.

    Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Medewerker" op de gewenste behandelaar en klik op de knop "OK".

    Ongeval:

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Onbekend", "Nee", "Ja".

  10. Klik op de knop "Volgende".
    Op dit tabblad geeft u aan waar en wanneer de afspraak ingepland moet worden. 

  11. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Voorkeurdagen:

    Vink de dag(en) aan waarop de patiënt het liefst een afspraak wil plannen.
    Als er geen voorkeur voor een dag is, laat u alle vakjes open.

    Voorkeurtijden:

    Vink het tijdvak / de tijdvakken aan waarop de patiënt het liefst een afspraak wil plannen.
    Als er geen voorkeur voor een bepaalde tijd is, laat u alle vakjes open.

    Gewenste start behandeling:

    Klik op de pijlknop  achter het veld. Klik in het selectiescherm "Kalender" op de datum vanaf wanneer er een behandeling ingepland moet worden (de patiënt wil bijvoorbeeld volgende week pas een afspraak). Klik vervolgens op de knop <OK>.
    U kunt de datum ook intypen.

    Op locatie:

    Als u verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet u dit veld. Als u geen locaties en ruimtes heeft ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond.

    Klik op de knop achter het veld en kies de gewenste locatie. 

    In ruimte:

    Als u verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet u dit veld. Als u geen locaties en ruimtes heeft ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond.

    Klik op de knop achter het veld en kies de gewenste ruimte.

    De lijst is gefilterd op de bij de gekozen locatie horende ruimten.

    Met bedrijfsmiddel:

    Als u in de systeemgegevens op tabblad "7. Modules" de module "Bedrijfsmiddelen"hebt aangevinkt én u heeft bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

    Klik op de knop achter het veld en kies het gewenste bedrijfsmiddel.

    De lijst is gefilterd op de bij de gekozen ruimte horende bedrijfsmiddelen. 

    Patiënt op aanmeldingenlijst plaatsen:

    Als de patiënt niet direct ingepland kan worden (bijvoorbeeld omdat er een wachtlijst is), kunt u de patiënt op de aanmeldingenlijst plaatsen. Vink het vakje voor "Patiënt op aanmeldingenlijst plaatsen" aan. 

    Na het kiezen van de codelijst en prestatiecode(s) wordt de patiënt dan op de aanmeldingenlijst geplaatst in plaats van dat er een afspraak wordt gepland:

    Urgentie van de klacht:

    Dit veld is alleen zichtbaar als u de optie "Patiënt op aanmeldingenlijst plaatsen" heeft aangevinkt.

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Laag", "Middel", "Hoog".

    Uit te voeren actie:

    Dit veld is alleen zichtbaar als u de optie "Patiënt op aanmeldingenlijst plaatsen" heeft aangevinkt.       

    Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Geen", "Terugbellen", "Smssen", "Mailen".

  12. Klik op de knop "Volgende".
  13. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Kies een codelijst:

    Klik op de knop achter het veld en kies de gewenste codelijst.

     In de medewerkergegevens kan op tabblad "7. Codelijstinstellingen" bij codelijsten zijn aangegeven, dat die alleen toegestaan zijn bij deze medewerker(zie ook onderaan deze uitleg).

    Kies een prestatiecode:

    Klik op de knop achter het veld en kies de gewenste prestatiecode (U kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Een evt. tweede prestatiecode:

    Klik zo nodig op de knop achter het veld en kies de gewenste tweede prestatiecode (U kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Duur van de behandeling:

    Hier wordt automatisch de totale duur van de beide gekozen behandelcodes weergegeven; u kunt dit wijzigen.

    Tip

    De duur van de behandelingen worden overgenomen uit de instellingen bij menu [Systeem]; [Tabellen]; [Codelijsten], klik één keer op de betreffende codelijst, dubbelklik op de betreffende behandelcode (onderste lijst); het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend. De duur van de behandeling stelt u in, in de rubriek "Prijzen". Zoek de meest recente datum, en vul op die regel in de kolom "Duur" de gewenste duur in minuten in.

    Selecteer de medewerker(s) waarmee de afspraak gemaakt kan worden:

    Hier is automatisch de aangemelde medewerker aangevinkt. U kunt meerdere medewerkers selecteren waarmee de afspraak gemaakt kan worden.  

  14. Klik op de knop "Volgende".
    Op dit tabblad worden uitsluitend beschikbare tijden getoond, die na de huidige datum en tijdstip (systeemtijd van de computer) liggen.

    Warning

    Via de wizard geopend via menu [Bestand], [Afspraak inplannen] kunnen dus geen afspraken in het verleden ingepland worden.



    Als er geen geschikte tijd tussen staat, kan de zoekactie uitgebreid worden door het aanvinken van de opties "Alle Medewerkers", Alle dagen" en/of "Alle tijden". De lijst zal worden aangepast, zodat ook vrije tijden worden getoond voor andere medewerkers of dagen/tijden die niet voldoen aan de voorkeuren van de patiënt.
  15. Klik eventueel op de knop "Volgende .." om de volgende beschikbare tijden te zien.
  16. Klik één keer op de regel die de gewenste dag, tijd, locatie en medewerker beschrijft.
  17. Klik op de knop "Volgende";
    Op het laatste tabblad staat een samenvatting van de afspraak die ingepland wordt.
  18. Geef eventueel bij "Na voltooien:" aan of u direct na het klikken op de knop "Voltooien" de agenda wilt openen op de dag van de gemaakte afspraak, en/of de wizard opnieuw wilt opstarten.
  19. Klik op de knop "Voltooien";
    er is een nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie, met een nieuwe verwijzing en behandelepisode.
    De gegevens van de nieuwe patiënt kunt u aanvullen in de patiëntgegevens.